Seminaarisuunnittelu on prosessi, jossa organisoidaan kaikki tarvittavat toiminnot onnistuneen seminaarin järjestämiseksi. Seminaarit voivat kestää muutaman tunnin tai kestää useita päiviä. Vinkkejä tehokkaaseen seminaarisuunnitteluun ovat selkeästi määritellyn työn laajuuden luominen, varautumissuunnitelman luominen, myyjien valinta huolellisesti, tasapainon ylläpitäminen toimintojen välillä ja muistaminen suorittaa tapahtuman jälkeinen tarkastelu.
“Työn laajuus” on asiakirja tai asiakirjasarja, joka kuvaa kaikki projektin vaatimukset. Tämäntyyppinen asiakirja on välttämätön tehokkaan seminaarisuunnittelun kannalta, koska se auttaa estämään odottamattomia ongelmia ja kuluja. Seminaarin työhön tulisi kuulua kokous-, viihde-, ruokailu- ja teknologiavaatimukset sekä tarvittaessa vakuutus- ja majoitusvaatimukset. Se voi myös sisältää tietoja kaiuttimista ja niihin liittyvistä kuluista ja vaatimuksista.
Vaikka kattava työn laajuus voi auttaa luomaan sujuvan tapahtuman, odottamattomia ongelmia voi silti ilmetä. Usein unohdettu, mutta tärkeä osa seminaarin suunnittelua on varautumissuunnittelu. Tässä prosessissa analysoidaan koko suunnitelma, tunnistetaan todennäköisimmät kohdat, joissa jokin voi mennä pieleen, ja kehitetään suunnitelma mahdollisten ongelmien ratkaisemiseksi. Jos esimerkiksi suunnitelma sisältää illallisen DJ: n kanssa ja tanssia, suunnittelijan on laadittava luettelo vaihtoehtoisista DJ: istä, jotka ovat samanlaisessa hintaluokassa, jotta hän on valmis siinä tapauksessa, että sopimuksen mukainen DJ putoaa.
Toimittajien huolellinen valinta voi auttaa monissa perinteisiin seminaarisuunnitteluun liittyvissä haasteissa. Suunnittelijoiden tulisi vertailla useiden toimittajien hintoja ja laatua ja haluta pyytää viitteitä parhaista valinnoistaan. Tarjoilijoiden kaltaisille myyjille on myös viisasta vaatia todistusta vastuuvakuutuksesta. Seminaarisuunnittelijat pitävät usein luetteloa toimittajista, jotka ovat menestyneet hyvin aiemmin, jotta he voivat käyttää näitä toimittajia tuleviin tapahtumiin.
Tehokas seminaarisuunnittelu vaatii myös tasapainoa. Kaikki tarvittavat toiminnot, kuten luokat, viihdetapahtumat ja taukoajat, on otettava huomioon, jotta käytettävissä oleva aika voidaan käyttää tehokkaasti. Pitkien istuntojen tulisi sisältää wc- tai puhelintaukoja, ja ne tulisi järjestää tarvittavien tilojen läheisyydessä. Toimintojen välillä tulisi olla riittävästi aikaa, jotta osallistujat voivat siirtyä alueelta toiselle menettämättä mitään.
Seminaarin suunnittelu alkaa usein edellisen seminaarin tapahtuman jälkeisellä analyysillä. Tämä koskee erityisesti toistuvia tai vuosittaisia tapahtumia. Seminaarin onnistumisten ja epäonnistumisten analysointi voi antaa arvokasta tietoa, joka tekee tulevista seminaareista sujuvammat.