Hallinnollisella avustajalla voi olla monia eri tehtäviä toimistoympäristössä riippuen monista tekijöistä, kuten toimiston koosta ja muiden työntekijöiden määrästä. Monet hallinnollisen avustajan tehtävät ovat kuitenkin samat kaikissa olosuhteissa. Niihin kuuluu alkeellisimmalla tasolla työnantajan avustaminen päivittäisissä toimistotehtävissä.
Yleensä hallinnollisen avustajan tehtäviin kuuluvat esimerkiksi puhelimiin vastaaminen ja puheluiden siirtäminen, tapaamisten järjestäminen, kysymyksiin vastaaminen, asiakkaiden tai asiakkaiden tervehdys heidän saapuessaan toimistoon ja toimiston ulkonäön pitäminen puhtaana ja siistinä. Muita tehtäviä voivat olla asiakirjojen täyttäminen tai valmistelu, asiakirjojen arkistointi, postin lajittelu ja kirjanpito. Hallinnollisilta avustajilta vaaditaan yleensä aina taitoja erilaisissa tekstinkäsittely- ja budjetointiohjelmistoissa, joten vaaditaan yleensä hyviä tietokoneen taitoja sekä kykyä kirjoittaa vähintään 50 sanaa minuutissa.
Hallinnollinen avustaja on yleensä ensimmäinen henkilö, jonka useimmat ihmiset näkevät tullessaan toimistoon, joten on tärkeää olla ystävällinen, kohtelias ja ammattitaitoinen. Huolellisuus ja kunnioitus ovat muita tärkeitä persoonallisuuden piirteitä. Hallinnollinen avustaja on vuorovaikutuksessa monien ihmisten kanssa koko päivän ajan, kun hän vastaanottaa puheluita, lähettää tärkeitä asiakirjoja tai paketteja tai auttaa asiakkaita, joten kyky suorittaa useita tehtäviä on välttämätöntä. Suuremmissa toimistoissa saatetaan tarvita enemmän hallinnollisia avustajan tehtäviä.
Jotkut näistä ylimääräisistä tehtävistä voivat sisältää muiden työntekijöiden valvonnan, henkilöstökokousten koordinoinnin ja johtamisen, toimistobudjetin ylläpitämisen, toimistotarvikkeiden inventoinnin ja tilaamisen sekä tarvittavien tehtävien suorittamisen ajoissa. Hallinnollinen avustaja voi myös olla vastuussa uuden toimistohenkilöstön palkkaamisesta ja kouluttamisesta sekä aikataulun ylläpitämisestä muille toimistossa oleville. Hallinnollisia avustajia voidaan myös pyytää oppimaan käsittelemään alan erityistehtäviä työnantajille, kuten asianajotoimistoille, lääketieteellisille toimistoille tai pankkitoiminnalle.
Hyvä hallintoavustaja on sellainen, joka voi hoitaa useat hallinnolliset avustajan tehtävät ja varmistaa samalla, että kaikki työt valmistuvat ajoissa. Jotkut hallinnolliset avustajat ovat yleisiä avustajia koko toimistolle, kun taas toiset ovat erikoistuneet tietyille aloille, kuten rahoitukselle tai markkinoinnille. Hallinnollisen avustajan ura voi olla tuottoisa ja palkitseva, ja se tarjoaa yleensä monia etuja, kuten terveyshyötyjä ja suhteellisen tasaisia tunteja. Hallinnollinen avustaja voi työskennellä kokopäiväisesti tai osa -aikaisesti toimiston tarpeiden mukaan.