Kun yritys ostaa tietokonelaitteita, se noudattaa tyypillisesti järjestelmien hankintasääntöjä ja -menettelyjä. Niiden tarkoituksena on auttaa yritystä liikkumaan tietokoneen lisenssisopimusten monimutkaisuudessa. Paras vinkki järjestelmän hankkimiseen on varmistaa, että tuotteet ostetaan alennettuun hintaan, mikä voi tuottaa pitkäaikaisia kustannussäästöjä.
Yksi parhaista vihjeistä järjestelmähankintoja koskeviin sopimuksiin on sisällyttää sopimuspalvelutuki. Nämä palvelut sisältävät laitteiston asennuksen ja konfiguroinnin. On tärkeää varmistaa, että hankinta sisältää riittävät tukipalvelut, koska hinnoista voidaan neuvotella paremmin laitteiden ensimmäisen oston aikana.
Laitteiston tuki- ja huoltosopimukset ovat toinen osa järjestelmien hankinta -strategioita. Nämä tukipalvelut ovat pohjimmiltaan vakuutus tietokonelaitteistolle, jota voidaan käyttää useita vuosia alkuperäisen oston jälkeen. Huoltosopimus sisältää tyypillisesti takuu- ja huoltosopimuksia, jotka jatkavat tietokonejärjestelmän perustakuuta.
Käynnissä olevien lisenssisopimusten hallinta on yksi yrityksen vaikeimmista tehtävistä. Nämä järjestelmän hankintaprosessit ovat tyypillisesti erilaisia kullekin ostetulle ohjelmistolle ja laitteistolle. Paras tapa hallita näitä monimutkaisia sopimuksia on järjestää ja yhdistää ostot tiettyihin hankintatyyppeihin. Joitakin esimerkkejä ovat työpöytälaitteet, sovelluspalvelimet, puhelimet ja sähköpostijärjestelmät.
Useimmilla yrityksillä on erityisiä ostostrategioita, jotka on suunniteltu säästämään aikaa ja rahaa. Nämä strategiat sisältävät tyypillisesti toimittajakohtaisia ostosopimuksia tietyistä laitteisto- ja ohjelmistotuotteista. Järjestelmähankinnoissa on tärkeää miettiä pitkän aikavälin strategioita yrityksen ohjelmisto- ja laitteistotarpeisiin.
Monilla yrityksillä on erityisosastoja, jotka hallinnoivat järjestelmähankintoja. Nämä työntekijät on koulutettu yrityksen hankintaprosessin sääntöihin. Tähän tiimiin kuuluu tyypillisesti lakimiehiä, sopimusasiantuntijoita ja teknisiä asiantuntijoita.
Jos henkilö haluaa tulla järjestelmähankinnan asiantuntijaksi, hänen tulee opiskella sopimusneuvottelutaitoja. Nämä tekniikat ovat välttämättömiä onnistuneille tietokoneostoille. Useimmat yritykset edellyttävät useiden vuosien kokemusta työnhakijoilta, jotka etsivät työtä hankinta -alalta.
Software as a Service (SAAS) on uusi vaihtoehto järjestelmien hankintaan. Tämä strategia on tapa ulkoistaa tietokonelaitteiden ja -ohjelmistojen omistuskustannukset. Monet yritykset haluavat käyttää tätä uutta lähestymistapaa kompensoimaan uusien tietotekniikkaratkaisujen korkeat kustannukset.