Kuinka suuren liitteen voi lähettää sähköpostilla Gmailissa ja Outlookissa?

Henkilökohtaisella Gmail-tilillä voi lähettää liitteitä yhteensä enintään 25 megatavua, ja Outlook.comissa koko viesti saa olla enintään 25 megatavua. Työ- ja koulutileillä raja on ylläpitäjän päätös, ja Microsoft 365:ssä se voi olla jopa 150 megatavua. Nämä ovat palvelujen omien ohjeiden luvut lokakuussa 2026.

Silti moni on huomannut, että 20 megatavun video ei lähde 25 megatavun rajasta huolimatta. Siksi verkossa kiertää kaksi selitystä: joko raja on oikeasti pienempi kuin luvataan, tai palvelu laskee tiedoston koon väärin. Kumpikaan ei pidä. Raja on oikea, mutta se ei koske tiedostoa sellaisena kuin näet sen kansiossa. Se koskee viestiä, johon tiedosto on koodattu tekstiksi, ja koodattuna sama tiedosto on noin kolmanneksen suurempi. Lisäksi viestin pitää mahtua sekä lähettävän että vastaanottavan palvelimen rajaan, ja Microsoftin omissa ohjeissa kiertää vielä pienempi luku.

Tämä artikkeli kokoaa Googlen ja Microsoftin ohjesivujen rajat samaan taulukkoon, laskee koodauksen vaikutuksen auki sähköpostin standardista ja kertoo, kuinka suuri liite menee perille tietämättä, mitä vastaanottajalla on käytössä.

Rajat palveluittain yhdessä taulukossa

Taulukossa on se luku, jonka palvelu itse ilmoittaa, ja se, mihin raja kohdistuu. Ero on tärkeä: osa rajoista koskee pelkkiä liitteitä, osa koko viestiä.

Taulukosta näkyy, miksi "Outlookin raja" on kaksi eri asiaa. Henkilökohtaisessa Outlook.comissa raja on 25 Mt, työpaikan Microsoft 365 -postissa oletuksena 35 Mt ja enintään 150 Mt. Kumpikin on Microsoftin palvelukohtaisen ohjeen luku.

Hakutuloksissa näkyy usein vielä kolmas luku, ja sekin on Microsoftilta. Microsoftin yleinen, suomenkielinen Outlook-ohje sanoo, että Internet-sähköpostitilien, kuten Outlook.comin tai Gmailin, enimmäiskoko on 20 Mt ja Exchange-tilien oletus 10 Mt. Palvelukohtaiset sivut ovat tarkempia: Outlook.comin oma ohje antaa 25 Mt ja Exchange Onlinen palvelukuvaus 35 ja 36 Mt. Palvelukuvauksen mukaan 10 Mt on oman Exchange Server -palvelimen oletus, ei Microsoft 365:n. Jos työpaikallasi on oma palvelin, raja voi siis olla selvästi pienempi kuin pilvipalvelussa. Ohje ei kerro, lasketaanko 20 Mt ennen koodausta vai sen jälkeen. Jos jälkeen, siihen mahtuu noin 14,6 Mt:n tiedosto, kuten alempana olevasta taulukosta näkyy.

Mitä tapahtuu, kun raja ylittyy

Palvelut käsittelevät liian suurta liitettä eri tavoin, ja se selittää, miksi sama tiedosto "lähtee" yhdestä palvelusta mutta ei toisesta.

Gmail tekee liitteestä linkin. Googlen ohjeen mukaan, jos liitteiden kokonaiskoko ylittää rajan, Gmail poistaa liitteen automaattisesti ja lisää sen Google Drive -linkkinä sähköpostiin. Viesti lähtee, mutta vastaanottaja saa linkin eikä tiedostoa. Jos hän ei pääse Driveen tai linkin käyttöoikeudet on rajattu vain sinulle, tiedosto ei aukea hänelle.

Outlook.com pyytää pienentämään tai jakamaan linkkinä. Microsoftin ohje neuvoo pakkaamaan tiedoston tai liittämään sen OneDrive-linkkinä. Linkkinä liitetty tiedosto ei kuluta viestin 25 megatavun kiintiötä, ja tiedosto saa olla enintään 2 gigatavua.

Microsoft 365 palauttaa viestin. Exchange Onlinen palvelukuvauksen mukaan rajaa suurempia viestejä ei toimiteta, ja lähettäjä saa palautusviestin. Raja koskee kaikkia viestejä: saapuvia, lähteviä ja organisaation sisäisiä.

