Työnkulku on termi, jota käytetään kuvaamaan prosessin vaiheita. Tätä termiä käytetään missä tahansa organisaatiossa, jossa tuote, asiakirja tai idea liikkuu paikkojen tai osastojen välillä. Työnkulku voidaan jossain mielessä ymmärtää yleiskatsauksena todellisesta työstä, joka suoritetaan prosessin saattamiseksi päätökseen. Työnkulkuasiakirja on mikä tahansa raportti tai analyysi, joka kuvaa prosessin vaiheita sekä tällaiseen prosessiin sisältyvää taloutta, resursseja ja tietoja. Asiakirjaa, joka kulkee prosessin vaiheiden läpi, kuten laskua, vakuutuskorvausta tai laskua, voidaan pitää myös työnkulun asiakirjana.
Johtajat, jotka haluavat optimoida toimintaa, voivat luoda työnkulkuasiakirjoja. Näissä asiakirjoissa saattaa olla luettelo osastoista ja työntekijöistä, joiden kautta projekti kulkee loppuun. Asiakirjat voivat myös sisältää luetteloita resursseista, materiaaleista ja laitteista, joita käytetään kussakin työnkulun vaiheessa. Työnkulkuasiakirja voi myös auttaa esimiestä ymmärtämään, mitkä prosessin vaiheet ovat kalleimpia.
Budjetointiin voidaan käyttää asiakirjoja, jotka kuvaavat työnkulun komponentteja ja vaiheita. Johtajat voivat määrittää, kuinka paljon tuotteen valmistaminen voi maksaa, ja myös päättää osastoista tai alueista, joita voidaan pienentää. Sisäisen tarkastuksen prosessit voivat myös sisältää työnkulkuasiakirjojen käytön. Johtavat kirjanpitäjät voivat esittää työnkulkuasiakirjasta saatuja taloudellisia tietoja.
Valmistusympäristöissä työnkulkuasiakirjoja voidaan käyttää optimoimaan tuotantoprosesseja. Esimerkiksi työnkulkuasiakirja voidaan laatia käyttämällä erityistä työnkulunhallintaohjelmistoa. Kun suunnittelija luo mallin ja materiaaliluettelon, asiakirja voidaan lähettää automaattisesti ammattilaiselle, joka vastaa seuraavasta vaiheesta.
Näitä asiakirjoja käytetään myös tiedeyhteisöissä. Esimerkiksi lääketieteen asiantuntijat voivat luoda työnkulun asiakirjoja, jotka kuvaavat aivotoimintaa. Työnkulkuasiakirja voidaan myös luoda kuvaamaan käyttäjän ja koneen välistä suhdetta.
Kun työnkulkuasiakirja kuvaa kohteen, joka kulkee prosessin vaiheiden läpi, se yleensä viittaa maksuun tai palveluun, joka on hyväksyttävä useiden eri osastojen ammattilaisten toimesta. Jos esimerkiksi osaston johtaja havaitsee, että hän tarvitsee uusia tietokoneita, hän voi laatia asiakirjojen luettelon kustannuksista. Hän voi sitten siirtää asiakirjan komentoketjussa hyväksynnän saamiseksi.
Vakuutusyhtiöt käyttävät myös työnkulkuasiakirjoja. Näissä tapauksissa asiakkaat tekevät vaateita. Väite voidaan siirtää vakuutuksenantajalle. Vakuutuksenantaja voi sitten siirtää sen johtajalle tai johtajalle, joka käyttää vakuutuksenantajan tuottamaa tutkimusta ja analyysiä korkojen hyväksymiseen.