Korvauspyyntö on yleensä tarpeen, kun henkilö maksaa tietyntyyppiset kulut omasta taskustaan ja haluaa periä kulujen määrän työnantajalta, vakuutuksenantajalta tai tietyntyyppiseltä palveluntarjoajalta. Korvauspyynnön täsmällinen jättämisprosessi vaihtelee riippuen pyynnön vastaanottaneen yhteisön käytännöistä ja menettelyistä. Tyypillisesti prosessiin sisältyy tarve antaa yksityiskohtaisia tietoja kulun luonteesta, todiste siitä, että kulu tosiasiallisesti tapahtui ja miksi korvaus on maksettava.
Yksi yleisimmistä esimerkeistä korvauspyynnön jättämisestä liittyy työnantajan antaman tehtävän suorittamiseen liittyvien liiketoimintakulujen korvauspyynnön esittämiseen. Työnantajat toimittavat yleensä tietyn lomakkeen, joka on täytettävä kokonaan, jotta korvaus voidaan saada. Lomake sisältää todennäköisesti kenttiä, jotka sisältävät tietoja, kuten kulun syntymispäivän, kulun määrän ja sen, mihin kulut liittyivät työntekijälle annetun tehtävän kannalta. Osana korvausasiakirjoja työntekijä toimittaa yleensä kuitit, jotka tukevat korvauspyyntöön merkittyjä kohtia, jolloin työnantajan on helppo tarkistaa jokainen ja joko hyväksyä tai hylätä pyyntö.
Korvauksen hakeminen edellyttää korvauspyynnön vastaanottaneen yhteisön politiikan ja menettelyjen ymmärtämistä ja noudattamista. Tämä tarkoittaa sen varmistamista, että pyyntö on toimitettu ajoissa ja että kaikki käsittelyyn vaadittavat asiakirjat toimitetaan samanaikaisesti. Vaikka pyyntö lähetetään verkossa, vastaanottaja voi vaatia, että paperiversiot skannataan asiakirjaksi ja lähetetään yhdessä online -sovelluksen kanssa.
Lisäksi se, että otat aikaa ymmärtääksesi, minkä tyyppiset kulut ovat sallittuja ja mitkä eivät, nopeuttaa käsittelyä ja sallii hakijan saada korvauksen nopeammin. Jos esimerkiksi työnantajan käytännöt sallivat hotellihuoneen kustannusten kattamisen, mutta eivät salli viihdettä huoneessa, kuten elokuvien vuokraamista, päättäminen jättää nämä kulut korvauspyynnön ulkopuolelle vähentää työnantajan mahdollisuuksia pyytää, että muutettu pyyntö jätetään, tai työnantaja lyö rivikohtaa ja mukauttaa työntekijälle maksettavaa saldoa. Useimmat työnantajat antavat erityisiä ohjeita painetussa tai sähköisessä muodossa, jota voidaan käyttää, kun työntekijä täyttää pyyntölomakkeen.