Palautusviesti on se kohta, jossa moni luulee viestin kadonneen. Viesti ei kadonnut, vaan jokin ketjun palvelin kieltäytyi ottamasta sitä vastaan. Miten ketju toimii ja miten palautusviestin virhekoodi luetaan, on selitetty artikkelissa miten sähköposti toimii.

Miksi 20 Mt:n tiedosto ei mahdu 25 Mt:iin

Sähköposti on alun perin tekstin siirtoa varten. Kuvat, PDF-tiedostot ja videot ovat binääridataa, jota ei voi sellaisenaan kuljettaa tekstinä. Siksi sähköpostiohjelma koodaa jokaisen liitteen tekstimerkeiksi ennen lähetystä, ja vastaanottajan ohjelma purkaa merkit takaisin tiedostoksi. Tavallisin koodaus on base64, joka on määritelty MIME-standardissa RFC 2045.

Standardin mukaan base64 esittää jokaisen 24 bitin ryhmän neljänä merkkinä. 24 bittiä on kolme tavua, ja jokainen merkki vie viestissä yhden tavun, joten kolmesta tavusta tulee neljä. Standardi toteaa itse, että koodattu data on johdonmukaisesti vain noin 33 prosenttia koodaamatonta suurempaa. Lisäksi koodattu teksti on katkaistava enintään 76 merkin riveiksi, ja jokainen rivinvaihto vie kaksi merkkiä lisää.

3 tavua → 4 merkkiä: kerroin 4 / 3 = 1,333. 76 merkin rivi + 2 rivinvaihtomerkkiä: kerroin 78 / 76 = 1,026. Yhteensä 1,333 × 1,026 = noin 1,37 eli noin 37 prosenttia suurempi.

Sama 37 prosenttia esiintyy Googlen Workspace-ohjeessa: sen mukaan saapuvan viestin raja lasketaan koodauksen jälkeen, ja koodaus lisää kokoa noin 37 prosenttia. Microsoft käyttää samasta ilmiöstä lukua 33 prosenttia, eli pelkkää kolmesta neljään -kerrointa ilman rivinvaihtoja.

Tällä kertoimella 20 megatavun tiedosto vie viestissä noin 27 megatavua. Jos raja lasketaan viestistä sellaisena kuin se kulkee verkossa, se ei mahdu 25 megatavuun, vaikka kansiossa näkyvä koko on selvästi alle rajan. Rajan alle mahtuu koodattuna enintään noin 18 megatavun tiedosto, koska 25 / 1,37 = 18,2.

Googlen ja Microsoftin kuluttajaohjeet eivät kerro, lasketaanko henkilökohtaisen tilin 25 megatavua ennen koodausta vai sen jälkeen. Siksi taulukko kertoo varman koon, ei sitä, että jokainen 19 megatavun tiedosto epäonnistuisi. Microsoft 365:stä tiedetään enemmän, ja siitä alla.

Koodaus ei ole ainoa lisä. Viestin teksti, allekirjoituksen logo ja viestiin upotetut kuvat lasketaan samaan kokoon, ja Outlook.comin ohje sanoo tämän suoraan. Pitkä viestiketju, jossa on monta upotettua kuvaa, vie tilaa jo ennen kuin liitteitä on yhtään.

Microsoft 365: miksi 150 Mt on usein 112 Mt

Exchange Onlinen palvelukuvaus avaa koodauksen vaikutuksen tarkemmin kuin mikään muu lähde. Sen mukaan enintään 150 megatavun viestejä voi lähettää ja vastaanottaa käyttäjien välillä silloin, kun viesti ei koskaan poistu Microsoftin datakeskuksista. Datakeskusten ulkopuolelle reititettyihin viesteihin tulee 33 prosentin lisäys koodauksesta, ja silloin suurin viestikoko on 112 megatavua.

Käytännössä 150 megatavua koskee siis vain viestejä toiselle Microsoftin palvelua käyttävälle. Kun lähetät saman liitteen asiakkaalle, jonka posti on muualla, katto on 112 megatavua.

Outlook selaimessa varautuu tähän valmiiksi. Palvelukuvauksen mukaan se rajoittaa lähetettävän viestin 25 prosenttia pienemmäksi kuin asetettu raja: jos ylläpitäjä on asettanut 100 megatavua, selaimesta voi lähettää enintään 75 megatavua. Sama sääntö oletusrajaan sovellettuna tarkoittaa, että 35 megatavun oletuksella selaimesta lähtee enintään noin 26 megatavua.

