Sähköpostin siirto palvelusta toiseen ilman viestien katoamista

Uuden sähköpostiosoitteen käyttöönotto vie muutaman minuutin. Siirto vie viikkoja, eikä syy ole tekniikassa. Syy on siinä, että sähköpostiosoite on vuosien mittaan kasvanut kaikkien muiden tilien juureksi: verkkokaupat, pankkiviestit, työkalut, suoratoistopalvelut ja viranomaisasiointi käyttävät sitä yhteysosoitteena ja salasanan palautusreittinä.

Tästä seuraa yksi käytännön sääntö, joka kannattaa pitää mielessä koko ajan. Sähköpostin siirto on tunnistautumisen siirto. Viestien kopiointi on tekninen suoritus, joka onnistuu lähes aina. Palautusosoitteiden vaihtaminen on se osa, jossa unohdus näkyy vasta kuukausien päästä, kun jokin tili pitäisi palauttaa eikä koodia tule mihinkään.

Tässä artikkelissa käydään läpi siirto siinä järjestyksessä, jossa se kannattaa tehdä: kartoitus, viestien siirto, uudelleenohjaus siirtymäaikana, palautusosoitteiden vaihto, yhteystiedot ja kalenteri sekä vanhan osoitteen sulkeminen. Sähköpostin tekniikka on selitetty erikseen artikkelissa miten sähköposti toimii, ja oman verkkotunnuksen käyttö osoitteessa artikkelissa oma verkkotunnus.

Kartoita ensin, mitä osoite oikeasti tekee

Ennen kuin siirrät yhtään viestiä, selvitä mihin osoitetta käytetään. Muistin varassa lista jää aina vajaaksi, joten käytä vanhaa postilaatikkoa hakemistona. Se on täynnä todisteita.

Hae vanhasta laatikosta vuosien varrelta viestejä, joissa esiintyy sanoja kuten tervetuloa, vahvista sähköpostiosoitteesi, tilisi on luotu, kuitti tai salasanan palautus. Jokainen osuma on tili, joka tuntee vanhan osoitteesi. Kirjaa ne listaksi. Jos käytät salasanojen hallintaohjelmaa, sen tallennettujen kohteiden lista on toinen ja usein täydellisempi lähde, koska siellä on myös ne tilit, joiden vahvistusviestin olet poistanut.

Jaa lista kolmeen ryhmään. Ensimmäisessä ovat tilit, joissa väärinkäyttö maksaisi rahaa tai identiteetin: pankki, maksupalvelut, verkkokaupat, joihin on tallennettu kortti, ja se sähköpostitili itse, jonka kautta muut palautetaan. Toisessa ovat tilit, joita käytät säännöllisesti mutta joissa ei ole rahaa. Kolmannessa on kaikki muu: uutiskirjeet, kertaostokset ja unohtuneet palvelut.

Vain ensimmäinen ryhmä vaatii kiirettä. Kolmas ryhmä hoituu sitä mukaa kun uudelleenohjaus tuo viestejä esiin, ja moni sen tili kannattaa jättää kokonaan kuolemaan.

Näin viestit siirtyvät: kolme tapaa

Viestien siirtoon on kolme reittiä, ja ne eroavat siinä, mitä ne säilyttävät.

Kaksi ensimmäistä tapaa nojaavat IMAP-yhteyteen. Se on protokolla, jossa viestit säilytetään palvelimella ja ohjelma vain näyttää ne. Juuri tästä syystä kopiointi on turvallista: siirto lukee vanhaa laatikkoa eikä tyhjennä sitä. Vanhat viestit jäävät paikoilleen, kunnes sinä itse päätät poistaa ne.

Vanhempi POP-yhteystapa toimii toisin: se lataa viestit laitteelle ja voi asetuksesta riippuen poistaa ne palvelimelta. Jos vanha tilisi on määritetty postiohjelmaan POP-yhteydellä, tarkista ennen mitään muuta, ovatko viestit enää palvelimella vai vain yhdellä koneella.

Muutama asia ei siirry millään tavalla, ja se kannattaa tietää etukäteen. Suodattimet ja säännöt eivät siirry, vaan ne on tehtävä uudelleen. Samoin allekirjoitukset, automaattivastaukset ja usein myös kansioiden värit ja tähdet. Kirjoita tärkeimmät suodatinsäännöt muistiin ennen siirtoa.

