Negatiivinen kassavirta ilmenee liiketoiminnassa, kun käteismaksujen ulosvirtaus ylittää myynnistä tulevan käteisvirran. Yleisimpiä syitä tähän ongelmaan ovat korkeat käyttökustannukset, alhainen myyntivolyymi, virheellinen kustannuslaskenta, huonot investoinnit omaisuuteen ja houkuttelevat rahoitusvaihtoehdot lainanantajien kanssa. Monet yritykset voivat toteuttaa muutamia menettelyjä kassavirran parantamiseksi. Jos negatiivisen kassavirran annetaan nousta kestämättömälle tasolle, yritys joutuu konkurssiin. Joissakin tapauksissa yritys ei ehkä pysty korjaamaan kassavirtaongelmia, jolloin konkurssi on ainoa vaihtoehto.
Rahavirtalaskelma on yleisin työkalu, jota yritykset käyttävät määrittäessään, miksi niillä on negatiivinen kassavirtaongelma. Tämä lausunto on tarpeen kaikille suoriteperusteista kirjanpitojärjestelmää käyttäville yrityksille. Useimmat yritykset käyttävät suoriteperusteista kirjanpitojärjestelmää, koska kansallisilla kirjanpitostandardeilla on tiukat vaatimukset suoriteperusteiselle järjestelmälle. Rahavirtalaskelmassa on kolme osaa: toiminta, sijoittaminen ja rahoitus. Jokaisessa osassa luetellaan tietyt käteisliikkeet, joita yritys kokee koko toimintansa ajan. Tämän lausunnon tarkistaminen voi auttaa omistajia ja johtajia löytämään ongelmia, jotka liittyvät yrityksen negatiiviseen kassavirtaan.
Korkeat toimintakulut ovat yksi syy siihen, että yrityksellä voi olla negatiivinen kassavirta. Liikekulut kirjataan kassavirtalaskelman toimintaosaan. Yritykset, jotka maksavat liikaa työstä, raaka -aineista, yleishyödyllisistä palveluista, tilojen ylläpidosta ja muista päivittäisten toimintojen suorittamiseen tarvittavista kohteista, ovat suurempia negatiivisen kassavirran mahdollisuuksia.
Alhainen myyntivolyymi johtaa myös negatiiviseen kassavirtaan. Jos yritys ei pysty myymään tarpeeksi tavaroita avoimilla markkinoilla, sen kassavirrat ovat varmasti pieniä. Huonot kustannuslaskentatavat voivat olla syynä alhaiseen myyntiin ja korkeisiin käyttökustannuksiin. Yritykset, jotka eivät voi laskea ja kohdistaa kustannuksia tuotteisiin tehokkaasti, eivät ymmärrä tuotteiden hinnoittelua.
Rahavirtalaskelman sijoitusosassa investoinnit käyttöomaisuuteen voivat osoittaa rahavirtoihin liittyviä ongelmia. Jos ostat liikaa käyttöomaisuutta, joka ei tuota lisäarvoa yritykselle, tuloksena on välittömiä kassavirtoja ilman mahdollisuutta tuleviin kassavirtoihin. Tämä voi olla sekä välitön negatiivinen kassavirta että pitkäaikainen kassavirtaongelma.
Sijoitusosa liittyy läheisesti rahavirtalaskelman rahoitusosaan. Yritykset tarvitsevat usein ulkopuolista rahoitusta käyttöomaisuuden maksamiseen. Lainojen, joilla on korkea korko, ilmapallomaksut tai muut epäedulliset ehdot, saaminen johtaa korkeisiin käteismaksuihin lainoista, jotka yrityksen on maksettava ennen toimintakuluja.