Käyttöomaisuuden hallinta on kirjanpitoprosessi, jonka tarkoituksena on seurata yrityksen omaisuuden tilaa, mukaan lukien kunkin omaisuuden sijainti, kunto ja muut erottavat ominaisuudet. Tämän prosessin ajatuksena on varmistaa, että yrityksen taloustiedot päivitetään jatkuvasti vastaamaan kaikkien käyttöomaisuuden todellista tilaa käypänä arvona. Vastuulliseen käyttöomaisuuden hoitoon liittyy useita vaiheita, mukaan lukien tekniikan käyttö samankaltaisten omaisuuserien tunnistamiseen muilta, näiden varojen liikkeiden seuraaminen paikasta toiseen ja kunkin omaisuuserän mahdollisten poistojen laskeminen peräkkäisten verojaksojen aikana.
Yksi käyttöomaisuuden hallinnan keskeinen osa on aina tietää, kuinka monta yksikköä aineellisesta hyödykkeestä yhtiö omistaa. Esimerkiksi valmistava yritys seurasi omistamiensa ja käytettävien trukkien määrää osana normaalia liiketoiminnan tuottavuutta. Sen sijaan, että pelkästään ylläpidettäisiin näiden trukkien ajomäärää, kullekin omaisuudelle annettaisiin seuranta- tai sarjanumero. Numeroa käytetään omaisuuden tunnistamiseen kirjanpitotietueissa ja myös seuraamaan, mihin alueeseen tai osastoon kukin hissi on tällä hetkellä osoitettu osana omaisuuden seurantaprosessia. Tämän ansiosta yhtiö voi pitää käynnissä olevaa varastoa ja siirtää resurssit nopeasti uudelleen muille alueille milloin ja tarpeen mukaan menettämättä kuitenkaan tietoa siitä, mitä koko liiketoiminnassa käytetään.
Omaisuuden liikkeen seuranta on avain minkä tahansa käyttöomaisuuden hallintastrategian onnistumiseen. Liiketoiminnan luonteesta riippuen tämä voi olla hyvin yksinkertainen prosessi, joka vaatii työntekijöitä käyttämään kirjautumislokia laitteiden ja muun liiketoiminnan omaisuuden siirtämisessä osastolta toiselle. Muissa asetuksissa elektronisten skannerien käyttö mahdollistaa liikkeiden raportoinnin keskitetylle seurantalaitokselle, jossa resurssienhallintaohjelmistoa käytetään vastaanottamaan tietoja skannerista ja päivittämään automaattisesti kunkin skannatun resurssin sijainti. Nykyaikaisen tekniikan käyttö on erityisen hyödyllistä silloin, kun aineellista omaisuutta siirretään toisinaan tilojen välillä, koska skannerit mahdollistavat ajan ja päivämäärän leiman jokaiseen liikkeeseen, ja ne tarjoavat olennaisia tietoja varastonhallintaan ja kunkin laitoksen verojen määrittämiseen.
Käyttöomaisuuden hallinta ei ole vain seuraamista siitä, mitä omaisuutta omistetaan ja missä se sijaitsee. Prosessissa arvioidaan myös kullekin omaisuuserälle tietyn verokauden aikana syntyneet poistot. Jälleen ohjelmisto tekee nykyään prosessin hallitsemisesta paljon helpompaa, koska arvon muutos tunnistetaan ja tallennetaan ohjelmiston avulla. Näin voidaan nopeasti määrittää omaisuuserän erääntyvien verojen määrä kulloinkin. Tämän seurauksena yhtiöllä on mahdollisuus tietää aina omaisuuden käypä arvo ja käyttää historiallisia tietoja kuluneiden verokausien poistoja koskevien vaatimusten dokumentointiin.