Siirron järjestys vaihe vaiheelta

Tämä järjestys minimoi katkokset. Älä oikaise vaiheiden yli, varsinkaan vaiheen 2 yli.

1. Luo uusi osoite ja suojaa se ensin. Vahva salasana, kaksivaiheinen tunnistautuminen ja varakoodit talteen paperille tai salasanaholviin. Uudesta osoitteesta tulee heti käyttöönoton jälkeen arvokkain tilisi.
2. Aseta uudelle tilille palautusosoite ja puhelinnumero, jotka eivät ole vanhassa palvelussa. Jos uuden tilin palautusosoite on vanha osoite, olet rakentanut kehän, joka katkeaa juuri silloin kun sitä tarvitset.
3. Käynnistä viestien tuonti. Suuri postilaatikko voi siirtyä useita päiviä. Anna sen käydä taustalla.
4. Kytke uudelleenohjaus vanhasta osoitteesta uuteen. Tästä alkaa siirtymäaika.
5. Vaihda palautusosoitteet ryhmä kerrallaan. Aloita ensimmäisestä ryhmästä ja tarkista jokaisen kohdalla myös kaksivaiheisen tunnistautumisen asetukset.
6. Ilmoita uusi osoite ihmisille vasta tässä vaiheessa. Automaattivastaus vanhaan laatikkoon on tehokkaampi kuin joukkoviesti, koska se tavoittaa juuri ne, jotka oikeasti kirjoittavat sinulle.
7. Seuraa vanhaa laatikkoa ohjauksen läpi. Jokainen ohjattu viesti on merkki tilistä, jonka osoitetta et ole vielä vaihtanut.
8. Sulje vanha osoite vasta, kun ohjaus on ollut hiljaa pitkään. Käytännössä tämä tarkoittaa vähintään sitä, että vuosittain toistuvat asiat kuten vakuutukset ja tilausten uusiutumiset ovat ehtineet käydä kertaalleen läpi.

Uudelleenohjaus on silta, ei ratkaisu

Uudelleenohjaus välittää vanhaan osoitteeseen saapuvat viestit uuteen laatikkoon. Se on siirron tärkein yksittäinen työkalu, koska se antaa aikaa: mikään ei katoa sillä välin kun käyt tilejä läpi.

Ohjauksella on kuitenkin kaksi rajoitusta, jotka on hyvä tietää.

Ensimmäinen on lähettäjän varmennus. Kun viesti ohjataan eteenpäin, sen lähettää perille eri palvelin kuin alkuperäinen lähettäjä. Vastaanottava pää tarkistaa lähettäjän oikeutta lähettää kyseisen verkkotunnuksen nimissä, ja ohjaus rikkoo osan näistä tarkistuksista. Käytännön seuraus on, että ohjatut viestit päätyvät tavallista herkemmin roskapostikansioon. Mekanismi on selitetty artikkelissa SPF, DKIM ja DMARC, ja suodattimen päättelylogiikka artikkelissa roskapostisuodatin. Tarkista siirtymäaikana roskapostikansio uudessa laatikossa säännöllisesti.

Toinen rajoitus on suunta. Ohjaus tuo postin sisään mutta ei muuta lähtevää osoitetta. Jos vastaat ohjattuun viestiin uudesta laatikosta, vastaanottaja näkee uuden osoitteesi. Se on yleensä hyvä asia, koska se opettaa vastapuolen uuteen osoitteeseen ilman erillistä ilmoitusta.

Palautusosoitteen vaihto tärkeysjärjestyksessä

Tämä on siirron oikea työ. Käy tilit läpi järjestyksessä, joka vastaa vahinkoa, jos pääsy niihin katkeaa.

Tarkista jokaisen tilin kohdalla kaksi asiaa. Ensin varsinainen yhteysosoite, jota käytetään kirjautumiseen tai ilmoituksiin. Sitten erikseen palautusosoite, joka on usein eri asetus eri paikassa. Moni palvelu vaihtaa vain ensimmäisen, jolloin palautusreitti jää osoittamaan vanhaan laatikkoon. Miksi juuri tämä reitti on tunnistautumisen heikoin lenkki, on käsitelty artikkelissa tilin palautus.

Ole tässä vaiheessa erityisen tarkkana viesteistä, jotka pyytävät sinua vahvistamaan osoitteenvaihdon linkin kautta. Siirron aikana odotat juuri tällaisia viestejä, ja se on juuri se tilanne, jossa kalasteluviesti menee läpi helpoimmin. Tee vahvistukset mieluummin kirjautumalla palveluun itse kuin viestin linkistä.