Puhelimen Outlook-sovelluksessa viestin raja on 33 megatavua, vaikka yksittäiselle liitteelle on taulukossa merkitty 150 megatavua. Palvelukuvauksen mukaan sovellus ottaa liitteen rajan postilaatikon mobiililaitekäytännöstä ja noudattaa sen kokorajoista pienintä. Yksi viesti saa sisältää enintään 250 liitettä riippumatta niiden yhteiskoosta.

Rajaa ei voi nostaa itse. Jos työtehtävissä pitää lähettää suuria tiedostoja usein, kysymys kuuluu organisaation ylläpitäjälle, joka voi asettaa rajan 1 - 150 megatavun välille koko organisaatiolle tai käyttäjäkohtaisesti.

Vastaanottajan raja ratkaisee

Oma palvelusi tarkistaa vain oman rajansa. Kun viesti lähtee, se kulkee SMTP-yhteydellä vastaanottajan palvelimelle, joka tekee oman päätöksensä. Jos sen raja on pienempi kuin viestin koko, viesti palaa takaisin, vaikka oma palvelusi hyväksyi sen.

Esimerkki: työpaikan Microsoft 365, jonka ylläpitäjä on nostanut rajan 150 megatavuun, lähettää 60 megatavun liitteen. Microsoftin puolella viesti on sallittu, koska se jää alle 112 megatavun. Vastaanottajan Google Workspace Enterprise Standard -tili ottaa kuitenkin vastaan enintään 50 megatavua koodauksen jälkeen, ja 60 megatavun liite vie koodattuna noin 82 megatavua. Viesti palaa. Jos vastaanottajalla olisi Microsoft 365 oletusasetuksilla, raja olisi 36 megatavua.

Lähettäjä ei näe vastaanottajan rajaa etukäteen. Siksi pienin yleinen raja on käytännössä se, jonka mukaan kannattaa mitoittaa: henkilökohtaisen Gmailin ja Outlook.comin 25 megatavua.

Mihin minkäkin kokoinen liite mahtuu

Alla oleva taulukko yhdistää edellä olevat rajat ja koodauksen kertoimen 1,37. Koko tarkoittaa kaikkien liitteiden yhteiskokoa sellaisena kuin tiedostonhallinta sen näyttää. Kun palvelu ei kerro, lasketaanko raja ennen koodausta vai sen jälkeen, taulukko olettaa epäedullisemman vaihtoehdon.

Taulukon tärkein rivi on ensimmäinen. Kun et tiedä, mitä vastaanottaja käyttää, alle 18 megatavun liite on ainoa, joka mahtuu kaikkiin tässä käsiteltyihin 25 megatavun tai suurempiin rajoihin myös silloin, kun raja lasketaan koodatusta viestistä. Toinen huomio koskee työpaikkoja. Microsoft 365:n oletusrajalla selaimen Outlookista lähtee 25 prosentin varauksen takia enintään noin 26 megatavua, joten sama liite voi lähteä Outlook-ohjelmasta mutta ei selaimesta.

Kolmanneksi taulukosta näkyy, kuinka nopeasti linkki muuttuu ainoaksi järkeväksi vaihtoehdoksi. Jo 25 megatavun kohdalla liitteen perillemeno riippuu vastaanottajan palvelusta ja sen ylläpitäjän asetuksista, eikä lähettäjä voi tarkistaa kumpaakaan. Linkkiin näitä rajoja ei sovelleta.

Tiedoston koko ei ole aina sitä, miltä näyttää

Megatavu ei aina tarkoita samaa. Osa ohjelmista laskee megatavun miljoonana tavuna, osa 1 048 576 tavuna eli mebitavuna. Ero on noin 5 prosenttia. Jos tiedostonhallinta näyttää koon binäärisesti laskettuna, "24 Mt" voi olla 25,2 miljoonaa tavua. Koodauksen 37 prosenttiin verrattuna ero on pieni, mutta aivan rajalla se riittää kaatamaan lähetyksen.

Toinen harha liittyy kuviin. Outlook.comin ohjeen mukaan kuvan koon muuttaminen ei pienennä sen tiedostokokoa. Kun kuvaa kutistetaan viestissä vetämällä, se näkyy pienempänä, mutta viestiin lähtee alkuperäinen tiedosto.

