Sihteeri on avustaja, joka auttaa ammattilaisia suorittamaan tehtäviä, kuten vastaamaan puhelimiin, suorittamaan kirjeenvaihtoa, arkistoimaan paperitöitä ja suorittamaan tietojen syöttötehtäviä. Useimmissa tapauksissa sihteerit ovat erinomaisia kommunikaattoreita, jotka kykenevät kirjoittamaan selkeitä ja ytimekkäitä muistioita ja kommunikoimaan toimiston vierailijoiden kanssa. Monet eri alojen ammattilaiset ovat riippuvaisia sihteereistään pitääkseen toimistonsa järjestyksessä, aikatauluttaessa tapaamisia, keräämällä tietoja ja monissa tapauksissa varmistaakseen, että kaikki tärkeät asiakirjat toimitetaan kollegoille, asiakkaille ja sääntelyvirastoille täydellisillä ja oikeilla tiedoilla . Yksi tärkeimmistä vihjeistä sihteerin palkkaamiseen on varmistaa, että avoimen työpaikan mainos antaa täydellisen ja yksityiskohtaisen luettelon pätevyydestä ja työvaatimuksista. Jotkut muut tärkeät vinkit sihteerin palkkaamiseen ovat useiden eri lähteiden käyttäminen työnhakijoiden etsimiseen, haastattelukysymysten kirjoittaminen etukäteen ja ymmärrys siitä, että on parempi tehdä fiksu päätös kuin tehdä nopea päätös.
Jotkut ammattilaiset ovat onnekkaita löytääkseen sihteereitä, joita kollegat ovat suositelleet heille. Näissä tapauksissa työilmoituksen täyttäminen ei välttämättä ole välttämätöntä. Useimmiten sihteerin palkkaaminen edellyttää kuitenkin avoimen työpaikan ilmoituksen tekemistä. Tämä on asiakirja, joka kertoo mahdollisille työnhakijoille, että ammattilainen etsii avustajaa, ja jossa on myös lueteltava pätevyys, jonka hakijoiden olisi pitänyt hankkia ennen ansioluettelon lähettämistä.
Ammattimies, joka palkkaa sihteerin tavalliseen yritystoimistoon, saattaa luetella vain, että ihanteellisella avustajalla on vuosien kokemus kommunikoinnista yritysammattilaisten kanssa, tietojen syöttämisestä ja ajoitus- ja laskutusohjelmistojen käytöstä. Erityisillä aloilla, kuten lain ja lääketieteen aloilla, sihteerin palkkaaminen saattaa kuitenkin vaatia ammattilaisia perehtymään erilaisiin sertifiointeihin. Useimmat lääkärit esimerkiksi palkkaavat sihteereitä, joilla on koulutusta ja todistuksia lääketieteellisestä kirjanpidosta tai lääketieteellisestä laskutuksesta ja koodauksesta alueilla, joilla vakuutus on tekijä.
On myös tärkeää lähettää avoimia ilmoituksia useille eri lähteille. Kun palkataan sihteeriä, on hyvä lähettää mainoksia paikallisille lehdille, verkkosivustoille ja muihin resursseihin, joita henkilöt, jotka saattavat etsiä työtä asiaankuuluvalta alalta, käyttävät. Asianajaja voi esimerkiksi lähettää työpaikkailmoituksia paikallisille avustuskoulutuskeskuksille, kun taas lääkäri voi lähettää ilmoituksia paikallisille terveyshallinto -ohjelmille.