UCC -arkistointiohjeet ovat erityissääntöjä UCC -lomakkeiden täyttämisestä ja lähettämisestä ulkoministerille. Ne tarjoavat ohjeita lomakkeiden osien täyttämiseen, jotka koskevat yksittäisen tai organisaation velallisen nimeä, vakuutetun osapuolen nimeä ja vakuutta. Ohjeet ovat yleisesti johdettu yhtenäisen kaupallisen lain 9 artiklasta, ja joitakin ohjeita muutetaan hieman vastaamaan valtion online- ja postitiedostojen tarpeita. Jokainen valtio vaatii yksityishenkilöitä ja yrityksiä toimittamaan UCC code 1 -lomakkeet tai UCC code 9 -lomakkeet, jotka ovat näiden ohjeiden mukaisia, tai muuten nämä lomakkeet hylätään usein. Lomakkeet tarjoaa valtio, jossa henkilö haluaa lähettää UCC -hakemuksen, mutta International Association of Commercial Administrators (IACA) tarjoaa myös kansallisia lomakkeita, jotka useimmat valtiot hyväksyvät.
Organisaation tai yksilön nimen on oltava tarkka virallinen nimi, jotta se täyttää UCC: n arkistointiohjeiden vaatimukset. Syynä on se, että velallinen voidaan sekoittaa toiseen velkaan, mikä poistaa UCC -hakemuksen tehokkuuden. Velallisen sosiaaliturvatunnus vaaditaan vain tietyntyyppisille panttioikeuksille, joten velalliset voivat sekoittua, jos nimeä ei ole tallennettu oikein. UCC -hakemuksen tarkoituksena on, että velkoja ilmoittaa yleisölle vakuuden kiinnostuksesta velallisen vakuuteen. Sillä on usein panttioikeus, vaikka velkojan on täytettävä panttioikeus erikseen.
Vakuutetun osapuolen nimi on velkojan virallinen nimi. Se voi olla myös siirronsaajan nimi, joka on henkilö tai organisaatio, jolle velkoja siirtää vakuuskoron. Kun uusi velkoja ostaa vakuudellisen lainan vanhalta arvopaperilta, lainan siirtoa kutsutaan usein luovutukseksi. Uudesta velkojasta tulee siirronsaaja, ja UCC: n arkistointiohjeet, jotka koskevat vakuutettua osapuolta, koskevat myös siirtäjää.
Yksi lomakkeiden tärkeimmistä näkökohdista on luettelo velallisen vakuuksista. Vakuus on henkilökohtainen omaisuus, jota velallinen käyttää lainan vakuutena, eikä hän voi myydä, siirtää tai luopua siitä, koska velkojalla on etu. UCC: n arkistointiohjeet vakuuksien luetteloimiseksi ovat usein yksinkertaisia. Velallisen on lueteltava vain vakuudet eikä muita tietoja, ja sen on sisällettävä lyhyt kuvaus jokaisesta erästä. Luotonantajan ei esimerkiksi pitäisi käyttää lomakkeen kyseistä osaa luetellakseen saajan nimen ja osoitteet kullekin kohteelle. Näitä tietoja ei viedä julkisiin rekistereihin, eivätkä ne usein ole yleisön haettavissa.