Tilausperusteiset ohjelmistot: mitä kuukausimaksulla ostat

Ohjelmistoja ostettiin pitkään samalla tavalla kuin työkaluja: maksoit kerran, sait levyn tai koodin ja käytit ohjelmaa niin kauan kuin se toimi koneessasi. Nyt sama ohjelma myydään kuukausi- tai vuosimaksulla. Muutosta kutsutaan usein hinnannostoksi, mutta se on ennen kaikkea muutos siinä, mitä kaupassa oikeasti siirtyy sinulle.

Kertalisenssissä ostat oikeuden käyttää tiettyä versiota rajattomasti. Tilauksessa ostat oikeuden käyttää uusinta versiota rajatun ajan. Kumpikaan ei siirrä sinulle ohjelmaa omaksi, sillä molemmissa ostat käyttöoikeuden. Ero on siinä, mihin oikeus on sidottu: versioon vai aikaan.

Tämä artikkeli katsoo mallia talouden ja tiedostojen omistajuuden kannalta. Malli ei ole itsessään huono eikä hyvä, vaan se sopii toisiin tilanteisiin ja on kallis toisissa. Maksuttomia ja avoimia vaihtoehtoja käsitellään tarkemmin artikkelissa avoimesta lähdekoodista käyttäjän kannalta, ja pilvitallennuksen tekniikka kuuluu aihealueelle verkko.

Miksi ohjelmistotalot siirtyivät tilaukseen

Siirtymälle on kolme syytä, ja vain yksi niistä on suoraan raha.

Ensimmäinen on kehityksen luonteen muutos. Ennen ohjelmisto julkaistiin isona versiona parin vuoden välein, ja välissä myytiin päivityksiä. Nyt ohjelmistoa muutetaan jatkuvasti, ja iso osa toiminnallisuudesta on palvelimella, ei koneessasi. Palvelin maksaa joka kuukausi, joten sen rahoittaminen kertamaksulla on hankalaa.

Toinen on tulojen ennustettavuus. Kertamyynti tuottaa piikkejä julkaisujen ympärille, tilaus tasaisen virran. Tasainen virta on yritykselle helpompi, ja se selittää miksi malli levisi myös ohjelmiin, joissa palvelinta ei tarvita lainkaan.

Kolmas on kopioinnin estäminen. Tilaus tarkistetaan palvelimelta säännöllisesti, joten luvaton kopio lakkaa toimimasta itsestään. Kertalisenssin kopiosuojaus on aina ollut vaikeampaa.

Neljäs, harvemmin mainittu syy on ohjelman siirtyminen selaimeen. Kun sama työkalu toimii koneella, puhelimella ja selaimessa, sen käyttöoikeutta on luontevampaa mitata ajassa kuin asennuksissa. Tilaus seuraa käyttäjää, ei laitetta, mikä on käyttäjän kannalta usein aito parannus vanhaan malliin, jossa lisenssi oli sidottu yhteen koneeseen.

Käyttäjän kannalta seuraukset ovat kaksisuuntaisia. Aloituskustannus laskee, päivitykset tulevat ilman erillistä ostoa ja tuki on yleensä mukana. Vastineeksi kustannus ei lopu koskaan, ja ohjelman käyttö riippuu voimassa olevasta maksusta.

Kertalisenssi ja tilaus rinnakkain

Taulukon rivi tietoturvakorjauksista on se, joka jää useimmiten huomaamatta. Kertalisenssin etu, eli ohjelman käyttö ikuisesti, muuttuu haitaksi siinä vaiheessa kun valmistaja lopettaa tuen versiolle. Ohjelma toimii, mutta sen haavoittuvuuksia ei enää korjata. Sama ilmiö tunnetaan laitteista, ja se on käsitelty artikkelissa tuen päättymisestä.

Mitä tilaus tyypillisesti kattaa ja mitä ei

Tilaus paketoi yhteen useita asioita, ja niiden erittely auttaa arvioimaan hintaa.

Tilaukseen kuuluu tavallisesti käyttöoikeus ohjelman uusimpaan versioon, tietoturva- ja virhekorjaukset, uudet ominaisuudet niiden ilmestyessä, asennus useammalle laitteelle sekä usein tallennustilaa palveluntarjoajan pilvestä. Monessa palvelussa mukana tulee myös synkronointi laitteiden välillä ja jonkintasoinen tuki.

Tilaukseen ei yleensä kuulu oikeutta käyttää ohjelmaa maksun päätyttyä, oikeutta vanhaan versioon jos uusi ei miellytä, takuuta siitä että jokin ominaisuus säilyy, eikä varmuuskopiota tiedoistasi. Viimeinen on tärkeä: pilvitallennus ei ole varmuuskopio, koska poisto ja virhe synkronoituvat kaikkiin laitteisiin. Palvelun oma versiohistoria auttaa jonkin verran, mutta sen säilytysaika on rajattu, ja se on yksi niistä asioista joita kannattaa vertailla pilvitallennusta valitessa.

