Sähköisen tietueen säilyttäminen ei ole muuta kuin järjestelmän perustaminen tärkeiden tietojen varmuuskopioimiseksi työpaikalla, ja hyvä uutinen on, että suuri osa siitä voidaan suorittaa automaattisesti asianmukaisella asetuksella. Monet yritykset tekevät virheen varmuuskopioidessaan arvokkaat asiakirjansa useille palvelimille, mikä voi luoda satoja tai jopa tuhansia päällekkäisiä tiedostoja, jotka vievät tilaa ja lopulta hidastavat palvelinta. Samaa voidaan sanoa perinteisistä varmuuskopioista, kuten paperityöstä ja CD -levyistä – ei ole mitään järkeä pitää toistuvia varmuuskopioita, kun hyvä sähköinen tietueiden säilytysjärjestelmä on otettu käyttöön. Yleensä tällaisen järjestelmän perustamiseen haetaan ammattilaista, jolla on kokemusta Internet -tekniikasta, ja koska online -varmuuskopiointi on tavallisesti osa sähköisen tietueen säilytyspakettia, tiedot on suojattava ikuisesti.
Ennen sähköisen tietueen säilytysohjelman käyttöönottoa käyttäjien on tärkeää pohtia tarkalleen, mitä on tallennettava useisiin paikkoihin. Esimerkiksi yritystiedostot, joihin monet työntekijät pääsevät käsiksi koko päivän, on tallennettava jokaiseen yksittäiseen tietokonejärjestelmään, mutta entisiä asiakkaita tai verotietoja käsittelevät tiedostot on sijoitettava turvallisesti keskuskoneeseen, koska tällaista tiedostoa tarvitaan harvoin. Toinen tärkeä sähköisen tietueen säilyttämisohjelman toiminto on kyky puhdistaa tarpeettomat tiedostot tietyn ajan kuluttua, jotta koko verkko pysyy mahdollisimman sotkuisena. Nämä tehtävät auttavat paitsi virtaviivaistamaan nopeutta, jolla tiedot voidaan jakaa koko työpaikalla, mutta se asettaa myös standardit jokaiselle työntekijälle, jota heidän on noudatettava käsitellessään yritystietoja.
Toinen kriittinen näkökohta sähköisten tietueiden säilyttämisessä on ottaa käyttöön automaattinen varmuuskopiointi, joka tapahtuu säännöllisin väliajoin, ja tämä tehtävä voidaan asettaa suorittamaan viikoittain, päivittäin tai jopa minuutti tarvittaessa. Tiedostojen sijoittamisen keskitetylle palvelimelle lisäksi monet yritykset toteuttavat myös varmuuskopioita ulkoisille asemille, etäasemille tai CD -levylle varmistaakseen, että tiedot ovat aina kahdessa erillisessä, riippumattomassa paikassa. Vaikka monille tämä prosessi vaikuttaisi tarpeettomalta, sähköpiirin ylikuormitus voisi tehokkaasti poistaa kaikki yrityksen kiintolevyt. Online -varmuuskopiointi on tullut erityisen suosituksi sen jälkeen, kun tiedot on tallennettu eri maantieteelliselle alueelle – joten vaikka katastrofaalinen tapahtuma, kuten hurrikaani tai tornado, tuhottaisi kaikki laitteistot, yrityksen tiedot pysyisivät turvassa.
Toinen älykäs näkökohta sähköisten tietueiden säilyttämisessä on fyysisesti tarkistaa, että varmuuskopiot todellakin tapahtuivat, koska jokin niin yksinkertainen asia kuin vaurioitunut Ethernet -johto voi estää tietojen tallentamisen oikein. Monet yritykset olettavat virheellisesti, että automaattiset varmuuskopioinnit ovat immuuneja onnettomuuksilta, mutta näin ei yksinkertaisesti ole. Yksilön on aina varmistettava, että tiedot on varmuuskopioitu oikein vähintään kerran kuukaudessa tai aina, kun uusi tiedosto tai ohjelma otetaan käyttöön.