Vinkkejä asiakkaan käsittelyyn jaetaan yleensä keskimääräisen asiakkaan käsittelyyn ja siihen, miten käsitellä asiakkaita, jotka ovat tyytymättömiä. Näillä kahdella alueella on samanlaiset juuret, koska molemmat sanovat, että asiakkaiden kanssa vuorovaikutuksessa olevien on oltava erittäin kohteliaita ja armollisia, vaikka asiakas ei olisi. Heillä on myös samanlaisia tavoitteita: pyrkiä parhaansa mukaan varmistamaan, että asiakas on tyytyväinen myymälään tai palveluun. Ei todennäköisesti ole mahdollista tyydyttää jokaista asiakasta, ja on erityisen vaikeaa auttaa niitä, joilla on valituksia.
On paljon helpompi tyydyttää asiakkaita, jotka eivät ole järkyttyneitä. Ihmiset, jotka ovat suoraan vuorovaikutuksessa asiakkaiden kanssa, voivat lisätä tyytyväisyyttä kuuntelemalla, mitä heidän asiakkaansa haluavat ja tarvitsevat, ovat kohteliaita, eivät käytä painostavia myyntitaktiikoita ja yrittävät lisätä ylimääräisiä kukoistuksia, jotka korostavat asiakaspalvelua.
Ylimääräisen kukoistuksen, tapa käsitellä asiakasta, ei tarvitse olla aikaa vievää. Se voi olla niin yksinkertaista kuin tarkistaa joku sovitushuoneessa kysyäkseen, tarvitseeko hän muita kokoja, tai tarjota kylmiä tai kuumia juomia asiakkaille, jotka odottavat palvelun valmistumista. Päivittäistavaroiden toimittaminen autoon, asiakkaiden nimien muistaminen ja rehellisyys palvelun tai tavaran rajoista ovat kaikki hyviä asioita.
Vaikka hyvät käytöstavat, eettiset myyntitaktiikat ja muutama lisätoiminto ovat hyödyllisiä tavalliselle asiakkaalle, ne eivät tyydytä järkyttyneitä ihmisiä. Vinkkejä tyytymättömän asiakkaan hoitoon ovat hieman erilaisia, vaikka kaksi ensimmäistä asiaa, jotka henkilön tulisi tehdä käsitellessään tällaista asiakasta, on olla kohtelias ja kuunnella erittäin huolellisesti. On yleisesti tiedossa, että järkyttynyt asiakas haluaa tulla kuulluksi käsiteltävänä olevassa asiassa, ja välinpitämättömyys voi pahentaa henkilön vihaa.
Aina kun mahdollista, paras vinkki järkyttynyttä asiakasta varten on korjata valitus. Myymälät, joilla on runsas palautuspolitiikka, voivat yksinkertaisesti tarjota myymäläluottoa tai vaihtoa, jos viallisia tavaroita on ostettu, tai palvelualat saattavat alentaa myyntiä tai tarjota täydentäviä palveluita, jos ihmiset ovat tyytymättömiä laatuun. Kaikilla yrityksillä ei ole näitä käytäntöjä, vaikka on osoitettu, että yritykset, jotka usein saavat mainetta erinomaisesta asiakaspalvelusta. Joitakin työntekijöitä rajoittavat vähemmän anteliaat käytännöt tai asiakkaalla ei ehkä ole tarvittavia tavaroita (kuten kuitteja), jotka mahdollistavat valituksen korjaamisen.
Jos käytännöt ovat tiukat, on erityisen tärkeää, että henkilö, joka yrittää hoitaa asiakasta, ei anna lupauksia, joita ei voida pitää. Sen sijaan, kun työntekijät ovat kuulleet asiakkaan valituksen ja esittäneet varovasti käytännön, työntekijöiden tulisi harkita kutsua joku, jolla on enemmän valtuuksia, kuten esimies. Useimmilla myynti- ja palvelualoilla tämä on odotettu osa johtajan työtä. Johtajilla voi myös olla suuremmat valtuudet ohittaa säännöt, jos he uskovat, että asiakkailla on oikeutettu valitus.
Hyvä asiakaspalvelu saa asiakkaan tuntemaan itsensä arvostetuksi ja tärkeäksi. Työntekijöiden välinpitämättömyys tai huonot käytöstavat eivät luo tätä vaikutelmaa. Kaikkia työntekijöitä tulee kouluttaa siitä, miten saada asiakkaat tuntemaan olonsa tervetulleiksi ja heidät huomioidaan, ja koulutukseen on sisällyttävä tapoja kohdella asiakasta, joka on tyytymätön.