Kolmas harha on pakkaus. Zip-tiedosto pienentää tekstiä, taulukoita ja monia toimisto-ohjelmien tiedostoja huomattavasti, mutta valokuvat ja videot on jo pakattu tallennusvaiheessa, eikä niistä saa juuri mitään pois. Syy on selitetty artikkelissa pakkaus ja zip-tiedostot. Videon saa pienemmäksi vain tallentamalla sen uudelleen pienemmällä tarkkuudella, ja silloin laatu heikkenee.

Gmail ei myöskään anna liittää suoritettavia tiedostoja, kuten .exe-päätteisiä, koko riippumatta. Google perustelee tätä virusten estämisellä. Samasta syystä moni vastaanottava järjestelmä suodattaa tietyt liitetyypit pois, koska liitteet ovat haittaohjelmien tavallinen kulkureitti.

Linkki vai liite: milloin kumpikin

Kun tiedosto on rajan yli, linkki on palvelujen itsensä suosittelema ratkaisu. Gmail tekee sen automaattisesti, Outlook.com tarjoaa OneDrivea ja Microsoft 365 sallii OneDrive-liitteinä jopa 2 gigatavun tiedostot. Linkki ei kuluta viestin kokoa, eikä vastaanottajan palvelimen raja koske sitä.

Linkillä on kuitenkin omat ehtonsa. Vastaanottajan pitää päästä pilvipalveluun, linkin käyttöoikeuksien pitää olla oikein, ja tiedosto pysyy sinun hallinnassasi vain niin kauan kuin et poista sitä. Liitteenä lähetetty tiedosto taas on vastaanottajan oma kopio, joka säilyy, vaikka jako lopetettaisiin. Kumpi sopii mihinkin työssä, on käyty läpi artikkelissa tiedostojen jakaminen työssä.

Nyrkkisääntö: lopullinen asiakirja, joka pitää arkistoida sellaisenaan, kulkee liitteenä, jos se mahtuu. Kaikki yli 18 megatavun ja kaikki keskeneräinen kulkee linkkinä.

Näin varmistat, että liite menee perille

1. Katso tiedoston koko ennen liittämistä. Jos kaikki liitteet ovat yhteensä alle noin 18 Mt, viesti mahtuu koodattunakin 25 megatavuun, ja se on pienin raja Gmailin ja Outlook.comin välillä.
2. Laske tekstit ja kuvat mukaan Outlook.comissa. Raja koskee koko viestiä, joten pitkä ketju ja upotetut kuvat vievät samaa kiintiötä.
3. Pakkaa vain se, mikä pakkautuu. Asiakirjat ja taulukot pienenevät zip-tiedostona, valokuvat ja videot eivät.
4. Käytä linkkiä 18 megatavusta ylöspäin. Drive- tai OneDrive-linkki ei kuluta viestin kokoa, ja OneDrive-linkillä tiedosto saa olla 2 gigatavua.
5. Tarkista linkin oikeudet ennen lähetystä. Linkki, jonka vain sinä voit avata, on sama kuin tiedosto, jota ei lähetetty.
6. Lue palautusviesti. Jos viesti palaa, siinä kerrotaan yleensä, kumman pään raja ylittyi. Pienennä tai vaihda linkkiin, älä lähetä samaa uudelleen.
7. Kysy työpaikan raja ylläpitäjältä. Microsoft 365:ssä se voi olla mitä tahansa 1 ja 150 megatavun väliltä, eikä sitä näe omista asetuksista.

Mihin luvut eivät ulotu

Taulukon luvut ovat Googlen ja Microsoftin ohjesivuilta lokakuussa 2026, ja palvelut voivat muuttaa niitä ilmoittamatta. Googlen Workspace-ohje sanoo tämän suoraan.

Suomalaisten operaattorien sähköpostipalveluille, kuten Elisan ja Telian postille, ei löytynyt operaattorien omilta sivuilta liitteen enimmäiskokoa, joten niille ei anneta lukua. Jos lähetät tällaiseen osoitteeseen, varmin oletus on 25 megatavun palvelujen mukainen eli alle 18 megatavun liitteet.

Henkilökohtaisen Gmail-tilin saapuvan viestin rajaa Googlen ohje ei kerro, joten sitä ei tässä esitetä. Taulukon 50 ja 70 megatavua koskevat vain mainittuja Workspace-versioita. Muiden sähköpostipalvelujen, kuten Protonin tai Applen iCloud-postin, rajat jätettiin pois, koska niiden ohjeita ei tähän tarkistettu.