Yritykset päättävät usein käyttää transkriptiopalveluja laatiakseen kirjallisia transkriptioita tärkeistä kokouksista. On olemassa useita tekijöitä, jotka voivat vaikuttaa tämän tyyppisten palvelujen käyttökustannuksiin, mukaan lukien kokouksen pituus, transkription vaatima muoto ja aika, jolloin transkriptio on saatettava päätökseen ja toimitettava. Koska transkription hinnoittelu vaihtelee jonkin verran palveluntarjoajalta toiseen, on usein hyvä idea saada tarjouksia useilta eri palveluilta ja verrata vaihtoehtojen valikoimaa ja maksuehtoja ennen kuin laskeudut yksittäiseen palveluntarjoajaan.
Yksi transkription hinnoittelun ensimmäisistä näkökohdista on kokouksen kesto. Tämän tyyppisille palveluille on käytössä useita hintarakenteita. Jotkut palveluntarjoajat käyttävät muotoa, joka vaatii kiinteän hinnan minuutissa kokouksen todellisen keston perusteella, kun taas toiset voivat veloittaa kiinteän hinnan ensimmäisistä 30 minuutista tuntiin ja soveltaa sitten eri hintarakennetta jäljellä olevalle ajalle. Tämä tarkoittaa sitä, että asiakkaiden tulisi käyttää aikaa laskea likimääräiset kustannukset kokouksen keston perusteella käyttäen mitä tahansa transkription tekijän tarjoamaa kaavaa.
Toinen tärkeä näkökohta transkription hinnoittelussa on muoto, jossa transkriptio toimitetaan. Nykyään ei ole harvinaista, että sähköinen kopio valmistetaan käyttämällä yhtä useista eri vaihtoehdoista tekstinkäsittelymuodossa. Asiakirja voidaan lähettää asiakkaalle helposti sähköpostitse tai ladata turvalliselle sivustolle, josta asiakas voi noutaa transkription helposti. Lisämaksuja saatetaan veloittaa, jos asiakas vaatii täytetyn transkription lataamista CD-R-levylle ja yhden tai useamman kopion lähettämistä postitse eri organisaation yhteyshenkilöille. Tyypillisesti kunkin tähän tarkoitukseen tuotetun CDR -levyn valmisteluun, toimitukseen ja käsittelyyn liittyy maksuja.
Muut asiat voivat myös vaikuttaa transkription hinnoitteluun. Jos haluat pyytää transkriptin ensisijaista käsittelyä, jossa asiakas haluaa, että transkriptio suoritetaan ja palautetaan lyhyemmässä ajassa, todennäköisesti veloitetaan jonkinlainen lisämaksu. Epätavalliset vaikeudet, jotka haittaavat kopiointiprosessia, kuten kokouksen heikkolaatuinen äänitallenne, voivat myös merkitä lisämaksujen arviointia. Useimmat palveluntarjoajat sisältävät luettelon eri transkriptioiden hinnoittelusta eri palveluille ja pyynnöille, jotka eivät sisälly työn perushintaan. Näiden lisäkustannusten tarkistaminen ja näiden lisäkustannusten huomioon ottaminen helpottaa huomattavasti eri palvelujen käytön kokonaiskustannusten vertailua ja antaa asiakkaalle mahdollisuuden valita kustannustehokkain.