Sähköposti tai sähköposti, lyhyt sähköposti, on Internetissä lähetettyjen tekstiviestien nimi, jotka käyttäjä on noutanut verkosta tai ladannut sähköpostiohjelman kautta käyttämällä push- tai pull-tekniikkaa viestien vastaanottavan laitteen ja ohjelman mukaan. Arkistointi tarkoittaa tallennussuunnitelmaa, jossa kohteet on järjestetty loogisesti ja helposti. Se voi myös viitata varmuuskopion tekemiseen materiaalista. Sähköpostien arkistointi viittaa metodiseen sähköpostin arkistointijärjestelmään, joka poistaa sen palvelimelta ja varmuuskopioi sen turvallisesti.
Paras asia sähköpostin arkistoinnin suhteen on ensin harkita vaihtoehtojasi. Päätä, riittääkö sähköpostien arkistointi pilveen vai haluatko arkistoida ne koneellasi vai paperiversiona. Ehkä tietty materiaali on tulostettava, kun taas muu materiaali voi jäädä sähköiseen muotoon. Jos sähköpostit arkistoidaan koneellesi, päätä, teetkö varmuuskopion ulkoiselle kiintolevylle ja onko tarpeen tallentaa jotain muuta muotoa kuin sähköpostiohjelmasi tiedostomuoto, esimerkiksi PDF -tiedosto tiedosto muoto.
Yleensä toinen vaihe sähköpostin arkistointijärjestelmän luomisessa on luoda sähköpostiohjelmasi tallennuskansioiden hierarkia. Tällöin voit erottaa henkilökohtaisen sähköpostin yrityssähköpostista ja varmistaa, että kansiot, joita tarvitset useammin, ovat helposti saavutettavissa. Muista, että kansiot voidaan järjestää uudelleen ja nimetä uudelleen, joten kun tärkein prioriteetti on saatu päätökseen, voit halutessasi arkistoida sen kansiojärjestelmässä, esimerkiksi sijoittaa sen kansioon nimeltä “Valmiit projektit” vuosi. Mieti, palveleeko suodattimien luominen saapuvan postin suoraan kansioihin: jotkut vannovat tämän ominaisuuden; muut eivät koskaan käytä sitä.
Yksi parhaista vihjeistä sähköpostien arkistointiin on poistaa ei -toivotut sähköpostit heti, kun ne vastaanotetaan tai kun näet sen postilaatikossasi. Tämä voi säästää aikaa, koska sinun ei tarvitse koskaan tarkistaa sitä uudelleen, ja auttaa estämään tarpeettoman materiaalin pääsyn arkistoon, jonne vain arvokasta materiaalia tulisi tallentaa. Vaihtoehtoisesti, jos se sopii sinulle paremmin, voit tehdä joukkopuhelun ennen arkistointia. Voit ehkä määrittää sähköpostiohjelmasi, milloin posti poistetaan palvelimelta, mutta ajoittain on hyvä käydä Internet -palveluntarjoajasi verkkosivustolla, nähdä, mitä palvelimella todella on, ja tyhjentää tarvittaessa. Jos sinulla on tarpeeksi tyhjää palvelintilaa, voit jättää tärkeät sähköpostit sinne lisäarkistoksi.
Liike -elämän tilanteissa sääntöjen noudattaminen, turvallisuus ja tehokkuus ovat avaintekijöitä sähköpostin arkistointipäätöksen tekemisessä. Yritysten sähköpostien arkistointia voidaan hallita tätä tarkoitusta varten tehdyillä sovelluksilla ja liiketoimintakohtaisiin ongelmiin liittyvillä ominaisuuksilla. Näitä ovat mahdollisuus hallita virtuaalista paperiradaa ja poistaa viestejä, joita ei enää tarvita.