Paras vinkki katastrofivalmiussuunnitteluun on analysoida ja valmistautua pahimpaan tapaukseen organisoinnin ja tiimityön avulla. Yrityksen eri osastojen valmistautuminen tiettyihin tilanteisiin vaatii usein monia eri osastoja. Vaikka katastrofeja, kuten paha maanjäristys tai sähkökatkos, ei välttämättä tapahdu, varautumissuunnittelun tavoitteena on varautua siihen, jos jotain tapahtuu. Yksi hyödyllisimmistä vihjeistä yritysten katastrofivalmiussuunnittelussa on, että hanketta koordinoiva henkilö luo komitean.
Vapaaehtoisten palkkaaminen osana katastrofien suunnittelukomiteaa auttaa saamaan työntekijät mukaan ja kiinnittää huomiota hankkeen tärkeyteen. Vapaaehtoisten palkkaaminen alaryhmiin, kuten vesi, hätäruoka ja turvatarvikkeet, voi auttaa luomaan tehokkaan tiimin. Säännölliset kokoukset, joissa raportoidaan alipäälliköitä, on sisällytettävä, jotta katastrofisuunnittelu olisi jatkuvaa ja tehokasta. Hankekoordinaattorin pitäisi pystyä antamaan selkeitä ohjeita komitean jäsenille sekä seurata heidän edistymistään ja tehdä tarvittaessa muutoksia.
Jotta katastrofivalmiussuunnittelusta olisi mahdollisimman paljon hyötyä, kaikki mahdolliset kriisitilanteet olisi ennakoitava. Pidä tietyt tilanteet mielessä, jotta tarvikkeet ja toimet ovat paljon keskittyneempiä ja tehokkaampia. Jos esimerkiksi ryhmä valmistautuu sähkökatkokseen talvella, lämpimät peitot on kerättävä hätävarusteiksi, kun sähkölämpö on pois päältä. Kesäaikaisen sähkökatkon vuoksi samoja peitteitä voidaan käyttää istuimina tai estää aurinkoa ikkunoista.
Katastrofien varautumissuunnittelukomitean kokousten raportit voitaisiin sitten välittää yrityksen tai muun liiketoiminnan eri osastoille. Johtajan on varmistettava, että osastojen johtajat ovat tietoisia roolistaan katastrofivalmiussuunnittelussa, esimerkiksi siitä, kuka hoitaa mahdolliset vakuutuskorvaukset. Sen varmistaminen, että vakuutussumma riittää kattamaan työntekijöiden korvaukset, omaisuusvahingot ja liiketoiminnan keskeytykset, ovat muita osasto- tai ylimmän johdon kysymyksiä, jotka on ratkaistava varakatastrofeja suunniteltaessa. Esitteet ja muut tiedot viranomaisilta voivat olla hyödyllisiä myös katastrofivalmiussuunnittelijoille.