Työnkulku kuvaa prosessin vaiheita. Useimmissa tapauksissa tätä termiä käytetään kuvaamaan työmallia. Esimerkiksi vakuutusyhtiön johtaja, joka toivoo parantavansa tehokkuutta, voisi analysoida työnkulkua, joka sisältää osastot, joiden kautta korvaushakemus kulkee, vahinkojen läpimenon nopeus ja eri osastojen välisen viestinnän sujuvuus. Kun johtaja harjoittelee työnkulun käyttöönottoa, hän ottaa uuden menettelyn käyttöön organisaation päivittäisessä toiminnassa. Parhaat vinkit työnkulun toteuttamiseen sisältävät yleensä suunnitelman tai mallin, joka korjaa menneet puutteet, uuden teknologian sisällyttämisen ja työntekijöiden koulutuksen.
Varmistaakseen, että uuden työnkulun käyttöönotto kannattaa, johtajan tulisi ensin olla tietoinen siitä, miten aiempi järjestelmä oli virheellinen. Useimmissa tapauksissa työnkulku ei ole tehokasta, kun se johtaa hukkaan ja lisää kustannuksia. Hukkaan kulunut aika prosessin vaiheiden välillä, epäselvä viestintä osastojen välillä ja toisiinsa ristiriidassa olevat tietojoukot voivat olla oireita virheellisestä työnkulumallista. Nämä ongelmat hidastavat tuotantoa, johtavat väärin käytettyyn työhön ja tekniikkaan, jota ei käytetä optimaalisesti.
Työnkulun käyttöönottoa harjoittavan esimiehen tulisi luetella olemassa olevat ongelmat ja paikantaa, missä järjestelmässä nämä ongelmat ilmenevät. Joissakin tapauksissa uusien protokollien luominen voi vähentää virheiden määrää ja epätarkkoja tietoja. Prosessien tehokkuus voi usein parantua uuden teknologian myötä.
Yksi hyvä vinkki monimutkaisia prosesseja käsitteleville johtajille on ottaa käyttöön ohjelmisto, joka mahdollistaa automatisoidun työnkulun. Tämä työnkulun toteutusmenetelmä vaatii johtajan luomaan prosessimallin, jonka hän voi sitten syöttää tietokoneohjelmaan. Useimmat ohjelmistot sallivat käyttäjien käyttää malliasiakirjoja ja mukauttaa käyttöliittymiä organisaation tarpeisiin. Automatisoitu työnkulku on erityisen hyödyllinen tilanteissa, joissa asiakirjat kulkevat samankaltaisten vaiheiden läpi päivästä toiseen, mikä mahdollistaa järjestetyn ja tehokkaan työnkulun.
Työnkulun käyttöönoton myötä työntekijöiden kouluttaminen on tarpeen. Monet johtajat huomaavat, että useimmat työntekijät hyväksyvät uudet työnkulumallit, jos heidät ymmärretään, kuinka uusi malli voi olla tehokkaampi kuin vanha prosessi. Jotkut työntekijät voivat aluksi olla vastustuskykyisiä, mutta perustason johtamis- ja liiketoimintamotivaatiotekniikat voivat usein auttaa tehokkaasti omaksumaan uusia käytäntöjä.
Johtajien, jotka ottavat käyttöön uusia työnkulumalleja, tulisi tehdä se hitaasti, jolloin työntekijöille jää paljon aikaa uuden tekniikan oppimiseen. Työntekijöiden taidot uuden teknologian käytössä tulee arvioida ennen täydellistä käyttöönottoa. Samoin uusia työnkulumalleja on usein mukautettava kokeilu- ja virheperusteisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että johtaja voi hyötyä prosessin pilotoinnista pienemmillä alueilla ja sitten laajentaa toteutusta asteittain.