Yksinkertaisesti sanottuna keskeiset suorituskykyindikaattorit (KPI) ovat saavutusten mittareita, organisaatioiden käyttämiä työkaluja edistymisen ja organisaation tavoitteen saavuttamisen seuraamiseksi. Ne koostuvat joukosta ennalta määrättyjä mitattavia tavoitteita organisaatiolle ja voivat sisältää mitä tahansa organisaation osa -aluetta, jota pidetään sen menestyksen kannalta elintärkeänä. Tehokkaiden tunnuslukujen luomiseksi organisaatiolla on oltava tehtävä, jolla on selkeästi määritellyt tavoitteet. Epämääräiset tavoitteet, kuten olla alan parhaita, eivät esimerkiksi toimi, koska ne ovat liian laajoja. Tavoitteet on ilmaistava mitattavissa olevilla termeillä ja organisaation osapuolten on sovittava niistä.
Keskeiset suorituskykyindikaattorit voidaan esittää missä tahansa raporttien, laskentataulukoiden tai kaavioiden yhdistelmässä. Ne tarjoavat visuaalisen reaaliaikaisen tilannekuvan yrityksen tai organisaation vahvuudesta tiettyjen ennalta määritettyjen toimenpiteiden perusteella. Menetelmä, jolla ne esitetään, vaihtelee, koska se riippuu suuresti mitattavasta tavoitteesta ja sen kohdeyleisöstä.
Nämä toimenpiteet vaihtelevat organisaatiosta riippuen liiketoiminnan tyypistä ja sen tavoitteista, ja ne voivat olla joko taloudellisia tai muita. Esimerkiksi kuorma -autoliikeyritys voi käyttää vertailua kuljettajiinsa liittyvien kuorma -auto -onnettomuuksien lukumäärää kohti matkustetun matkan mukaan kansalliseen keskiarvoon. Tämä olisi tapa seurata heidän turvallisuuttaan. Sairaanhoitolaitos voi käyttää potilaiden keskimääräistä odotusaikaa vuorokaudessa, jolloin he voivat päättää, ovatko henkilöstötason tai koulutuksen muutokset tarpeen.
Samalla tavalla myyntiä harjoittava yritys voi käyttää keskeisten suoritusindikaattorina uusien asiakkaiden prosenttiosuutta, johon nykyiset asiakkaat ovat viitanneet. Sama myyntiyhtiö voi myös käyttää prosenttimäärää vertailua kuluvan vuoden voitosta edellisen vuoden voittoon, ja tavoite on tietty prosenttiosuus vuosittain.
Kun keskeinen suoritusindikaattori on määritelty, sitä muutetaan harvoin, ellei organisaation todelliset tavoitteet muutu. Käytännössä on erittäin tärkeää, että nämä tavoitteet säilyttävät jatkuvasti saman määritelmän vuodesta toiseen, jotta organisaation edistymistä voidaan seurata tehokkaasti. Tällä tavoin liiketoimintakäytäntöjä ja/tai strategista suunnittelua voidaan tarkastella uudelleen, jos edistyminen kohti määriteltyjä tavoitteita vähenee.