Älykäs asiakirja on erityinen vuorovaikutteinen sähköinen asiakirja. Se eroaa tavallisesta sähköisestä asiakirjasta siinä, että se on dynaaminen ja muokattavissa. Yritykset markkinointiyrityksistä kaupallisiin leasing -yksiköihin voivat hyötyä älykkäiden asiakirjojen sisällyttämisestä toimintaansa, koska niiden käyttäminen voi säästää aikaa ja resursseja heijastamalla tietyt tiedot välittömästi.
Älykkäiden asiakirjojen muotoja ovat Adobe® PDF, Microsoft® InfoPath®, Cardiff -ohjelmisto ja XForms by W3C®. DocFire ™, Exari ja Intelledox voidaan myös pitää osana älykästä asiakirjaratkaisua. Mikä tahansa näistä ohjelmistoista voidaan ohjelmoida auttamaan älykkäiden asiakirjojen tuottamisessa ja käytössä. Ne ovat myös XML-pohjaisia käytettyjen tietojen osalta.
Älykäs asiakirja eroaa perustavanlaatuisesta tavallisesta sähköisestä asiakirjasta. Vaikka tavallisen sähköisen asiakirjan voidaan sanoa olevan paperin digitaalinen versio, älykäs asiakirja on vuorovaikutteinen ja voi olla dynaaminen. Interaktiiviset sähköiset asiakirjat mahdollistavat asiakirjojen korkean personoinnin joko käyttäjälle tai katsojalle.
Henkilökohtaisia verkkosivuja, esityksiä ja lomakkeita, jotka muuttuvat käyttäjän pyynnöstä, voidaan pitää älykkäinä asiakirjoina. Ne toimivat yleensä yhdessä Internetin ja tietyn tyyppisen palvelinohjelmiston kanssa. Nämä asiat auttavat herättämään älykkään asiakirjan eloon, pitämään sen dynaamisena ja vastaamaan syötteisiin.
Älykkään asiakirjan sovelluksia on lukuisia. Nämä asiakirjat voivat auttaa yrityksiä virtaviivaistamaan toimintaansa, auttamaan asiakaspalveluprotokollien kanssa ja vähentämään kustannuksia. Tietyt yritykset, jotka luottavat jatkuvasti muuttuviin tietoihin, kuten markkinointiyritykset, voivat myös soveltaa älykkäitä asiakirjoja liiketoimintakäytäntöihinsä. Esimerkiksi markkinointiyrityksillä, jotka käyttävät älykkäitä asiakirjoja automaattisesti täyttämään suoramarkkinointimateriaalit mahdollisten asiakkaiden henkilökohtaisilla tiedoilla, on paremmat mahdollisuudet saavuttaa kohdemarkkinansa ja nostaa tulosprosenttejaan. He voivat myös vahvistaa brändinsä, pitää asiakkaat paremmin yllä ja alentaa markkinointiin liittyviä kustannuksia älykkäiden asiakirjojen avulla.
Esimerkki älykkäiden asiakirjojen käytännön soveltamisesta on kaupallinen vuokraus ja lainaus. Tämä toimiala perustuu ajatukseen, että useat yhteisöt lainaavat ja vuokraavat liiketoimintatarkoituksiin ja tietyn ajan, joten älykkäät asiakirjat voivat auttaa lainausta ja leasingia suorittavia yksiköitä. Älykkäät asiakirjat voivat tarjota lainaus- ja leasing -agentille asiakirjoja, jotka on älykkäästi ohjelmoitu vastaamaan vuokralaisen nimeä ja muita henkilökohtaisia tietoja. Tämä voi säästää vuokranantajan aikaa ja resursseja yritettäessä viimeistellä kauppoja.