Liiketoimintaprosessien dokumentointi on prosessi, jolla luodaan kirjallinen tietue tiettyyn liiketoimintaprosessiin tai -menettelyyn liittyvistä vaiheista. Tällainen dokumentaatio auttaa standardoimaan menettelyjä ja luomaan parhaita käytäntöjä. Vinkkejä selkeiden ja tehokkaiden prosessidokumenttien luomiseen ovat helposti ymmärrettävän kielen käyttäminen, useiden osapuolten tarkistaminen ja asiakirjojen kirjoittaminen sekä yksityiskohtaisten asiakirjojen ja yksinkertaistettujen huijausarkkien kirjoittaminen.
Monet yritykset luovat liiketoimintaprosessidokumentaatiota koulutusta varten. Tämä tarkoittaa, että monet henkilöt, joilla voi olla hyvin erilainen ymmärrystaso, lukevat todennäköisesti asiakirjoja. Maksimaalisen tehokkuuden varmistamiseksi prosessiasiakirjojen pitäisi olla helposti ymmärrettävissä kaikille, jotka todennäköisesti käyttävät niitä.
Asiantuntijat suosittelevat usein tällaisten asiakirjojen kirjoittamista yhdeksännen luokan lukutasoa vastaavalla kielellä. Kirjoittajien tulisi myös välttää teknisen tai alan ammattikieltä. Kun käytetään lyhenteitä tai toimialan termejä, ne on ensin määriteltävä selvästi. On myös viisasta sisällyttää luettelo määritelmistä, kun luot liiketoimintaprosessin dokumentaatiota.
Vaikka liiketoimintaprosessien dokumentaatio on usein sellaisten henkilöiden valmiina, jotka on kehitetty kehittämään tällaisia asiakirjoja, on tärkeää, että muut tarkistavat asiakirjat ennen niiden käyttöönottoa. Jos asiakirjojen kirjoittaja ei ole dokumentoitavan prosessin asiantuntija, hänen tulisi suorittaa tarkastus varmistaakseen, että sisältö on teknisesti oikein. Asiakirjat tulisi myös tarkistaa vähintään yhden henkilön, joka ei ole täysin perehtynyt prosessiin, jotta epäselvät ohjeet tai puuttuvat vaiheet voidaan tunnistaa.
Yksityiskohtaiset asiakirjat ovat olennainen osa liiketoimintaprosessien dokumentointia. Asiakirjat selittävät kaikki prosessiin liittyvät vaiheet, ja ne voivat myös antaa lisätietoja, kuten ohjelmistoa koskevia vaatimuksia, oikeudellisia rajoituksia ja yhteystietoja eri vaiheista. Vaikka asiakirjat ovat kriittisiä prosessin täydellisen selityksen kannalta, ne voivat olla liian pitkiä tai suuria, jotta niitä voidaan käyttää päivittäin.
Ratkaisu tähän ongelmaan on luoda huijausarkki, joka käsittelee vain kriittisimmät vaiheet ja toimii muistutuksena, kun koko prosessidokumentaatio on luettu. Näiden huijausarkkien pitäisi tarjota helppo tapa löytää perustiedot jokaisesta vaiheesta. Voi olla viisasta antaa sivun tai luvun numero, josta tiedot löytyvät täydestä dokumentaatiosta, jotta lukijalla on viite, jos hän tarvitsee lisätietoja. Tällaiset taulukot esitetään usein vuokaavioina tai ääriviivoina.