Kun huoltosuunnittelua ei suoriteta tehokkaasti, se voi aiheuttaa suuria määriä hukkaan menevää tuotantoaikaa ja rahaa. Huoltosuunnittelijoiden velvollisuus on kehittää menetelmiä liiallisen jätteen syntymisen estämiseksi. Yksi tapa tehdä tämä on, että huoltosuunnittelijat muistavat vastuunsa. Heidän pitäisi myös kehittää täydelliset huoltotilaukset ja ylläpitää hyviä historiatiedostoja.
Kokemus osoittaa, että huoltosuunnittelulla voi olla yksi suurimmista vaikutuksista yrityksen talousarvioon. Monet alan sisäpiiriläiset ovat huomanneet, että vaikka huoltosuunnittelijoita käytetään, budjetit vaikuttavat silti liian usein kielteisesti. Yksi pääasiallinen syy tähän on se, että huoltosuunnittelijat ovat yleensä töissä, jotka eivät ole heidän.
Tehokas kunnossapidon suunnittelu edellyttää yleensä henkilöä, joka on sitoutunut ja keskittynyt tehtäviinsä. Suunnittelu tavalla, joka vähentää jätettä, ei ole yksinkertainen tehtävä. Se vaatii henkilöä tekemään paljon tutkimusta, arviointia ja laskemista. Se sisältää myös viestintää ja koordinointia muiden kanssa. Tästä työstä voi tulla ylivoimainen, kun oletetaan tehtävien, jotka eivät liity toisiinsa, kuten kunnossapitoaikataulua tai valvontaa.
Huoltosuunnittelu on asia, joka on tehtävä hyvissä ajoin. Odottamista rikkoutumisten tai suurten toimintahäiriöiden varalle ei ole suunnitteilla. Tämä johtaa hallinnan menetykseen, joka voi olla kallista. Sen sijaan parempi tapa on suunnitella suunnitelmia, jotka odottavat vähintään vuotta, ellei 18 kuukautta. Huoltosuunnittelijan valmistelun tulee näkyä vankalla huoltotilauksella, tehokkaalla sammutusaikataululla ja pätevillä historiatiedostoilla.
Huoltotilausta voidaan pitää vakaana, jos se sisältää kaiken, mitä on ilmoitettava kaikille tuleviin huoltotöihin osallistuville. Tätä asiakirjaa voivat tarkastella ylempi johto, teknikot ja kirjanpitäjät. Sen vuoksi odotettavissa oleva työ on esitettävä selkeästi. Työhön tarvittavat materiaalit tulee olla mukana. Lisäksi tulee sisällyttää kohteita, kuten luonnoksia, ongelmalokeja ja erityisiä ohjeita.
Sulkemisaikataulu on tärkeä tilanteissa, joissa laitos tai olennaiset laitteet on suljettava määräajaksi. Ylläpitosuunnittelijan pitäisi pystyä tekemään perusteltuja arvauksia siitä, kuinka pitkä tämä aika on. Hänen tulisi myös hahmotella kaikki tuona aikana suoritettavat huoltohankkeet. Hänen suunnitelmaansa tulisi sisällyttää työvoiman käyttö, jotta tästä ei aiheudu hukkaa.
Monien huoltosuunnittelun aikana tehtyjen arviointien tulisi perustua historiatiedostoihin. Näiden asiakirjojen tulisi antaa perusteelliset tiedot kaikkien laitteiden historiasta. Tämä voi sisältää mahdollisia huoltokuvioita tai jatkuvia ongelmia. Näiden tiedostojen pitäisi myös tarjota perusta arvauksille ja tutkimukselle huoltoajan pituuksista ja kustannuksista.