Yritykset tai muut organisaatiot ovat perustaneet pieniä käteismenettelyjä käsittelemään pieniä käteismääriä. Tätä pientä käteisrahastoa kutsutaan käteisellä pieniin ostoksiin shekin kirjoittamisen tai yrityksen luottokortin sijasta. Yritys nimittää säilyttäjän, jonka tehtävänä on varmistaa, että kaikki rahat on kirjattu kuitin tai muun asianmukaisen asiakirjan avulla.
Yleensä alle 250 dollaria Yhdysvaltain dollareita, pieni käteisrahasto sallii käteisen käytön pieniin ostoihin tai hyvityksiin ilman sekavaa kirjoitusprosessia. Pieni käteisrahasto voi myös korvata yrityksen luottokorttien myöntämisen tarpeen useille pienille ostoille. Tämä puolestaan vähentää yrityksen vastuuta.
Jos pienrahakassaa ei ole jo perustettu, on otettava käyttöön käteisrahankäytännöt sen varmistamiseksi, että kaikki rahat seurataan ja valvotaan asianmukaisesti. Joskus tehdään säännöllisiä, rutiininomaisia ostoksia, jotka jäävät alle tietyn dollarin summan ja joiden vuoksi korvattavan shekin kirjoittaminen on tehotonta. Siinä tapauksessa sinun on otettava yhteyttä yrityksen johtajaan tai valvojaan pienen raharahaston perustamiseksi.
Jos pieni käteisrahasto on jo olemassa, on välttämätöntä, että sillä on oikeat pienet käteismenettelyt rahan seurantaa varten. Tämä tapahtuu kahdella tavalla: hyvitys tai ennakkomaksu. Korvaus syntyy, kun hankinta on jo tehty ja henkilö toimittaa kuitin tai muun asiakirjan saadakseen takaisin käytetyn rahan. Ennakkomaksu suoritetaan, kun käteistä maksetaan ostoksesta, jota ei ole vielä tehty. Tässä tapauksessa kuponki tai muu asiakirja on lisättävä pieneen käteisrahastoon maksamisen yhteydessä. Tämä tosite näyttää päivämäärän, tarkoituksen ja muut asiaankuuluvat tiedot. Lahjakortti pysyy käteisrahastossa, kunnes kuitti palautetaan säilyttäjälle.
Pienen käteisrahaston säilytysyhteisö on yleensä määritelty pienkassamenettelyissä. Tämä on tyypillisesti tietty tehtävä, kuten Office Manager, joka on määrätty tehtävään. Säilytysyhteisö vastaa tällöin pienestä käteisrahastosta. Pienikassarahastossa olevan rahasumman ja tositteiden on aina oltava sama kuin rahaston alkuperäinen summa.
Yksityiskohtaiset pienet käteismenettelyt ovat välttämättömiä rahan seurannassa pienrahakassassa. Tämä johtuu siitä, että aina kun on rahaa, on olemassa väärinkäytösten mahdollisuus. Valvojan on seurattava usein pientä käteisrahastoa mahdollisten erojen tai mahdollisten ongelmien havaitsemiseksi.