Vastuu jakautuu palveluntarjoajan ja sinun välillä samalla tavalla kuin muissakin pilvipalveluissa: palveluntarjoaja vastaa alustan toiminnasta ja sinä siitä, mitä sinne laitat ja kenelle annat pääsyn. Tämä jaettu vastuu tarkoittaa käytännössä, että tiedostojesi olemassaolo on sinun asiasi, ei tilauksen.

Mitä tiedostoille tapahtuu kun tilaus päättyy

Tämä on koko aiheen tärkein kysymys, ja vastaus riippuu tiedostomuodosta eikä sopimusehdoista.

Tekemäsi tiedostot ovat sinun. Mikään tilausehto ei siirrä tekijänoikeutta työhösi palveluntarjoajalle. Käytännön ongelma on toinen: jos tiedosto on tallennettu muodossa, jota vain kyseinen ohjelma osaa lukea, tiedoston omistaminen ei auta paljon ilman ohjelmaa. Tästä syystä kannattaa katsoa, mihin muotoon ohjelma tallentaa ja mihin muotoihin se osaa viedä, mikä on käsitelty tarkemmin artikkelissa tiedostomuodoista.

Tilauksen päättyessä vastaan tulee tyypillisesti yksi näistä tilanteista:

1. Ohjelma ei käynnisty lainkaan. Tiedostot ovat levyllä, mutta et pääse niihin ilman uutta tilausta tai toista ohjelmaa, joka osaa lukea saman muodon.
2. Ohjelma siirtyy rajoitettuun tilaan. Voit avata, katsella ja usein tulostaa tai viedä tiedostot, mutta et muokata. Tämä on käyttäjän kannalta selvästi paras vaihtoehto.
3. Ohjelma toimii, mutta pilvitila loppuu. Palvelu antaa yleensä siirtymäajan, jonka jälkeen ylimenevä data voidaan poistaa tai lukita. Siirtymäajan pituus vaihtelee palveluittain, joten se kannattaa tarkistaa ehdoista eikä olettaa.
4. Tili suljetaan kokonaan. Näin käy lähinnä silloin kun tili on ollut pitkään maksamatta. Data poistuu ehtojen mukaisen ajan jälkeen.

Sama kysymys koskee myös tiliä, jolla tilaus on. Jos ohjelma tallentaa tiedostot ensisijaisesti palveluntarjoajan pilveen eikä omalle koneellesi, tiedostot eivät ole hallussasi vaan pääsysi päässä. Tarkista, onko ohjelmassa asetus, joka pitää kopion tiedostoista myös paikallisella levyllä. Se maksaa vain levytilaa ja poistaa suurimman osan lopettamisen riskistä.

Ennen kuin lopetat tilauksen, tee tiedoille vienti avoimeen tai laajasti tuettuun muotoon. Tekstit, taulukot ja kuvat kannattaa viedä muodossa, jonka moni ohjelma osaa avata. Sama pätee pilveen tallennettuun dataan, ja datan siirto pois palvelusta kannattaa tehdä ennen viimeistä maksupäivää eikä sen jälkeen.

Näin lasket kokonaishinnan rehellisesti

Kuukausihinta on suunniteltu näyttämään pieneltä. Vertailu onnistuu vain, jos molemmat vaihtoehdot lasketaan samalle ajanjaksolle.

1. Päätä käyttöaika. Kuinka monta vuotta arvioit tarvitsevasi ohjelmaa. Jos et tiedä, käytä kolmea vuotta vertailulukuna.
2. Laske tilauksen summa koko ajalta. Kerro kuukausimaksu kuukausilla tai vuosimaksu vuosilla. Vuosimaksu on lähes aina kuukausimaksua edullisempi, mutta sitoo pidemmäksi ajaksi.
3. Laske kertalisenssin summa samalle ajalle. Ostohinta ja realistinen arvio siitä, montako kertaa päivittäisit version tuona aikana.
4. Lisää molempiin se, mitä toinen sisältää ja toinen ei. Jos tilaus sisältää pilvitilaa, jota muuten ostaisit erikseen, vähennä se tilauksen hinnasta.
5. Arvioi lopetuskustannus. Kuinka paljon työtä menisi tiedostojen siirtoon ja uuden ohjelman opetteluun, jos lopetat.
6. Katso käyttöaste. Ohjelma, jota käytät kahdesti vuodessa, on kalliimpi tilauksena kuin päivittäin käytetty, vaikka hinta on sama.

Vertailu kääntyy usein tilauksen eduksi silloin kun ohjelma on työkalu, jota käytät päivittäin ja jonka uusia ominaisuuksia oikeasti tarvitset. Se kääntyy kertalisenssin tai maksuttoman vaihtoehdon eduksi silloin kun tarve on satunnainen tai kun ohjelma on jo vuosia sitten ollut riittävän hyvä.

Hinnankorotukset, irtisanominen ja automaattinen jatkuminen

Ohjelmistotilaus on jatkuva sopimus. Se ei pääty itsestään, vaan jatkuu kunnes joku päättää sen. Tästä seuraa muutama asia, jotka kannattaa tietää etukäteen.

