Jokaisen suuren tai pienen työnantajan on huolehdittava työntekijöilleen palkan, palkkioiden ja palkkioiden säännöllisestä maksamisesta. Monimutkainen työ Yhdysvalloissa, yrityksen palkanlaskennan valmistelu koostuu useista eri tehtävistä, mukaan lukien työntekijöille maksettavien korvausten tarkistaminen, tulojen ja palkanmaksuvelvollisten verojen laskeminen sekä muiden pidätettävien määrien laskeminen . Vaikka ilmeisesti arkipäiväinen tehtävä, joka on peruselementtejä, pysyy muuttumattomana viikosta toiseen, palkanlaskennan valmistelu on ehdottoman tärkeä osa yrityksen menestystä, koska palkkahallintoon liittyvät ongelmat johtavat dramaattiseen työntekijöiden moraalin heikkenemiseen.
Ensimmäinen osa asianmukaista palkanlaskentaa on määrittää, kuinka paljon kullekin työntekijälle maksetaan. Toimihenkilöille on helpointa maksaa, koska he saavat saman summan joka viikko. Tuntityöntekijät kirjaavat yleensä ajan, jolloin he aloittavat ja päättävät työn kellonaikajärjestelmässä, ja näitä tietoja käytetään palkan laskemiseen. Tuntipalkkaa laskettaessa mutkistavaa tekijää ovat ylityöt, jotka maksetaan vain tuntityöntekijöille, mutta normaalia palkkaa korkeammalla korolla. Toimeksiantajille maksetaan yleensä palkkio niiden myynnin perusteella, mikä edellyttää, että kunkin myyjän myyntiluvut on toimitettava palkkahallinto -osastolle ajoissa. Välityspalkkiot voivat olla monimutkaisia, kun myyjät työskentelevät yhdessä myynnin parissa ja jakavat palkkiot, sekä erilaisten palkkioiden perusteella eri tuotteille.
Jotkut työnantajat tekevät myös lisäyksiä työntekijöidensä palkkoihin bonusten, lomakorvausten, lomakorvausten ja sairauspalkkojen muodossa, jotka ovat verollisia, ja korvauksia liiketoiminnan kuluista, joita ei yleensä veroteta. Muita oikaisuja työntekijöiden palkkoihin, joita voidaan käsitellä palkanlaskennan kautta, ovat muuttokulujen korvaaminen sekä auto- ja bensiinikorvausten maksaminen. On myös erilaisia järjestelyjä, joilla säännellään toimeksiannettujen myyjien palkkioita, jotta he voivat käsitellä korkeiden ja matalien määräaikaisten palkkojen äärimmäisyyksiä, jotka luonnehtivat toimeksiannon saaneiden myyjien korvauksia.
Kun kunkin työntekijän tulot on varmistettu, pidätykset ja vähennykset on laskettava. Sosiaaliturva-, Medicare-, työttömyys-, työkyvyttömyys- ja työkyvyttömyyskorvaukset on pidätettävä kaikista palkoista, joihin sovelletaan lakisääteisiä vaatimuksia ja rajoituksia, ja tuloverot on pidätettävä kaikkien niiden työntekijöiden palkasta, joiden palkka ylittää lakisääteisen kynnyksen. Vapaaehtoiset vähennykset, kuten sairausvakuutusmaksut, eläkemaksut, joustavat menotilit ja muut erät, on myös laskettava. Tärkeä osa palkanlaskennan valmistelua on määrittää, mitkä oikaisut, vähennykset tai lisäykset, tehdään ennen tuloverojen laskemista ja pidättämistä ja jotka sen jälkeen. Virhe tämän määrittelyn tekemisessä voi johtaa vaikeisiin verovaikutuksiin työntekijälle.
Kun palkanlaskenta on valmis, se on käsiteltävä. Palkanlaskennasta ja tuotannosta on tullut erittäin automatisoitu prosessi Yhdysvalloissa, ja monet palkanlaskennat ovat kolmannen osapuolen urakoitsijoiden käsittelyssä. Olipa kyseessä sisäinen tai kolmannen osapuolen urakoitsija, prosessi tuottaa yksittäisiä paperipalkkoja ja suoria talletuksia työntekijöiden pankkitileille. Lisäksi palkanlaskennan valmistelu sisältää yksityiskohtaisten ja yhteenvetoilmoitusten laatimisen sekkejä ja suoria talletuksia varten tarvittavien määrien talletusta varten sekä verojen ja muiden maksujen suorittamiseksi asianomaisille valtion virastoille tai vakuutusyhtiöille. Palkanlaskennan vastuuhenkilöiden on toimitettava nämä tiedot työnantajan talous- tai ostoreskontraosastolle, jonka tehtävänä on varmistaa, että varat työntekijöiden palkkaamiseen ovat käytettävissä ja talletettu asianmukaisesti. Palkanlaskennan käsittely sisältää myös yrityksen määräaikaistilinpäätöksen ja työntekijöiden vuoden lopun veroilmoitusten laatimiseen tarvittavien tietojen keräämisen. Jokainen palkkalaskelma on ainutlaatuinen, ja se on valmisteltava asianmukaisesti ja perusteellisesti, ennen kuin se voidaan käsitellä joko omassa tai kolmannen osapuolen toimesta.