Materiaalien hallinta on prosessi, jota yritykset käyttävät varmistaakseen, että varastoa on riittävästi vastaamaan kuluttajien kysyntään. Tässä prosessissa on usein useita vaiheita varsinaisesta operatiivisesta johtamisesta kirjanpitotoimiin prosessin taloudellisen puolen hallitsemiseksi. Parhaat vinkit materiaalinhallintaan ovat laadukkaiden toimittajien valitseminen, asianmukaisten tilausprosessien luominen ja kirjanpitovarastojärjestelmän käyttöönotto. Yritysten on myös luotava työntekijöiden tehtäviä tähän prosessiin liittyvien tehtävien hoitamiseksi. Nämä asiat yhdessä luovat usein vahvan mutta toimivan materiaalinhallintajärjestelmän.
Suuri osa materiaalinhallinnasta on myyjiä, jotka voivat täyttää yrityksen tarvikkeiden tarpeen. Riittämättömät resurssit voivat olla yritykselle vaikea voittaa. Toimittajilla on oltava kyky täyttää yrityksen tilaukset aina, kun yritys tekee tilauksen. Useat toimittajat voivat muuttaa toimitettuja määriä ja materiaalien laatua. Molemmat näistä tilanteista voivat vaikeuttaa yrityksen vastata kuluttajien kysyntään ja kilpailla tehokkaasti muiden yritysten kanssa.
Oikeat tilausprosessit ovat toinen askel tehokkaan materiaalinhallintaprosessin luomiseksi yritykselle. Yrityksillä on aina oltava käsitys materiaalien nykyisestä määrästä. Palapelin muita osia ovat turvavarastot ja materiaalin liikevaihdon määrä, joka yrityksellä on normaalissa toiminnassa. Turvavarasto on varastotaso, joka tarvitaan kysynnän tyydyttämiseksi samalla kun materiaalit järjestetään uudelleen varastotason lisäämiseksi. Liikevaihto määrää, kuinka monta kertaa yritys myy materiaalivarastonsa kautta, mikä tarkoittaa, että yrityksellä on oltava riittävästi varastoa tämän kysynnän täyttämiseksi.
Kirjanpitovarastojärjestelmät käsittelevät materiaalinhallinnan taloudellisia näkökohtia. Yritysten tulisi ottaa käyttöön joko jatkuva tai määräajoin toimiva materiaalinhallintajärjestelmä. Jatkuva inventaariojärjestelmä seuraa varastotuotteiden jokaista liikettä, kuten jokaista ostamista, myyntiä tai näiden lukujen mukauttamista. Jaksollisella järjestelmällä on vähemmän vaatimuksia kuin ikuisella menetelmällä. Kirjanpitäjät päivittävät vain varaston taloudellisia lukuja kuukauden lopussa, jotta yrityksellä on käsitys kauden ostetusta ja myydystä määrästä.
Materiaalien hallinnan haittana on, että se on usein työvoimavaltainen tehtävä useimmissa yrityksissä. Tämän toiminnan asianmukaisen hallinnan vaatimukset edellyttävät usein sekä johtajilta että työntekijöiltä siihen liittyvää toimintaa. Yritysten on usein arvioitava materiaalinhallintatoimenpiteet ja määritettävä, liittyykö toiminnan asianmukainen suorittaminen nykyiseen henkilöstöön vai lisääkö työntekijöiden tarvetta. Henkilöstön palkkaaminen ja kouluttaminen on tyypillisesti tarpeen sen varmistamiseksi, että kaikki johtamisen näkökohdat huomioidaan tässä prosessissa.