Parhaita vinkkejä tapahtumien hallintaan ovat tehtävien siirtäminen, sopivan paikan valitseminen, suunnitteleminen odottamattomille ja palveleminen avainhenkilöille. Tapahtuman koosta riippuen tapahtuman johtaja voi tarvita apua vähentääkseen virheiden todennäköisyyttä. Oikean paikan valinta on erittäin tärkeää, koska jotkut suurimmista vältettävistä ongelmista liittyvät paikkaan. Tapahtuman johtajilla tulee myös olla valmiussuunnitelmat ja testata kaikki laitteet etukäteen. Avainhenkilöt, kuten puhujat, viihdyttäjät ja esiintyjät, on otettava huomioon ja heille on huolehdittava aikataulun häiriöiden välttämiseksi.
Tehtävien siirtäminen on avain onnistuneeseen tapahtumanhallintaan, koska se auttaa varmistamaan, että kaikki tapahtuman näkökohdat on otettu huomioon. Tapahtumajohtajilla tulee olla koulutettu tiimi, joka varmistaa, että kaikki on otettu huomioon ja että he voivat käsitellä mahdollisia ongelmia. Pienemmissä tapahtumissa voi olla käytännöllisempää avustaja tapahtuman johtoryhmän sijaan.
Paikan valinta on päätös, joka voi joko tehdä tai rikkoa tapahtuman. Jos asiakkaalla ei vielä ole tapahtumapaikkaa mielessä, tapahtumapäällikön on selvitettävä tarkalleen, mitä asiakas odottaa, kuinka monta ihmistä tapahtumapaikalle mahtuu ja onko erityisiä huomioita tarpeen tehdä. Esimerkiksi työpaja voi vaatia enemmän tilaa, koska pöytä ja tuolit ovat välttämättömiä, kun taas puhetapahtuma voi olla pienemmällä alueella. Eräitä erityisnäkökohtia, jotka on ehkä otettava huomioon, ovat alueet, joissa tarjoillaan ruokaa, esteettömyys, oma tanssialue, viihdyttäjille tarkoitetut alueet ja erikoistehosteiden, kuten ilotulitteiden, turvaominaisuudet.
Kaikkiin mahdollisiin vikaan liittyviin varautumissuunnitelmiin on varauduttava, kuten laiteviat, myöhäiset kaiuttimet ja huono sää. Suunnitelman luominen jokaiselle mahdolliselle epäonnistumiselle voi auttaa tapahtuman johtajaa pysymään rauhallisena ongelman ilmetessä. Kriisin sattuessa varmuuskopiot ovat jo valmiina ja vaihtoehdot ovat helposti saatavilla.
Avainhenkilöiden ruokailu on tärkeää viivästysten tai peruutusten välttämiseksi. Tämä voi tarkoittaa puhujien tai viihdyttäjien hakemista lentokentältä, varmistaakseen, että heidän majoituksensa ovat mukavat, heidät otetaan huomioon tapahtumapäivänä ja varmistetaan, että kaikki heidän tarpeensa täytetään ja he ovat tyytyväisiä. Puhujien tai viihdyttäjien tarpeisiin vastaaminen auttaa heitä paikantumaan nopeammin ja olemaan henkisesti valmistautuneempia tapahtumaan.