Kun otat live -muusikoita tapahtumaan, on otettava huomioon useita tekijöitä. Live -muusikoiden esitys voi vaikuttaa tapahtuman yleiseen menestykseen, joten muusikoiden maine ja esitystapa on tutkittava ennen kuin he suostuvat palkkaamaan heidät. Elävien muusikoiden tulee toimittaa omat peruslaitteet ja tarjota asiakkaille kappaleluettelo tai musiikkivalikoima. Molempien osapuolten suojelemiseksi sitovan sopimuksen tulisi olla osa vuokrausprosessia.
Sopivat live -muusikot on valittava halutun ilmapiirin luomiseksi. On määritettävä, tarjotaanko live -muusikoille viihdettä vai tarjotaanko taustamusiikkia koko tapahtuman ajan tai vain osan siitä. Tyypillisiä musiikkiyhtyeitä ovat jazz -trio, messinki- tai pistokvartetti tai huilu- ja harppuduo. Instrumenttiluokista voi valita puupuhallin, messinki, kielet ja ääni. Jos piano on osa elävää musiikkiesitystä, sen sijoitus on määritettävä ja se on myös viritettävä.
Yleensä parhaat muusikot voidaan valita puhumalla muiden ihmisten kanssa, jotka ovat palkanneet live -muusikoita vastaaviin tilaisuuksiin. Jos mahdollista, osallistuminen esitykseen toisessa paikassa varmistaa muusikoiden tyylin ja musiikkivalikoiman sopivan suunniteltuun tapahtumaan. Yksilöiden on myös viisasta pyytää kappaleluetteloa tai tiedustella, pystyvätkö live -muusikot “peittämään” tietyn artistin musiikkiluettelon tai esittämään tietyn tyylin tai musiikkilajin.
Kaikki sopivat yksityiskohdat vuokrasopimuksesta ennen sen allekirjoittamista voivat säästää arvokasta aikaa sekä turhautumista, joka aiheutuu väärinkäsityksistä myöhemmin. Tämä varmistaa myös, että muusikot ovat käytettävissä halutulla päivämäärällä ja kellonajalla ja että heidän kustannuksensa ovat budjetissa. On parasta sopia etukäteen kaikista yksityiskohdista, kuten esitysmaksuista, talletuksista ja esityksen tyypistä ja kestosta. Epäonnistumisen kannalta on viisasta ottaa yksityiskohdat kirjallisesti ja sopia, jos jompikumpi osapuoli ei kestä sopimuksen päättymistä.
Live -esitykseen voidaan tarvita lisälavavarusteita. Elävien muusikoiden ja tapahtumapaikan omistajan tai johtajan välillä voidaan tarvita koordinointia varmistaakseen, että kaikki tarvittavat laitteet ovat paikalla esitystä varten. On myös viisasta, että yksityishenkilöt vierailevat tapahtumapaikalla varmistaakseen, että muusikoilla on riittävästi lava -aluetta, jotta he voivat turvallisesti ja mukavasti esiintyä, ja että riittävät pistorasiat ja valaistus ovat käytettävissä. On myös hyödyllistä antaa live -muusikoille pääsy tapahtumapaikalle ennen esitysaikaa.