Tasainen työnkulun ajoitus voi lisätä yrityksen kannattavuutta ja johtaa tehokkaampaan työpaikkaan. Ensimmäinen vinkki optimaalisen työnkulun ajoituksen saavuttamiseksi on määritellä työnkulkuun liittyvät prosessit tarkasti. Joskus nämä prosessit ovat jo käytössä nykyisessä tuotantojärjestelmässä. Muissa tapauksissa prosessi on määritettävä ensimmäistä kertaa. Prosessin määrittelyyn kuuluu kaikkien koneellisesti ja henkilöstön suorittamien toimintojen leikkaaminen ja luetteleminen. Vain ymmärtämällä toimien vuorovaikutuksen voidaan parantaa prosessin tehokkuutta.
Sanan teknisessä merkityksessä prosessi on kronologisesti linkitettyjen tehtävien sarja, joka on yhteisesti sitoutunut tuottamaan lisäarvoa käsittelemällä resurssi tuotokseksi. Tätä tuotosta voidaan myöhemmin käyttää toisessa prosessissa ja niin edelleen, koska jokainen vaihe lisää arvoa lopputulokseen. Esimerkki työnkulun tehtävistä voi olla työntekijä, joka tarkistaa ostotilauksen. Prosessi koostuisi esimerkiksi kaikista kohteen ostamiseen liittyvistä tehtävistä. Jos jokainen prosessi on määritelty oikein, koko koneen ja ihmisten käyttämän tuotannon vuorovaikutus saavuttaa korkeamman tuottavuuden.
Parhaat työnkulun ajoitusvinkit riippuvat jossain määrin ajastetun työnkulun tyypistä. Monissa tapauksissa tärkeä vinkki on investoida asiakirjojen hallintatekniikkaan, joka voi poistaa tai vähentää paperinpalan käsittelykertoja. Samalla tehostetaan myös välttämällä aikaa, joka kuluu etsimään väärin sijoitettuja papereita. Asiakirjojen skannaaminen tietokoneeseen syötettäväksi ei välttämättä lisää työnkulun tehokkuutta, varsinkin jos nämä sähköiset prosessit toistavat samat tehottomuudet kuin paperikopioiden käsittelyssä.
Toinen vinkki on suunnitella huolellisesti uuden projektinhallintaohjelmiston asennuksen yhteydessä. Varaa henkilökunnalle riittävästi koulutusta. Koko operaation sulkeminen viikoksi henkilöstön kouluttamiseksi uusiin prosesseihin voi tuntua äärimmäiseltä. Jos se kuitenkin johtaa asianmukaisesti koulutettuihin työntekijöihin, jotka ovat tyytyväisiä uuteen työnkulun aikataulutusjärjestelmään, se voi olla viisas investointi, joka poistetaan ajan myötä.
Yleinen vinkki, joka koskee monia liiketoiminnan osia, ei vain työnkulun ajoitusta, on investoida yrityskulttuuriin, joka antaa työntekijöille mahdollisuuden nähdä itsensä olennaisina osina työnkulun prosessia. Viestinnän merkitys työnkulun ajoituksessa on kriittinen, jotta vältetään prosessin heikkeneminen, koska ihmiskulttuurilla on valtava vaikutus siihen, kuinka hyvin työnkulun aikataulutus todella toimii todellisessa maailmassa. Se, mikä kaaviossa näyttää optimaaliselta, voi kehittyä ja muuttua odottamattomilla tavoilla työpaikan inhimillisen tekijän vuoksi.