Vastaanottovirkailija tervehtii asiakkaita, vastaa puheluihin, lähettää kirjeitä ja sähköposteja sekä hoitaa monenlaisia sihteeritehtäviä. Yksi tärkeimmistä vastaanottovirkailijan ominaisuuksista, joita jonkun näistä tehtävistä hakevan on osoitettava, ovat ihmissuhde-, hallinto- ja organisointitaidot. Lisäksi vastaanottovirkailijan tulee olla taitava käyttämään tekstinkäsittelyohjelmistoja ja erilaisia toimistolaitteita.
Kärsivällisyys ja kyky työskennellä paineen alla ovat joitakin vastaanottovirkailijan ominaisuuksia, joita kiireisellä paikalla työskentelevällä on oltava. Vastaanottovirkailijat ovat monissa tapauksissa yrityksen ensimmäiset edustajat, jotka ulkopuoliset asiakkaat voivat tavata. Siksi näissä rooleissa olevien ihmisten on käsiteltävä asiakaspalveluongelmia. Lisäksi vaikka vastaanottovirkailija voi vastaanottaa viestejä tai tehdä töitä muiden ihmisten puolesta, kukaan ei vie asiakkaita pois tässä roolissa olevasta henkilöstä, ja jotkut ihmiset kamppailevat ylläpitämään korkeaa asiakaspalvelua korkeamman asiakasmäärän edessä.
Aikataulujen hallinnan lisäksi vastaanottovirkailijan on ehkä asetettava tapaamisia ja seurattava viestejä, postia ja sähköposteja useiden muiden ihmisten puolesta. Siksi hyvät organisointitaidot ovat vastaanottovirkailijan ominaisuuksia, jotka ovat ensiarvoisen tärkeitä. Näissä rooleissa työskentelevät ihmiset käyttävät usein päivittäisiä tarkistuslistoja, päiväkirjoja tai kalentereita seuratakseen tietoja ja tehtäviä. Monet menestyvät vastaanottovirkailijat hallitsevat päivittäisen aikataulunsa siten, että monimutkaisista tehtävistä huolehditaan hitaina vuorokaudenaikoina, kun taas vähemmän monimutkaisia asioita käsitellään kiireisinä aikoina.
Yleensä hallinnollisissa tehtävissä työskentelevien on käytettävä sähköpostijärjestelmiä, Internet -sivustoja ja tekstinkäsittelypaketteja. Vaikka jotkut näistä ohjelmista ovat yleisesti saatavilla ja monet yritykset käyttävät niitä, toiset ovat sisäisiä järjestelmiä, jotka on räätälöity tietyn yrityksen tarpeisiin. Työpaikkailmoituksissa kuvatut halutut vastaanottovirkailijan ominaisuudet sisältävät usein teknisen kyvyn ja halun oppia käyttämään uusia järjestelmiä ja ohjelmistotyyppejä.
Vastaanottovirkailijan, joka työskentelee lääkärin kirurgiassa tai muussa lääketieteellisessä laitoksessa, on kyettävä keräämään nopeasti kriittisesti tärkeitä tietoja lääkäreiltä ja potilailta ja välittämään nämä tiedot johdonmukaisesti muille asianomaisille osapuolille. Tämän henkilön on kyettävä kommunikoimaan helposti ja selkeästi sekä puhelimitse että henkilökohtaisesti. Vastaanottovirkailijoiden tekemät virheet voivat osoittautua kalliiksi monilla eri toimialoilla, joten yksityiskohtien tarkkailu ja kyky kirjoittaa tai välittää tietoja tehokkaasti ilman virheitä voivat olla vastaanottovirkailijan olennaisia ominaisuuksia.