Projektisuunnittelu tarjoaa yritykselle erilaisia vaiheita, joita on noudatettava aloitettaessa laajamittainen toimenpide. Vaikka kaikki yritykset eivät käy läpi hankesuunnitteluprosessia, vaiheet ovat yhteisiä monille projektityypeille. Ensimmäisiin vaiheisiin kuuluu usein resurssisuunnitelman luominen ja riskinarviointi, jonka jälkeen suunnitelma toimitetaan tarvittaville osastoille, tavarantoimittajien vahvistaminen ja tarvittavien tavaroiden hankkiminen. Yritykset voivat vuorotella jokaista vaihetta tarpeidensa täyttämiseksi. Kun projektisuunnitteluvaihe on valmis, yritys aloittaa projektin toteuttamisen ja hallinnan.
Projektisuunnittelun resurssisuunnitelma auttaa omistajia ja johtajia selvittämään, mitä kohteita tarvitaan projektien loppuunsaattamiseen. Yhteisiä resursseja ovat suorat materiaalit, työ ja yleiskustannukset. Tämä vaihe vaatii yrityksen johtoryhmän arvioimaan, mitä heillä on käsillä ja mitä he tarvitsevat projektin aloittamiseksi ja saattamiseksi päätökseen. Kustannusanalyysi on myös osa tätä suunnitelmaa. Useiden lähteiden tunnistaminen tarvittavia resursseja varten käynnistää projektiprosessin.
Riskien arviointi auttaa yritystä määrittämään mahdollisen palkkion projektin mahdollisista haitoista. Riskit voivat olla taloudellisia, toiminnallisia, ympäristöriskejä tai muita. Yritykset tarkastelevat kutakin tekijää ja määrittävät kunkin vahvuuden; ne myös päättävät kunkin riskitekijän hierarkiasta. Kun omistajat ja johtajat ovat arvioineet kaikki riskit hankesuunnitteluvaiheessa, he päättävät, ovatko palkkiot – taloudelliset tuotot – suurempia kuin kaikkien riskitekijöiden kustannukset yhteensä. Kaikki riskitekijät eivät vaikuta jokaiseen projektiin samalla tavalla tai ollenkaan.
Kun yritykset ovat valinneet hankkeen ja määrittäneet, että siihen liittyy hyväksyttävä riski, ne ilmoittavat suunnitelmasta tarvittaville osastoille. Tämä tuo enemmän yksilöitä hankesuunnitteluvaiheeseen. Yritykset käyttävät näitä ylimääräisiä työntekijöitä parhaiden toteutusmenetelmien määrittämiseen. Tämä vaihe myös käynnistää yhteydenoton toimittajiin ja hankkii tarvittavat resurssit hankkeen loppuun saattamiseksi. Suunnitelmiin voidaan tehdä muutoksia tai mukautuksia yrityksen nykyisen toiminnan mukauttamiseksi.
Toimittajien vahvistaminen on lähellä projektisuunnitteluvaihetta. Kun yrityksellä on käsitys tarvittavien resurssien laadusta ja määrästä, he vahvistavat, mitkä toimittajat voivat vastata yrityksen tarpeisiin. Suuret hankkeet voivat vaatia yksinoikeussopimusten käyttöä vakaiden resurssitasojen ylläpitämiseksi. Myös neuvottelut hinnanalennuksista volyymin tai muiden tekijöiden perusteella voivat olla mahdollisia.
Hankkeen viimeinen suunnitteluvaihe on hankkeen tarvitsemien tavaroiden hankinta. Tilausten tekeminen, tavaroiden vastaanottaminen ja niiden laadun tarkastaminen ovat osa tätä prosessia. Hankinta jatkuu usein hankkeen ajan. Tämä edellyttää toistettavaa hankintaprosessia. Yritys voi käyttää nykyistä järjestelmää tai perustaa tytäryhtiön tarpeen mukaan tavaroiden tilaamiseen ja vastaanottamiseen.