Yhteystiedot, kalenteri ja liitteet

Yhteystiedot ja kalenteri siirtyvät omilla vientitiedostoillaan, eivät sähköpostin mukana. Molemmille on vakiintunut avoin muoto, ja lähes jokainen palvelu osaa lukea niitä.

• Yhteystiedot viedään vCard-muodossa, ja tiedostopääte on tavallisesti .vcf. Yksi tiedosto voi sisältää koko osoitekirjan.
• Kalenteri viedään iCalendar-muodossa, päätteenä .ics. Toistuvat tapahtumat siirtyvät, mutta muiden ihmisten vastaukset kutsuihin eivät välttämättä.
• Suuret liitteet kannattaa tarkistaa erikseen. Jos vanha palvelu on tallentanut liitteet omaan pilvitallennukseensa ja viestissä on vain linkki, liite ei siirry viestin mukana. Tällöin lataa tiedostot erikseen ennen tilin sulkemista.

Kannattaa myös huomata, että sinulla on oikeus saada palveluun antamasi henkilötiedot koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiseen palveluun. Käytännössä tämä näkyy palvelujen omina lataustoimintoina, joista saa kerralla viestit, yhteystiedot ja kalenterin. Se on usein nopein tapa ottaa täysi arkistokopio ennen siirtoa.

Vanhan osoitteen sulkeminen ja sen riskit

Tekisi mieli sulkea vanha tili heti, kun siirto näyttää valmiilta. Se on siirron riskialttein yksittäinen teko, ja siihen on kolme syytä.

Ensimmäinen on kesken jääneet palautusreitit. Jos jokin tili osoittaa vielä vanhaan osoitteeseen, sulkeminen katkaisee ainoan reitin siihen tiliin. Vahinko huomataan yleensä vasta silloin, kun salasana on unohtunut ja palautus ei tuota mitään.

Toinen on osoitteiden kierrätys. Osa palveluista voi ottaa pitkään käyttämättömän osoitteen uudelleen jakoon, ja käytännöt vaihtelevat palveluittain. Jos näin käy, uusi käyttäjä saa sinulle tarkoitetut viestit. Sama koskee oman verkkotunnuksen alaisia osoitteita, jos tunnus pääsee vanhenemaan ja joku muu rekisteröi sen.

Kolmas on todisteet. Vanhassa laatikossa on kuitteja, takuutodistuksia ja sopimusvahvistuksia. Ota koko laatikosta arkistokopio tiedostoina ennen sulkemista, vaikka olisit siirtänyt viestit uuteen palveluun.

Turvallisin lopetusjärjestys on tämä: pidä vanha tili auki mutta passiivisena, poista siitä maksutiedot ja arkaluontoiset luonnokset, pidä ohjaus päällä ja kirjaudu sisään sen verran usein, ettei tili sulkeudu käyttämättömyyden takia. Sulje se vasta, kun ohjaus ei ole tuonut mitään merkityksellistä pitkään aikaan.

Tarkistuslista ennen kuin julistat siirron valmiiksi

• Onko uudella tilillä kaksivaiheinen tunnistautuminen ja ovatko varakoodit tallessa muualla kuin sähköpostissa?
• Onko uuden tilin palautusosoite ja -numero jossain muussa palvelussa kuin vanhassa laatikossa?
• Onko ensimmäisen ryhmän tileistä vaihdettu sekä yhteysosoite että palautusosoite?
• Onko kaikkien tilien kertakäyttökoodit ja tunnistussovellukset siirretty uuteen puhelimeen, jos vaihdoit samalla laitetta?
• Onko yhteystiedoista ja kalenterista otettu vientitiedostot ja onko ne tuotu uuteen palveluun?
• Onko suodattimet ja automaattivastaus tehty uudelleen uudessa palvelussa?
• Onko vanhasta laatikosta arkistokopio, joka ei ole kummankaan palvelun sisällä?

Kun kaikkiin voi vastata kyllä, siirto on valmis. Sen jälkeen jäljelle jää vain yksi ylläpitotehtävä: kun avaat uuden tilin mihin tahansa palveluun, tarkista heti käyttöönotossa, mihin osoitteeseen sen palautusviestit menevät.