Tietovarallisuuden hallinta on käytäntö, jossa tallennetaan ja järjestetään organisaatiolle arvokasta tietoa. Instituutiot, kuten museot ja kirjastot, voivat videoita, tekstejä ja äänitallenteita pitää datavarana. Yrityksillä, jotka laativat luetteloita asiakastiedoista ja tapahtumatietueista, sanotaan myös olevan dataresursseja. Yksi parhaista vihjeistä tietovarallisuuden hallintaan on löytää organisaation tarpeisiin sopiva tiedonhallintaohjelmisto. Seuraavaksi voi olla hyödyllistä suunnitella suunnitelma uuden järjestelmän käyttöön ottamiseksi huolellisesti, mikä voi sisältää tietojen siirtämistä vanhasta tietokannasta uuteen ja työntekijöiden kouluttamista käyttöliittymien käyttöön.
Useimmat organisaatiot työskentelevät digitaalisten resurssien kanssa. Toisin sanoen organisaatiot säilyttävät paperiasiakirjojen sijasta tärkeimmät tiedot digitaalisessa muodossa. Tämän avulla tietohallintohenkilöt voivat luoda varmuuskopiotiedostoja ja säästää tilaa sekä luoda tehokkaita tietojen tallennus- ja hakuprosesseja.
Tietovarojen hallinnan ohjelmistot voivat vaihdella yksinkertaisista monimutkaisiin. Jotkin dataresurssiohjelmiston perusominaisuuksista mahdollistavat sujuvamman työnkulun. Näissä tapauksissa ohjelmisto voi sallia käyttäjien siirtää tietoja osastolta toiselle. Yksi käyttäjä voi muokata asiakirjaa tai videota, tallentaa sen ja siirtää sen toiselle käyttäjälle, joka voi tehdä enemmän muokkauksia.
Monimutkainen omaisuudenhallintaohjelmisto voi sisältää puhe- tai optisen tunnistuksen. Optinen tunnistus voi olla hyödyllinen ammattilaisille, joiden on laskettava, kuinka monta kertaa logo tai kuva on käytetty videomainoksessa. Puheentunnistus voi olla hyödyllinen äänitallenteiden hallinnassa.
Ennen ohjelmiston valitsemista hyvä vinkki voisi olla liiketoimintamallien tutkiminen ja työnkulun optimoimiseksi tarvittavien vaiheiden ja resurssien määrittäminen. Tämä voi antaa sinulle paremman käsityksen siitä, mitä ominaisuuksia tarvitset. Monimutkaisemmat ohjelmistot ovat yleensä kalliimpia, mutta parantaen prosesseja organisaatio voi leikata kustannuksia ja tehdä siitä kannattavamman valinnan pitkällä aikavälillä.
Tiedonhallinta -asiantuntijat uskovat, että monien omaisuudenhoitajien yleinen virhe on, että he yrittävät toteuttaa muutoksia liian nopeasti. Vaikka uuden järjestelmän käyttöönotto voi olla houkuttelevaa, se voi aiheuttaa korkeita kustannuksia ja tehottomuutta. Sen sijaan saattaa olla suositeltavaa siirtää tiedot hitaasti vanhasta järjestelmästä uuteen. Samoin saattaa olla hyvä idea ottaa käyttöön yksi ominaisuus kerrallaan.
Ottamalla hitaasti käyttöön uuden datavaranhallintajärjestelmän johtajilla on myös mahdollisuus kouluttaa työntekijöitä käyttämään ohjelmistorajapintoja. Käyttäjien taitojen arvioiminen ohjelmiston avulla ennen uuden järjestelmän virallistamista voi vähentää virheiden esiintymistä käyttäjäpuolella. Huolellinen käyttöönotto antaa myös esimiehille aikaa tunnistaa ja korjata järjestelmän puutteet.