Yrityskonferenssin suunnittelu ei tapahdu yhdessä yössä. On paikkoja varata, sponsoreita kerätä ja puhujia osallistumaan. Siellä on myös pieniä yksityiskohtia, kuten missä osallistujat oleskelevat kaupungissa, mitä aterioita tarjotaan ja monia muita asioita, jotka on käsiteltävä, jotta konferenssi onnistuu. Jos aiot osallistua neuvottelujen suunnitteluun, tässä on muutamia asioita, jotka on pidettävä mielessä.
Ensinnäkin, älä koskaan oleta, että pystyt käsittelemään kaikki yksityiskohdat itse. Itse asiassa on erittäin todennäköistä, ettet voi tehdä täydellistä luetteloa kaikesta, mikä on järjestettävä ilman apua. Tästä syystä ensimmäisen tehtävänne konferenssin suunnittelijana pitäisi olla suunnittelukomitean kokoaminen. Yleensä viiden tai kuuden henkilön ryhmä riittää kokoamaan vuosittain konferenssin satojen ja viiden sadan osallistujan välillä. Valiokunta kokonaisuudessaan kattaa paljon todennäköisemmin kaikki perusteet ja mahdollistaa sen, että kokouksen kaikki keskeiset näkökohdat voidaan käsitellä hyvissä ajoin.
Valiokunnan kokoamisen ohella on erittäin tärkeää aloittaa valmistelut mahdollisimman pian. Ei ole väliä, onko yrityskonferenssi kahdeksan kuukauden päässä. Konferenssisuunnittelun asiantuntijat aloittavat usein työskentelyn tulevan tapahtuman parissa kymmenestä yksitoista kuukautta etukäteen. Etuna on, että sinulla on enemmän aikaa vertailla eri konferenssipaikkojen hintoja, tutkia ja neuvotella osallistujien paremmista hotellihinnoista, ja sinulla on myös enemmän aikaa löytää oikeat puhujat tapahtumaan.
Varmista, että jokaisella komitean jäsenellä on tiettyjä tehtäviä. Jokainen tehtävä on asetettava etusijalle ja toimituspäivämäärä on määritettävä. Konferenssisuunnittelu sisältää usein tehtävien järjestelyn loogisessa järjestyksessä, jotta toimenpiteet, jotka on tehtävä ennen muiden kohteiden käsittelyä, valmistuvat ajoissa. Kun jokainen valiokunnan jäsen on vastuussa tietyistä asioista, jotka on suoritettava ennen seuraavaa kokousta, on vähemmän mahdollisuuksia hukkua tehtäviin tapahtuman lähestyessä.
Tee sitoumukset aina kirjallisesti. Haluat kirjallisen vahvistuksen hotellilta, että osallistujat saavat tietyn päivähinnan tapahtumaan osallistumisensa aikana. Hanki myös dokumentoitua ja yksityiskohtaista tietoa siitä, mitä hotelli tarjoaa kokoushuoneiden ja kokoontumistilojen yhteydessä puheita, illallisia ja konferenssin aikana järjestettäviä tunteja varten. Sama pätee kaikkiin erityisiin lento- tai rautatiehintoihin, jotka olet varmistanut osallistujille. Tämä ei ainoastaan anna sinulle mielenrauhaa, vaan myös helpottaa huomattavasti suunnittelukomitean kokouksissa saavutetun edistymisen tarkastelua ja antaa tarkan kuvan siitä, mitä on vielä tehtävä.
Anna näytteilleasettajille tapahtumalle yksityiskohtaiset ohjeet ja ohjeet etukäteen. Valmista yksinkertainen kaavio, josta käy ilmi, mihin kukin näyttelykoppi voidaan sijoittaa kokous- tai näyttelysaliin, sekä tiedot siitä, minne toimitetaan kopin materiaalit etukäteen ja mistä ne noudetaan sinä päivänä, jona ne saapuvat näyttelyn perustamiseen. Tämä säästää kaikille, myös konferenssin suunnittelukomitealle, paljon päänsärkyä tapahtuman aattona.
Viimeinen vinkki konferenssin suunnittelussa on odottaa odottamatonta. Riippumatta siitä, kuinka perusteellisesti toimikuntasi suunnittelee tapahtumaa, aina tulee jonkinlainen hikka. Kaiutin sairastuu ja joutuu perääntymään, tai hotelli varaa vahingossa yhden juhlahuoneista. Hyödynnä valiokuntasi kollektiivista kokemusta eräiden tavallisimpien viime hetken ongelmien selvittämiseksi ja päätä etukäteen, miten käsitellä niitä tehokkaasti.
Kun konferenssisuunnittelu tehdään tehokkaasti, organisaation on suhteellisen helppo järjestää konferenssi ja yhtä helppoa on asianomaisten osapuolten osallistua konferenssiin. Tavoitteesi on luonteeltaan todella kaksijakoinen. Haluat konferenssin kulun olevan mahdollisimman tasainen. Samalla haluat myös varmistaa, että odottamattomat ongelmat voidaan ratkaista nopeasti ja tehokkaasti. Suunnittelemalla etukäteen, delegoimalla tehtäviä pätevälle komitealle ja käsittelemällä toimenpiteet loogisella tavalla, pidät konferenssin suunnitteluprosessin hallittavana ja lopulta erittäin onnistuneena.