Lähes kaikissa maissa on käytössä järjestelmiä tavaramerkkien suojaamiseksi, mutta useimmiten tavaramerkkisuojaa on haettava nimenomaisesti ennen kuin se liitetään. Vaikka tavaramerkkihakemuksen vaatimukset vaihtelevat lainkäyttöalueen mukaan, tavaramerkkihakemus on vakava asiakirja kaikkialla, ja se on valmisteltava harkiten. Yhdysvalloissa, Kanadassa ja suurimmassa osassa Eurooppaa tavaramerkkihakemus on oikeudellinen asiakirja, ja sen lausumat ovat sitovia ja niiden on oltava paikkansapitäviä. Parhaat vinkit tavaramerkkihakemuksen täyttämiseen ovat koko hakemuksen huolellinen lukeminen ja sen varmistaminen, että kaikki vaatimukset ymmärretään. valmistele huolellisesti kaikki kohdat, jotta mitään ei tarvitse muuttaa; ja kaikkien määräaikojen ja maksujen seuranta. Monet ihmiset haluavat palkata tavaramerkkiasiamiehen valmistelemaan tavaramerkkihakemuksia, mutta useimmat maat sallivat hakijoiden täyttää hakemukset itse.
Tärkein asia tavaramerkkihakemuksen täyttämisessä on vankka ymmärrys siitä, mitä sovellus vaatii. Sekä Yhdysvalloissa että Yhdistyneessä kuningaskunnassa tavaramerkkivirastot – Yhdysvaltojen patentti- ja tavaramerkkivirasto ja teollis- ja tekijänoikeusvirasto – julkaisevat tiedotuslehtisiä, joiden tarkoituksena on ohjata hakijoita hakuprosessissa. Julkaisut ja oppaat, jos niitä on, olisi luettava ensimmäisenä askeleena.
Hakijoiden tulee myös lukea huolellisesti itse tavaramerkkihakemus. Tavaramerkkisovellukset ovat saatavilla maksutta kansallisilta tavaramerkkivirastoilta, ja ne julkaistaan yleensä myös verkossa. Monet sovellukset tulevat useista osista tai vaiheista. Mahdollisten hakijoiden on luettava huolellisesti kaikki hakemuksen osat, otettava huomioon hakemuksen vaatimukset ja pyydettävä lisätietoja kaikesta epäselvästä ennen aloittamista.
Tavaramerkkisovellukset edellyttävät yleensä enemmän kuin vain tavaramerkin kuvausta rekisteröitäväksi. Useimmat vaativat myös todisteita siitä, että tavaramerkkiä on käytetty, kuinka kauan sitä on käytetty ja missä markkinoilla sitä on käytetty. Useimpien maiden sovellukset, mukaan lukien Yhdysvallat, Iso -Britannia ja Kanada, edellyttävät myös vannottua lausuntoa siitä, että rekisteröijän parhaan tiedon mukaan rekisteröijän oikeudet tavaramerkkiin ovat laillisia.
Perussovellus on sama riippumatta siitä, etsikö hakija liike-, henkilökohtaista tai palvelumerkkiä. Todistevaatimukset ja hakemuksen yhteydessä esitettävät asiakirjat voivat kuitenkin vaihdella haetun tavaramerkin tyypin mukaan. Näin ollen on myös tärkeää, että hakija tietää ennen hakemuksen täyttämistä, millaisen merkin hän rekisteröi. Tavaramerkkitoimiston julkaisut sekä tavaramerkkijuristit, jotka tuntevat paikalliset tavaramerkkisäännöt, voivat auttaa hakijoita havaitsemaan, millaista tavaramerkkiä he haluavat rekisteröidä.
Useimmat tavaramerkkitoimistot mahdollistavat tavaramerkkihakemusten online -arkistoinnin sekä paperiset tavaramerkkihakemukset. Ainoa ero näiden kahden välillä on yleensä käännösaika ja joissakin tapauksissa maksettava maksu. Online -hakijoiden on oltava varmoja, että kaikki liitteet voidaan ladata tehokkaasti sähköiseen järjestelmään, ja heidän on tarkistettava, että kaikki heidän asiakirjansa voidaan muuntaa sähköiseen muotoon. Hakijat, jotka eivät liitä kaikkia asiakirjoja asianmukaisesti alkuperäiseen hakemukseensa, voivat evätä suoraan tai joutua jättämään myöhemmät muutokset lisämaksusta.
Välttääkseen sen mahdollisuuden, että hakemuksesta puuttuu elementtejä, puuttuu vaiheita tai muutoin ei täytetä vaatimuksia, monet hakijat valitsevat palkatakseen tavaramerkkiasiamiehen hakuprosessinsa hallintaan. Tämä pätee erityisesti, jos hakija jättää useamman kuin yhden tavaramerkin samanaikaisesti. Lakimiehet, jotka työskentelevät säännöllisesti tavaramerkkihakemusten kanssa, voivat auttaa hakijoita tunnistamaan nopeasti sisällytettävän materiaalin, voivat auttaa hakemuksen täyttämisessä tai täyttää hakemuksen ja hallita kaikkia määräaikoja, lisähakemuksia ja riitoja, jos niitä ilmenee. Tavaramerkkitoimistot eivät yleensä vaadi asianajajan apua, mutta lähes kaikki suosittelevat sitä. Lakimiehen kuuleminen, ainakin aluksi, voi olla hyvä tapa saada ymmärrystä hakuprosessista ja välttää hakemusongelmat myöhemmin.