Hintaa saa muuttaa, mutta muutoksesta on kerrottava sopimusehtojen mukaisesti ja sinulla on oikeus irtisanoa sopimus. Käytännössä ilmoitus tulee sähköpostilla, joka on helppo ohittaa. Jos tilaus on ollut voimassa vuosia, hinta on todennäköisesti eri kuin aloittaessa.

Irtisanomisen pitää olla mahdollista ilman kohtuutonta vaivaa. Jos peruminen vaatii puhelinsoittoa, ketjua valikoita tai erillistä pyyntöä asiakaspalveluun, se on kuluttajan kannalta ongelmallista, ja kuluttaja-asiamies on puuttunut vastaaviin käytäntöihin. Kilpailu- ja kuluttajavirasto neuvoo kuluttajia jatkuvien sopimusten irtisanomisessa.

Määräaikainen tilaus on eri asia kuin toistaiseksi voimassa oleva. Määräaikaista ei yleensä voi irtisanoa kesken kauden, ja vuosimaksun alennus on juuri korvaus tästä sidonnaisuudesta.

Jos veloitus jatkuu perumisen jälkeen, ota ensin yhteys palveluun kirjallisesti. Jos se ei auta ja maksu meni kortilla, maksun peruutus ja takaisinperintä pankin kautta on käytettävissä oleva keino. Tilisiirrossa vastaavaa menettelyä ei ole.

Muista myös, että tilaus voi olla sidottu tiliin, jonka olet luonut sähköpostiosoitteella. Tilausta ei voi peruuttaa, jos et pääse enää kirjautumaan. Tarkista, että tilin sähköposti on ajan tasalla.

Milloin maksuton vaihtoehto riittää

Moni maksullinen ohjelma ratkaisee tehtävän, johon on olemassa maksuton vaihtoehto. Vertailu kannattaa tehdä oman käytön eikä ominaisuuslistan perusteella, koska listalla on aina asioita, joita et käytä.

Maksuton vaihtoehto riittää tyypillisesti silloin, kun teet tavallisia dokumentteja, taulukoita ja esityksiä, kun muokkaat kuvia satunnaisesti, kun tarvitset pdf-tiedostojen lukemista ja yhdistämistä tai kun työskentelet yksin ilman yhteismuokkausta.

Väliin jää kolmas malli, jossa ohjelmasta on maksuton perusversio ja maksullinen laajennus. Perusversio riittää yllättävän usein, mutta sen rajat kannattaa selvittää ennen kuin aloittaa työn: yleisiä rajoituksia ovat tiedostojen määrä, vientimuodot, yhteiskäyttö ja mainokset. Rajoitus, joka estää tiedostojen viennin ulos, on näistä ainoa, joka voi myöhemmin sitoa sinut maksavaksi asiakkaaksi.

Maksullinen tai tilausmuotoinen työkalu on perusteltu silloin, kun tarvitset tiettyä tiedostomuotojen yhteensopivuutta asiakkaan kanssa, kun useampi ihminen muokkaa samaa tiedostoa samanaikaisesti, kun tarvitset tukea johon voi vedota tai kun ohjelmalla tehdään työtä, jonka keskeytyminen maksaisi enemmän kuin lisenssi.

Työpaikoilla kannattaa muistaa vielä yksi asia. Omalla kortilla maksettu työkalu, jota organisaatio ei tunne, on varjo-IT:tä. Se ei ole tietoturvaongelma pelkän maksun takia vaan siksi, että työn tiedot päätyvät palveluun, jonka ehtoja kukaan ei ole arvioinut ja jonka tietojenkäsittelyyn organisaatio ei ole antanut suostumusta.

Tarkistuslista ennen tilauksen aloittamista

Käy nämä läpi ennen ensimmäistä maksua. Suurin osa myöhemmistä harmeista syntyy siitä, että näihin ei ole vastattu etukäteen.

• Mihin muotoon ohjelma tallentaa tiedostot ja mihin muotoihin se osaa viedä ne.
• Mitä ohjelmalla voi tehdä tilauksen päätyttyä: ei mitään, vain lukea vai lukea ja viedä.
• Onko tilaus kuukausittainen vai määräaikainen ja mikä on irtisanomisaika.
• Sisältyykö tilaukseen pilvitilaa ja mitä sille tapahtuu, jos lopetat.
• Miten hinnankorotuksista ilmoitetaan ja mihin osoitteeseen ilmoitus tulee.
• Onko kokeilujakso ja muuttuuko se automaattisesti maksulliseksi.
• Mitä kokonaishinta on kolmessa vuodessa verrattuna vaihtoehtoihin.
• Onko olemassa maksuton työkalu, joka riittäisi juuri sinun käyttöösi.

Jos vastaat näihin ennen tilausta, tilaus on tietoinen valinta. Jos vastaat niihin vasta silloin kun ohjelma lakkaa avaamasta tiedostojasi, valinnanvaraa on vähemmän.