IT -omaisuuden hallinta on yrityksen tai organisaation kaikkien tietoteknisten resurssien hallinta. IT -resurssit viittaavat sekä laitteistoihin että ohjelmistoihin, joita organisaatiot käyttävät liiketoiminnassaan. Näihin yrityksen varoihin voivat kuulua tietokonelaitteet, mobiililaitteet, digitaaliset laitteet ja ohjelmistosovellukset. Liiketoiminnan omaisuuden asianmukainen kirjanpito on olennainen tehtävä yrityksille ja organisaatioille, mutta omaisuuden seuranta voi olla vaikeaa. Kun kehitetään IT -omaisuudenhallintaprosessia, yritysten on toteutettava seuraavat vaiheet: tehtävä perusteellinen inventaario, suoritettava pääomasuunnittelutarkastus, käytettävä omaisuudenhallintaohjelmistoa ja tarkasteltava itse IT -omaisuudenhallintaprosessia.
Yksi IT -omaisuudenhoidon ensimmäisistä vaiheista on määrittää, mitä omaisuutta yrityksellä tai organisaatiolla on. Paras tapa suorittaa tämä vaihe on suorittaa perusteellinen inventointi kaikista asiaankuuluvista IT -resursseista. Yritykset seuraavat tyypillisesti seuraavia laitteita: palvelimet, tietokoneet, kannettavat tietokoneet, näytöt, tulostimet, faksit ja skannerit. Kun kyse on ohjelmistojen inventoinnista, yritysten on kirjattava omistamansa ohjelmistosovellukset ja kuhunkin ohjelmaan liittyvien lisenssien määrä. Helpoin tapa inventoida nämä kohteet on määrittää kullekin omaisuudelle numero ja tallentaa se, missä se sijaitsee.
IT -omaisuudenhoidon ensisijainen tavoite on seurata organisaation IT -resursseja ja varmistaa, että organisaation IT -budjetti käytetään viisaasti. Hyvä tapa saavuttaa tämä tavoite on tehdä pääomasuunnittelun tarkastelu. Tämä katsaus auttaa organisaatiota suunnittelemaan suuria laitehankintoja korvaamaan olemassa olevat laitteet, kun ne vanhenevat tai rikkoutuvat. Tällä tavoin organisaatiot voivat hitaasti ottaa käyttöön uusia laitteita ja jakaa kustannukset useille vuosille sen sijaan, että ne omaksuvat ne kerralla.
Inventaariota ja pääomasuunnittelun tarkastusta voidaan helpottaa omaisuudenhallintaohjelmistolla. Sen sijaan, että varastot säilytettäisiin paperilla tai laskentataulukossa, organisaatiot voivat syöttää varastotietonsa järjestelmään. Järjestelmä voi seurata IT -resursseja hankinnasta hävittämiseen, ja jotkut järjestelmät voidaan määrittää etsimään uusia laitteita tai ohjelmistoja, jotka on lisätty verkkoon. Lisäksi järjestelmä voi seurata, käyttääkö organisaatio ohjelmistolisenssejään ali- vai liikaa. Organisaatiot voivat leikata kustannuksia ostamatta käyttämättömiä lisenssejä ja välttää myös lisenssisopimusten rikkomisesta aiheutuvat seuraamukset.
Jokaisen IT -omaisuudenhallintajakson jälkeen voi olla arvokasta tarkastella itse syklinhallintaprosessia. Organisaatiot voivat varmistaa prosessinsa tehokkuuden ja seurata tarvittavaa liiketoiminnan omaisuutta. Muutaman jakson jälkeen organisaatiot saattavat huomata, että niiden ei tarvitse seurata tiettyjä resursseja, mutta niiden on seurattava muita. Tämä tarkastelu voi myös paljastaa, että organisaation on koulutettava paremmin työntekijöitään laitteiden käsittelyyn.