Liiketoimintaprosessien parantaminen riippuu ymmärryksestä, viestinnästä ja jatkuvista päivityksistä ja innovaatioista. Liiketoimintaprosessi on käytäntö, jossa eri panokset toimivat yhdessä tuotoksen tuottamiseksi. Prosessi voi siis olla mitä tahansa palvelun tarjoamisesta palkanlaskennan käsittelyyn. Liiketoimintaprosessikarttojen luominen, osastojen välisen viestinnän kannustaminen ja tekniikan käyttäminen prosessitilojen päivittämiseen ovat keinoja parantaa liiketoimintaprosesseja.
Kuvittele makroesimerkiksi liiketoimintaprosessien parantamisesta yritys, joka haluaa vähentää työntekijöiden suurta vaihtuvuutta. Prosessi, jota on parannettava, on siis ensimmäisen vuoden työkokemus. Johtaja haluaa pienentää tätä määrää ja lisätä yrityksen uskollisuutta. Tätä varten hänen on ymmärrettävä ongelma, kannustettava kommunikoimaan ja pysyt ajan tasalla prosessin tilasta.
Liiketoimintaprosessissa on tärkeää ymmärtää ongelma eikä vain korjata oireita. Parhaat päätökset ovat yleensä hyvin perusteltuja, ja tämä koskee myös liiketoimintaprosessien parantamista. Johtaja, joka pyrkii vähentämään työntekijöiden vaihtuvuutta korjaamalla oireet, saattaa tarjota työntekijöille korkeampia palkitsemispaketteja. Kuuden kuukauden kuluttua tämä johtaja saattaa ymmärtää, että luvut eivät ole merkittävästi parantuneet ja että hän hukkasi aikaa ja rahaa tämän strategian toteuttamiseen ymmärtämättä ongelman todellista luonnetta.
Liiketoimintaprosessien parantamisessa viestintä on avainasemassa, ja sen pitäisi olla avointa ja kannustettavaa erityisesti osastojen välisissä prosesseissa. Avoimen viestinnän avulla johtaja voi esimerkiksi kysyä uusilta työntekijöiltä ja uusilta vuokrauspäälliköiltä, mikä heidän mielestään aiheuttaa näin suuren liikevaihdon. Johtaja saattaa saada tietoja, jotka osoittavat, että uudet työntekijät eivät koe, että heitä pidetään arvokkaina tai että heidän esimiehensä ovat keskittyneet tarpeeksi koulutukseen.
Viestintälinjojen pitäminen auki voi auttaa löytämään innovatiivisia ratkaisuja ongelmaan. Aivoriihi -istunnot saattavat ehdottaa, että uusia koulutustilaisuuksia ja henkilökohtaisia arviointeja tulisi järjestää uusien työntekijöiden kanssa. Tällaisten muutosten toteuttaminen voi lisätä työntekijöiden uskollisuutta ja vähentää liikevaihtoa, mikä parantaa liiketoimintaprosessia.
Ongelman ymmärtäminen voi tehdä parannusstrategioista tehokkaampia, mutta prosessien parantaminen on jatkuva prosessi. Tehokkaat prosessinjohtajat arvioivat ja innovoivat ongelman ratkaisemisen jälkeenkin. Esimerkin ratkaisujen jatkaminen – uuden palkkatutkimuksen toteuttaminen ja kysymysten esittäminen huolenaiheiden tai parantamispaikkojen määrittämiseksi – voi auttaa pitämään johtajan ajan tasalla mahdollisista ongelmista ja antamaan hänelle mahdollisuuden löytää ratkaisut aikaisin.
Liiketoimintaprosessien kartoitus voi myös tarjota keinon ymmärtää prosesseja paremmin ja parantaa samalla viestintää. Prosessikartat tarjoavat visuaalisia vaiheittaisia kuvauksia liiketoimintaprosesseista prosessien hallinnan virtaviivaistamiseksi. Visuaaliset esitykset helpottavat prosessien käsitteellistämistä ja parantamisen varaa. Prosessikarttoja rakentavat tiimit tulevat yleensä prosessin eri vaiheista ja voivat tarjota olennaista tietoa eri näkökulmista parannuksen tueksi.
Oikein valittu ja ylläpidetty tekniikka voi myös parantaa liiketoimintaprosessien hallintaa. Esimerkiksi avustavien tai hallinnollisten tehtävien automatisointi voi tallentaa tietoja tehokkaasti, vähentää inhimillisiä virheitä ja parantaa tehokkuutta. Automaattiset hallintajärjestelmät voivat myös auttaa lisäämään prosessien hallintaa ja parantamaan toiminnan näkyvyyttä.