Jokaisella yrityksellä, joka ottaa vastaan tilauksia asiakkailta, on oltava työtilausten seurantajärjestelmä. Tämän tyyppisen järjestelmän käyttöönotto auttaa varmistamaan, että työ on valmis ja ettei mikään putoa halkeamien läpi. Parhaat vinkit työtilausten seurantaan on kartoittaa koko työtilausprosessi alusta loppuun, ottaa käyttöön järjestelmiä prosessin kaikkien vaiheiden käsittelyä varten ja antaa yksilöille vastuu työtilausten seurantaprosessin jokaisesta vaiheesta ja järjestelmä. Lopuksi yrityksen on valittava, onko manuaalinen työtilausten seurantajärjestelmä tai ohjelmisto parempi vaihtoehto.
Voidakseen käyttää työtilausten seurantajärjestelmää yrityksen omistajan ja työntekijöiden on käytettävä aikaa prosessin jokaisen vaiheen kartoittamiseen. Jos esimerkiksi ikkuna -asennusyritys saa puhelun asiakkaalta arvioidun tapaamisen ajoittamiseksi ja vastaanottovirkailija määrittää tämän jollekin kalenterijärjestelmän edustajalle, nämä ovat kaksi ensimmäistä vaihetta tilauksen seurantajärjestelmässä. Jokainen vaihe, olipa se kuinka pieni tahansa, on luonnosteltava osana työtilausten seurantajärjestelmää.
Kun jokainen vaihe on tiedossa, voidaan päättää, miten jokainen vaihe tulee käsitellä. Jotkut yritykset valitsevat ohjelmistojärjestelmän, joka yhdistää sen verkkosivustoon, jotta asiakkaat voivat ajoittaa tapaamiset. Järjestelmä määrittää työtilauksen automaattisesti edustajalle. Kun edustaja menee ulos suorittamaan työn, hän kirjautuu työn edistymiseen kämmenlaitteella ja yrityksen palvelin päivitetään, että työ on valmis ja lasku luodaan ja postitetaan asiakkaalle.
Olipa järjestelmä automaattinen tai manuaalinen, yksilöt on nimettävä vastaamaan jokaisesta työtilausprosessin vaiheesta. Jopa täysin automatisoidussa järjestelmässä on ongelmia ja virheitä. Joku tulisi määrätä säännöllisesti tarkistamaan järjestelmän edistyminen – olipa se päivittäin, viikoittain, kerran kuukaudessa tai neljännesvuosittain.
Työmääräysjärjestelmiä olisi myös jatkuvasti arvioitava keinoista säätää niitä nopeuttamaan ja tehostamaan. Arvioinnin jälkeen voidaan määrittää, että vaihe voidaan eliminoida tai työvaiheiden seurantajärjestelmään on lisättävä vaihe sen parantamiseksi ja parhaan mahdollisen saavuttamiseksi.