Tiedonhallinnasta (KM) on useita etuja, jos sitä harjoitetaan ja ylläpidetään tehokkaasti. Kaiken kaikkiaan se voi auttaa organisaatiota hyödyntämään optimaalisesti kerättyä tietoa. Tiedonhallinnan erityisiä etuja ovat hukkaan heitettyjen resurssien vähentäminen, parempi asiakastyytyväisyys, parempi kyky kilpailla markkinoilla ja parempi tehokkuus tulevaisuuden suunnittelussa. Kuinka tarkasti KM voi vaikuttaa tiettyyn organisaatioon, riippuu siitä, keskitytäänkö siihen yleisesti vai keskitytäänkö tiettyihin alueisiin, kuten ekologiaan, teknologiaan tai organisaation suunnitteluun.
Yksi tiedonhallinnan ensisijaisista eduista on kaikkien organisaation resurssien parempi hyödyntäminen. Tämä voi sisältää kaiken työntekijöiden hallussa olevasta tiedosta raportteihin myynnistä, markkinoinnista ja asiakastyytyväisyydestä. Kun ylläpidetään ja käytetään näitä tietoja tehokkaasti, aiempaa kokemusta ja nykyistä henkilöstön pätevyyttä voidaan käyttää tehokkaimmin organisaation nostamiseen ja edistämiseen.
Kyky ratkaista ongelmia oppimalla aiemmista virheistä on yksi tiedonhallinnan muista vahvoista eduista. Seuraamalla huolellisesti onnistumisia ja epäonnistumisia organisaatio voi luoda tehokkaan luettelon parhaista käytännöistä. Tämä voi auttaa organisaatiota kaikilla alueilla asiakastyytyväisyydestä tuottavuuden parantamiseen.
Toinen osaamisen hallinnan vahva etu on, että se tarjoaa materiaaleja henkilöstön kouluttamiseen. Sekä uudet että nykyiset työntekijät voivat hyötyä organisaation kertyneestä tiedosta. He voivat myös kehittää ymmärrystä koko organisaatiosta ja oppia lisää sen sisäisistä toiminnoista ja siitä, miten se on vuorovaikutuksessa ulkomaailman kanssa. Tähän sisältyy virheistä oppiminen ja menneiden menestysten rakentaminen.
Keskitetyn tietokannan avulla, joka voidaan koota KM: n avulla, on myös mahdollista luoda parempi johdonmukaisuus koko organisaatiossa. Se on resurssi, joka voi auttaa työntekijöitä kaikilla tasoilla mukautumaan organisaation perusarvoihin ja tuleviin parhaisiin käytäntöihin. Vahva tiedonhallinta voi parantaa viestintää osastojen sisällä ja niiden välillä ja auttaa yhdistämään kaikki työntekijät.
Toinen tietämyksen hallinnan etu on, että se voi auttaa johtajia ja johtajia ohjaamaan työn oikeisiin resursseihin organisaatiossa. Yksityiskohtaisilla tiedoilla työntekijöiden kyvyistä ja kirjaa siitä, mitä toimia on tehty ja mikä ei ole toiminut, voi olla mahdollista löytää paras tapa säästää aikaa ja resursseja. Tämä tieto voi myös auttaa organisaatiota välttämään liikaa henkilöstön palkkaamista tai ylläpitämistä tarpeisiinsa.