Sopimushallinta on hektinen prosessi, joka vaatii huomiota yksityiskohtiin ja kykyä käsitellä hankkeen eri osien tietoja sen varmistamiseksi, että sopimusvaatimukset täyttyvät. Joitakin menestyvien sopimuspäälliköiden käyttämiä parhaita strategioita voidaan tiivistää systemaattiseksi, seurattavaksi, arvioitavaksi ja tunnistettavaksi (STAR). Joidenkin näiden luokkien strategioiden käyttäminen virtaviivaistaa hallintoa ja auttaa sopimuspäällikköä välttämään ilmeisimmät sudenkuopat.
Johtajien tulee systematisoida sopimuksen hallinnointi. Luo ainutlaatuinen järjestelmä käyttämällä mukautettua tietokantaa tietojen käsittelyyn tai osta kaupallinen ohjelmistopaketti sopimusten hallintaan. Kaikki asiaan liittyvät paperit on jätettävä sekä sähköisesti että paperiversiona. Löydä mukava tapa yhdistää yhteystiedot ja kirjeenvaihto asianmukaiseen sopimukseen. Tavoitteena on luoda toistettava prosessi sopimushallinnolle, jota voidaan käyttää eri tilanteissa ja eri ihmisten toimesta.
Virstanpylväitä, suorituksia ja kustannuksia on seurattava tarkasti. Nämä kolme luokkaa ovat sopimuksenhallinnan ydin. Virstanpylväät tulisi merkitä tapahtumiksi kalenteriin, jossa on hälytyksiä niiden pitämiseksi mielessä. Tuotokset olisi määriteltävä ja niitä on seurattava käyttämällä raportointijärjestelmää, joka kerää tietoja projektissa työskenteleviltä työntekijöiltä ja syntetisoi ne kirjalliseksi todisteeksi siitä, että suoritus saavutettiin. Kustannuksia on seurattava ja mukautettava hankkeen budjettiin mahdollisimman usein.
On myös tärkeää arvioida henkilökohtaisesti hankkeen tilaa sopimukseen liittyen. Tiiviiden suhteiden luominen projektipäällikköön ja sopimukseen määrättyihin tärkeimpiin työntekijöihin voi saada heidät osallistumaan paremmin totuudenmukaisuuteen työn tilasta. Sivustolla käyntejä olisi myös tehtävä, jotta hankkeen tila voidaan vahvistaa. Ammattimainen ja johdonmukainen viestintä kaikkien hankkeen sidosryhmien kanssa, erityisesti ylin johto ja asiakaskontaktit, auttaa varmistamaan, että kaikilla on selkeä käsitys hankkeen tilasta. Yleensä on hyödyllistä luoda projektin päivitys tai uutiskirje, joka jaetaan säännöllisesti.
Kaikilla projekteilla on kyky mennä pois kiskoilta, ja avain on tunnistaa se ennen kuin se tapahtuu. Kun hyvä sopimushallintajärjestelmä on käytössä, virstanpylväitä alkaa ilmestyä virstanpylväistä, suorituksista ja kustannuksista. Jos suhteet linjahenkilöstöön ovat vahvat, kentällä esiintyvät ongelmat räjähtävät. Mahdolliset huolenaiheet on otettava osaksi säännöllistä viestintävirtaa ja asiasta on ilmoitettava johdolle. Kaikissa sopimuksissa on menettely odottamattomien olosuhteiden ratkaisemiseksi, ja sopimusten muuttamispyyntöjä on tehtävä ennen kriisin ilmenemistä.