Neuvottelupuhelu voi olla hieman vaikeampi toteuttaa kuin tavallinen kokous kokoushuoneessa. ei ole kasvokkain tapahtuvaa vuorovaikutusta, visuaalisia vihjeitä luettavaksi eikä mitään keinoa tietää, kuka puhuu, paitsi äänentunnistus. Kun osallistut neuvottelupuheluun, sinun on siksi noudatettava asianmukaista neuvottelupuheluetikettiä, joka sisältää kaiken siitä, mistä istut puhelua aloittaessasi, siihen, miten voit puhua muille puhelun osallistujille. Kiinnittämällä erityistä huomiota oikeaan neuvottelupuheluetikettiin voi auttaa soittajaa välttämään kiusallisia virheitä ja sen sijaan auttaa sujuvaa ja tehokasta kokousta.
Puhelun järjestäjän tulisi aloittaa kokous ajoissa ja esittelyillä. Neuvottelupuheluiden etiketti määrää, että jokainen puhelun henkilö on tunnistettava ja esiteltävä, jotta kaikki osallistujat tuntevat toisensa ja voivat kuulla toisensa. Voi olla hyödyllistä lähettää sähköpostitse tai muuten jakaa kokouksen esityslista kaikille osallistujille kaikkien puhelun osanottajien nimillä. Kokouksen pitäisi alkaa ajoissa. Toisin sanoen neuvottelupuhelu olisi suoritettava yhtä ammattimaisesti kuin kasvokkain tapaaminen, ja järjestäjien olisi oltava yhtä hyvin valmistautuneita kuin he olisivat henkilökohtaisesti.
Taustamelua koskevien neuvottelupuheluetikettien noudattaminen on ehkä puhelun tärkein osa. Puhelimella puhumista tulee välttää, koska vastaanotto voi aiheuttaa selkeysongelmia ja poimia häiritseviä taustaääniä. Jokaisen soittajan tulisi osallistua puheluun hiljaisesta huoneesta, jossa ei ole lainkaan häiriötekijöitä. Jos otat puhelun vastaan kotona, sinun on varmistettava, että perheenjäsenet, lemmikit tai muut häiritsevät vuorovaikutukset ja äänet eivät häiritse häntä. Tällaiset äänet voivat häiritä kaikkia osallistujia ja estää kokouksen etenemisen. Vältä myös tarpeettomia ääniä, kuten lyijykynän napauttamista, ruoan pureskelua tai liikkumista kovilla tuoleilla.
Koska kukaan neuvottelupuheluun osallistuvista ei näe toisiaan, neuvottelupuheluiden etiketti määrää, että jokainen puhuja tunnistaa itsensä ennen puhumistaan. Tämä välttää sekaannukset soittajaryhmän keskuudessa ja antaa jokaiselle osallistujalle mahdollisuuden tehdä tarkkoja muistiinpanoja siitä, mitä ja kuka sanoi. Satunnainen ääni, joka puhuu ilman tunnistamista, voi olla ärsyttävää ja hämmentävää muille puhujille, ja itsensä tunnistaminen neuvottelupuhelussa on samanlaista kuin katsekontaktin tekeminen kasvokkain tapaamisen aikana.