Sähköpostin etiketti, jota joskus kutsutaan laajalti netiketiksi, on monimutkainen asia. Ei todellakaan ole tarkoituksenmukaista olla jättämättä vastaamatta sähköpostiviesteihin, etenkin yksityishenkilöiltä, mutta meillä kaikilla on toisinaan kiire, ja voimme ehkä vain hyväksyä sähköpostien vastaanottamisen ja luvata kirjoittaa tarkemmin myöhemmin. Kysymys siitä, onko automaattisen vastauksen lähettäminen kaikkiin sähköposteihin aiheellista, on myös monimutkainen.
Yleisesti katsotaan sopimattomaksi lähettää automaattinen vastaus kaikkiin sähköposteihin, kun pystyt täysin palauttamaan vastauksen. Käytäntö on yleistymässä, vaikka ihmiset kykenevät vastaamaan sähköposteihinsa, ja tämä näyttäisi rikkovan sähköpostin etikettiä. Toisaalta, jos aiot ottaa lomaa ja olet yksityishenkilö, työskentelet pienyrityksessä tai sinulla on yksityinen käytäntö asianajajana tai lääkärinä, ihmiset voivat odottaa useita päiviä useita viikkoja toivoen vastausta sinulta, se voi viedä enemmän aikaa kuin he odottivat. Jos saat suuria määriä sähköpostia, sähköpostin etikettiasiantuntijat suosittelevat, että kirjoitat sopivan vastauksen ja lähetät automaattisen vastauksen kaikkiin sähköposteihin, jos aiot olla poissa tietokoneeltasi tai sähköpostilähteestä yli 48 tuntia työviikon aikana.
Kehyksesi vastauksen tulee olla kohtelias ja asiallinen, koska saatat saada kirjeitä ystäviltä tai ammattilaisilta. Ilmoita poissaolosi, mutta sinun ei tarvitse kertoa syytä, ja anna aika -arvio siitä, milloin aiot vastata sähköposteihin. Anna itsellesi muutama päivä ylimääräistä aikaa, varsinkin jos saat yleensä suuren määrän sähköpostiviestejä. Näin voit täyttää velvoitteesi vastata sähköposteihin ja samalla antaa itsellesi aikaa palata vaihteisiin muutaman päivän poissaolon jälkeen.
Huomaa, että osa sähköposteistasi todennäköisesti palautuu, kun käytät automaattista vastausta, varsinkin jos saat paljon roskapostia tai Bacn -sähköpostiviestejä. Itse asiassa, jos tilaat uutisryhmiä tai sosiaalisen verkostoitumisen sivustoja, voit halutessasi peruuttaa tilauksen lomallasi. Tällä tavalla et täytä muiden ihmisten postilaatikoita useilla viesteilläsi poissaolostasi, mitä pidetään töykeänä. Teoriassa, jos aiot käyttää automaattista vastausta kaikkiin sähköposteihin ollessasi poissa, sinun on varmistettava, että saat vain henkilökohtaisia tai liiketoiminnallisia viestejä. Jos et halua jäädä paitsi uutisryhmä- tai Bacn -sähköpostiviesteistä, tilaa ne eri sähköpostiosoitteella kuin se, jota käytät henkilökohtaiseen tai liikekirjeenvaihtoon.
Suuret yritykset tai yritykset, jotka saavat huomattavan määrän sähköpostia, voivat käyttää automaattista vastausjärjestelmää sähköpostin vastaanottamisen vahvistamiseen. On kohteliasta, että mikä tahansa yritys lähettää automaattisen vastauksen kaikkiin sähköposteihin, koska se vahvistaa niiden vastaanottamisen. Tämä tilanne on samanlainen kuin kiireinen tarjoilija, joka nyökkää sinulle ravintolassa. Hän kertoo, että näkee sinut ja tulee pöytään niin pian kuin mahdollista. Suuri yritys, joka lopulta vastaa sähköpostiisi, antaa lähinnä ystävällisen nyökkäyksen lupauksella henkilökohtaisesta vastauksesta muutaman päivän tai viikon kuluttua.
On erityisen tärkeää, että lääkärit, terapeutit ja kaikki liittoutuneet terveydenhuollon ammattilaiset, jotka käyttävät sähköpostikirjeenvaihtoa potilaiden kanssa, lähettävät automaattisen vastauksen kaikkiin sähköposteihin, kun he ovat poissa kaupungista työviikon aikana yli kaksi päivää. Jos potilaalla on välitön huolenaihe, terveydenhuollon ammattilaiset voivat ilmoittaa vaihtoehtoisesta yhteydenotosta, jotta potilaan ei tarvitse odottaa useita päiviä eikä hän pysty käsittelemään terveysongelmaa, joka saattaa tarvita heti huomiota.