Asiakirjahallinnolla tarkoitetaan toimintoa joka kehittää ja ohjaa yhteisön toimintaa koskevien asia- kirjojen vastaanottamista, tuottamista, käsittelyä, tallentamista, säilytysarvon määrittelyä ja käyttöön saattamista. Asiakirjahallinto alkaa jo asiakirja- tai tietojär- jestelmien suunnittelusta.
Mikä on asianhallintajärjestelmä?
Asianhallinta on asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen käsittelyn ohjaamista niiden koko elinkaaren ajan. Asianhallintaan sisältyy asiankäsittely, asiakirjahallinta ja arkistointi. Asiankäsittely tarkoittaa viranomaisen prosessia, jossa asia käsitellään laissa määritellyn hallintomenettelyn mukaisesti.
Mihin Asiakirjastandardia käytetään?
Asiakirjastandardi on standardi, jonka mukaan viralliset asiakirjat tulisi kirjoittaa. Suomalainen asiakirjan perusstandardi on SFS 2487, jossa asiakirjojen luettavuutta pyritään parantamaan asettelun avulla. Standardit voivat muuttua vuosittain, ja suomalaisia standardeja ylläpitää Suomen Standardisoimisliitto.
Milloin asiakirja on julkinen?
Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi. Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia, mielipide- tai markkinatutkimusta varten, ellei luovuttamisesta tähän tarkoitukseen ole erikseen säädetty.
Mikä on Tiedonohjaussuunnitelma?
Tiedonohjaussuunnitelma (TOS) on yksinkertaistaen laajennettu arkistonmuodostussuunnitelma. TOS vastaa sähköisen tiedonhallinnan tarpeisiin ja on tärkeä apuväline sähköiseen arkistointiin siirryttäessä sekä dokumenttienhallinta-/asianhallintajärjestelmien asiakirjojen metatiedottamisessa.
Mitä varten Tiedonohjaussuunnitelma tos on laadittu?
Tiedonohjaussuunnitelma (TOS) Tiedonohjaussuunnitelma liittyy sähköiseen asiakirjahallintaan ja tiedonohjaukseen. Tiedonohjauksen avulla voidaan sähköisessä toimintaympäristössä turvata asiakirjatiedon saatavuus, käytettävyys, eheys, alkuperäisyys, säilyttäminen ja tuhoaminen.
Mitä Vakioasettelussa määritellään?
Tämä asiakirjamalli havainnollistaa Suomen Standardisoimisliiton asiakirjojen asettelusta julkaisemaa standardia SFS 2487 eli vakioasettelua. Siinä määritellään asiakirjassa esitettäville tiedoille vakiopaikat ja asettelut. A4-kokoisen sivun pinta jakautuu pystysuunnassa riveihin (R) ja vaakasuunnassa sarakkeisiin (C).
Mikä on Vakioasettelumalli?
Asiakirjastandardi eli vakioasettelumalli on malli, jonka mukaan erilaiset tiedot asetellaan tietyille paikoille esim. Word-asiakirjoja laadittaessa.
Mikä on virallinen asiakirja?
Dokumentti voidaan yleisesti määritellä ihmisen ymmärrettäväksi tarkoitetuksi loogiseksi ja merkitykselliseksi tallennetuksi tietokokonaisuudeksi. Asiakirja taas on organisaation virallinen ja sen hallinnassa ja vastuulla oleva dokumentti (Kaario ja Peltola, Tiedonhallinta – avain tietotyön tuottavuuteen, 2008).
Milloin viranomaisen asiakirja tulee julkiseksi?
Viranomaisen laatiman asiakirjan julkiseksi tulosta säädetään julkisuuslain 6 §:ssä. Muun muassa diaarin merkintä on julkinen, kun se on tehty. Viranomaisen esitys, ehdotus ja aloite ovat julkisia, kun ne on allekirjoitettu. Toimielimen pöytäkirja on julkinen, kun se on allekirjoitettu ja tarkastettu.