Vaikka passivaatimukset vaihtelevat maittain, monissa maissa on samat tai samankaltaiset säännöt matkustusasiakirjasta. Henkilöllisyyden ja kansalaisuuden todistaminen sekä hyväksyttävän passikuvan saaminen ovat perusvaatimuksia passille. Lisäksi, jos henkilö yrittää saada passinsa uusimaan, passin on yleensä oltava hyvässä kunnossa. Useimmissa tapauksissa passihakemukset on palautettava maksua vastaan.
Tiettyjä asiakirjoja pidetään passin perusvaatimuksina. Näitä passivaatimuksia käytetään ensisijaisesti todistamaan hakijan henkilöllisyys ja määrittämään, onko hän oikeutettu passiin. Kansalaisuustodistusta ja valokuvallista henkilöllisyystodistusta käytetään yleisesti, yleensä syntymätodistuksen tai valtion myöntämän henkilökortin muodossa. Lisäksi joskus jopa paperi, jossa hakemus painetaan asioista, jotka on annettu hyväksyvälle hallitukselle. Paperin paino, jos lomake voidaan tulostaa kaksipuolisesti, ja muut ovat usein yksityiskohtaisia.
Yksi alue, jolla passeilla on yleensä erityisvaatimuksia, on valokuva. Sekä valokuvan sisällöllä että valokuvan teknisillä tiedoilla on usein hyvin erityisiä vaatimuksia. Esimerkiksi passivalokuvan aiheen käyttäminen esimerkiksi hatun tai lasien käyttämisessä on yleensä vastoin ohjeita, ellei hän käytä sitä lääketieteellisistä tai uskonnollisista syistä. Lisäksi passikuvan näyttämiseen käytettävän materiaalin koko, väri ja laatu ovat muutamia muita alueita, joilla tyypillisesti on erityisvaatimuksia. Yleensä passivalokuvan on oltava täysin alkuperäinen eikä siinä saa olla muita ihmisiä.
Passi ei kestä ikuisesti; ne on yleensä uusittava noin kymmenen vuoden kuluttua, eikä niitä voida uusia, jos ne ovat vakavasti vaurioituneet. Jos henkilö muuttaa nimensä tai muuttaa maasta, samaa passia ei myöskään voida uusia. Vanhaa passia tarvitaan passin uusimiseen, ja se annetaan yleensä takaisin sen uusijalle. Tapauksissa, joissa passi on rikki tai sitä muutetaan, passin uusimisprosessia käsittelevä viranomainen voi yksinkertaisesti tuhota asiakirjan.
Perustason passi vaatii maksuja. Hallitukset veloittavat erilaisia summia passin saamiseksi, passin uusimiseksi ja passin hakemusten käsittelemiseksi normaalia nopeammin. Joskus näistä maksuista luoputaan; Esimerkiksi maa voi väliaikaisesti lopettaa passien veloittamisen, jos kansalaisten on evakuoitava luonnonkatastrofin vuoksi.