Ennakkomaksut, jotka tunnetaan myös nimellä ennakkomaksut, ovat kustannuksia, jotka on maksettu etukäteen ja jotka hyödyttävät yritystä useamman kuin yhden tilikauden ajan. Liiketoiminnassa ennakkomaksukulut ovat osa oikaisujen sarjaa, joka tunnetaan lykkäyksinä. Tilit hallitsevat yleensä ennakkomaksuja ja muita lykkäyksiä oikaisemalla kulut kirjanpitovälin lopussa. Vuokra, vakuutus ja tarvikkeet ovat kaikki tyypillisiä prepaid -tilejä.
Kun kulu maksetaan ensimmäisen kerran, kirjanpitäjä kirjaa sen omaisuuserän korotukseksi, joka edustaa ennakkomaksun tulevaa hyötyä tai palvelua. Omaisuustilillä olevat varat vanhenevat ajan myötä tai käytön seurauksena. Esimerkiksi vuokrat ja vakuutukset vanhenevat ajan myötä, kun taas tarvikkeet vähenevät käytön myötä. Näiden kulujen päivittäisen vanhenemisen vähentäminen olisi työlästä ja aikaa vievää, minkä vuoksi kirjanpitäjät yleensä sopeutuvat ennakkomaksukustannuksiin laatiessaan tilinpäätöstä.
Tilien sulkemista valmisteltaessa ennakkomaksukustannusten mukauttamisella on kaksi tarkoitusta. Ensinnäkin oikaisu näyttää kuluvan tilikauden aikana vanhentuneiden varojen määrän. Toiseksi oikaisu näyttää ennakkoon maksettujen varojen jäljellä olevan saldon.
Ennen oikaisua prepaid -varat ovat todellista saldoa suuremmat ja kulut pienemmät. Kirjanpitäjät sopeutuvat tähän eroon lisäämällä kuluja ja vähentämällä varoja kuluvan tilikauden aikana päättyneellä määrällä. Se, miten vanhentunut summa lasketaan, riippuu useista muuttujista, kuten ajanjakson pituudesta ja ennakkoon maksettujen kulujen tyypistä.
Tarvikkeet – kuten kirjekuoret, paperi ja tulostuskasetit – kirjataan ennakkomaksuiksi, jotka lisätään omaisuuserätilille, kun ne hankitaan. Toiminnan aikana tarvikkeita käytetään ja inventoidaan kirjanpitovälin lopussa. Arvioitu hankintakustannusten ero ajanjakson alusta loppuun päättyy oikaistuna vanhentuneeksi omaisuuseräksi ja kuluksi.
Vakuutus, joka on maksettava etukäteen, suojaa yritystä varkaudesta, tulipalosta tai vastaavista tapahtumista johtuvista taloudellisista menetyksistä. Tilit kirjaavat vakuutuksen ennakkomaksut varojen lisäyksenä ja vähentävät sitten kirjanpitovälin aikana syntyneet kulut. Vähennettävä määrä riippuu vakuutusyhtiön maksusta kyseiseltä ajalta. Kirjanpitäjät kirjaavat vuokrakulut samalla tavalla.
Saamattomat tulot ovat toisen organisaation suorittamia ennakkomaksuja yritykselle. Niitä oikaistaan myös tilikausien lopussa, mutta varat alkavat vähentää varoista ja lisätään takaisin oikaisuna. Nämä ennakkomaksukulut ovat arvokkaampia ajan kuluessa tai ennakkomaksujärjestön käytössä.