Kirjoittaessaan suorituskyvyn arviointikirjettä jonkun tulisi ottaa huomioon kirjeen tarkoitus laajemmassa yhteydessä ja antaa arvioitavalle henkilölle hyödyllisiä ja merkityksellisiä tietoja. Yksilön suorituskyvyn arvioinnissa voidaan käyttää useita lähestymistapoja, mukaan lukien sekä määrälliset että laadulliset menetelmät, vaikka arviointi, joka sisältää molemmat, on yleensä tehokkain. Niiden ihmisten, joille suoritetaan arviointikirje, kuten yrityksen työntekijöiden, pitäisi myös ymmärtää huonon arvioinnin seuraukset tai erinomaisesta palkinnot, kuten koeajat ja urakehitys.
Suorituskyvyn arviointikirjeen tarkoituksen pitäisi vaikuttaa kyseisen kirjeen luomiseen. Esimerkiksi jonkun, joka kirjoittaa kirjeen arvioidakseen työntekijän suorituskykyä vuosittain, tulisi varmasti sisällyttää tietoja, jotka ovat hyödyllisiä arvioitavalle henkilölle jatkuvana työntekijänä. Suosituskirjeenä kirjoitettu suorituksen arviointikirje ei sitä vastoin ole tyypillisesti tarkoitettu keinona edistää työntekijän kehittymistä, vaan korostaa hänen vahvuuksiaan ja heikkouksiaan. Tämän kirjeen ensisijaisen tarkoituksen ymmärtäminen voi ohjata sitä kirjoittavaa henkilöä.
Kun joku ymmärtää suorituskyvyn arviointikirjeen kirjoittavan tarkoituksen, hänen on valittava paras mahdollinen arviointimenetelmä. Joissakin tilanteissa on harkittava määrällistä arviointia, joka koskee tiettyjä lukuja, kuten myyntilukuja tai hankkeeseen käytettyä aikaa. Kaikkia työpaikkoja ei kuitenkaan voida analysoida määrällisesti, joten laadullinen suorituskyvyn arviointikirje, jossa käsitellään havaintoja ja muiden näkemyksiä henkilön vahvuuksien ja heikkouksien huomioon ottamiseksi, voi olla parempi. Jokaisella näistä menetelmistä on kuitenkin luontaisia heikkouksia, ja niin monet arvioijat mieluummin käyttävät molempia yhdessä tehokkaamman arvioinnin saavuttamiseksi.
Kun joku kirjoittaa suorituskyvyn arviointikirjettä, hänen on myös varmistettava, että arvioinnin kohde ymmärtää prosessin tärkeyden. Jos yrityksen työntekijät ovat tyypillisesti oikeutettuja ylennykseen tällaisen arvioinnin tulosten perusteella, heidän tulee ymmärtää tämä. Suorituskyvyn arviointikirjeen tarkoituksena ei ole yllättää työntekijät tai muut heidän työnsä analyysillä, vaan antaa heille hyödyllistä ja mielekästä palautetta heidän suorituksistaan. Epäreilut arvioinnit tai ylennyskäytännöt voivat johtaa työntekijöiden tyytymättömyyteen, työntekijöiden menettämiseen ja jopa oikeudenkäynteihin. arvioijan on huolehdittava siitä, että käytetään menetelmiä, jotka tarjoavat oikeudenmukaisen ja puolueettoman taitojen analyysin yhdistettynä selkeään viestintään, joka auttaa työntekijöitä ymmärtämään, mitä heiltä odotetaan.