Palkkauspolitiikka on virallinen ohjeisto, jota käytetään antamaan tietoa käytännöistä, joita yritys käyttää uusien työntekijöiden palkkaamisessa. Tämä asiakirja sisältää yleensä tietoja siitä, mitä asiakirjoja vaaditaan tehtävän saamiseksi, mitkä yksiköt käsittelevät työntekijöiden palkkaamista ja mitkä kriteerit katsotaan hyväksyttäviksi palkkaamisen aikana. Kaikilla yrityksillä ei ole muodollista palkkauspolitiikkaa, mutta useimmilla suurilla yrityksillä on erittäin selkeät tätä aihetta koskevat asiakirjat, joissa on tietoa monenlaisista tilanteista. Palkkauspolitiikalla voidaan varmistaa, että rekrytointikäytännöt ovat oikeudenmukaisia ja että kaikkia mahdollisia työntekijöitä kohdellaan tasavertaisesti. Palkkapolitiikan luomiseksi sinun on vain tunnistettava ja kirjattava virallisesti tapa, jolla uudet työntekijät palkataan asianmukaisesti, ja varmista, että sisällytät kaikki asiaankuuluvat oikeudelliset tiedot.
Palkkauspolitiikan luominen on yleensä henkilöstöosaston tehtävä, vaikka muut osapuolet voivat olla vastuussa myös tästä asiakirjasta. Asiakirjan tavoitteena tulisi olla selvittää mahdollisille työntekijöille ja muille asianomaisille osapuolille, miten työntekijät valitaan. Luonnollisimpien ehdokkaiden valitseminen on tietenkin aina erehtyvää ja mielipidekykyistä ihmistä, mutta asiakirja kattaa valintamenetelmät. Esimerkiksi, jos ensimmäinen henkilö, joka lajittelee mahdolliset ehdokkaat, on yksi tietty työntekijä ja sitten yleisen poolin parhaat valinnat välitetään toiselle työntekijälle, tällaiset tiedot on sisällytettävä asiakirjaan.
Palkkauspolitiikkaan tulisi sisältyä myös tietoa siitä, millaisia tietoja mahdolliselta työntekijältä saadaan ja mitä asiakirjoja työntekijän odotetaan allekirjoittavan, jos se palkataan virallisesti. Jos esimerkiksi potentiaalisille työntekijöille suoritetaan rikollinen taustatarkistus tai luottotarkistus, se on sisällytettävä rekrytointikäytäntöön. Viittausten määrä, jonka työntekijän odotetaan toimittavan, mitä ammatillisia sertifikaatteja odotetaan ja kuinka nämä tiedot on toimitettava, ovat kaikki hyödyllisiä tietoja, jotka on sisällytettävä rekrytointipolitiikkaan.
Vaikka yrityksellä ei ehkä koskaan ole syrjintäongelmia, on silti tärkeää sisällyttää politiikkaan tiedot epäoikeudenmukaisista vuokrauskäytännöistä. Vaikka kukaan työntekijä ei koskaan kokisi epäoikeudenmukaista kohtelua, asiaankuuluvien tietojen saaminen politiikassa voi suojata yritystä oikeudellisilta ongelmilta. Lisäksi näiden tietojen virallistaminen ilmoittaa osapuolille, jotka eivät tiedä näistä laeista, että tietyt kriteerit eivät ole merkityksellisiä palkkaamisen kannalta.
Muodostettaessa virallisesti käytäntöä saattaa olla parasta lajitella tiedot luokkiin. Tiedot siitä, miten ehdokkaat voivat löytää avoimia työpaikkoja, voivat mennä yhteen osaan, kun taas tiedot siitä, miten hylätyille ehdokkaille ilmoitetaan, voivat mennä toiseen kohtaan. Monet ihmiset huomaavat, että asiakirjan kirjoittaminen järjestettyyn, numeroituun luetteloon kappaleiden sijaan helpottaa asiakirjan lukemista. Tätä asiakirjaa voivat käyttää sekä työntekijät että ei-työntekijät, joten on parasta pitää asiakirja hyvin muodollisena. Joissakin tapauksissa lailliset osapuolet voivat tiedustella asiakirjan sisältöä, joten on harkittava hyvin tarkkaan, mitä tietoja käytäntöön sisältyy.