Varaston ja tuotekustannusten hallinta olisi vaikeaa ilman hyvää ostotilausten seurantajärjestelmää. Ostotilaukset voidaan lähettää postitse, faksilla, sähköpostilla tai yksinkertaisesti soittaa myyjälle. On olemassa sähköisiä ostotilauksia, yleensä yritysten välillä, sekä kertakäyttölomake, kuten vähittäiskaupoissa käytetyt. Jotkut yritykset käyttävät yleistä ostotilausta tiettyjen tuoteryhmien ostosten seuraamiseen. Ostotilausseurantajärjestelmä sen muodosta riippumatta on suunniteltava siten, että se antaa yritykselle eniten tietoa hyvien ostopäätösten tekemiseksi.
Ostotilaus on kaupallinen asiakirja, jonka ostava yritys lähettää myyntiyhtiölle ja jossa ilmoitetaan tuotteet, määrät ja hinta. Se on sopimus ja laillinen tarjous ostaa tuotteita ja/tai palveluja. Ostotilausten seuranta on tärkeää yrityksen sisäiselle valvonnalle.
Ostotilauslomakkeessa tulee näkyä vaadittu tilauspäivämäärä ja -päivämäärä, toimitustapa sekä toimittajan nimi ja osoite. Siinä on myös oltava tilattu tuote, kunkin tuotteen hinta ja kokonaishinta. Myös myyntivero on sisällytettävä tarvittaessa. Joidenkin yritysten ostotilauslomakkeiden sähköinen luominen voi myös olla sidottu varastoon ylläpitääkseen tuotteen tasapainoa.
Ensin yrityksen on tiedettävä, mitä on tilattu. Näiden tietojen puute voi johtaa siihen, että yrityksellä on liian vähän varastoja eikä se pysty vastaamaan asiakkaidensa kysyntään tai liian suureen varastoon, mikä tuhlaa tilaa ja vähentää kassavirtaa. Hyvä ostotilausten seurantajärjestelmä antaa yritykselle mahdollisuuden nähdä heti, mitä on tilattu, ja seurata tilausten tilaa.
Yritys, joka käyttää ostotilausten seurantajärjestelmää, vähentää myös työntekijöiden petosten mahdollisuutta. Esimerkiksi on tärkeää, että jokaisessa ostotilauksessa on ennalta määritetty numero. Tämä estää mahdollisuuden, että työntekijä tilaa tavarat myyjältä ja käyttää tuotteita henkilökohtaiseen hyötyyn.
Usein yritys käyttää automaattista järjestelmää ostotilausten luomiseen ja seurantaan. Tällä tavalla yritys voi ylläpitää tuoteluetteloa, joka voidaan lajitella toimittajan, tuotteen ja hinnan mukaan. Lisäksi järjestelmä tuottaa tietokannan varastoluettelon tallentamiseksi ja luettelon päivittämiseksi jatkuvasti. Saatavilla on ohjelmistoja, jotka luovat tilauslomakkeen, pitävät kirjaa jäljellä olevista ja valmistuneista ostotilauksista ja jopa analysoivat ostotrendejä auttaakseen neuvotteluissa myyjien kanssa.
Ostotilausten seurantajärjestelmä keskittää ostot, mikä välttää päällekkäisyyksiä. Sähköinen järjestelmä tarjoaa myös myyjätietokannan ja mahdollistaa ostotilausten lähettämisen sähköpostitse ylimääräisen paperityön poistamiseksi. Ostotilausten hallinnan avulla yritys voi hallita ostoksia ja rajoittaa varkauksien mahdollisuutta.