Pilvitallennuksen valinta: mitä vertailla gigatavujen lisäksi

Pilvitallennusta myydään gigatavuilla, koska gigatavu on ainoa ominaisuus, jonka voi esittää yhtenä numerona. Se on myös se ominaisuus, joka merkitsee vähiten. Tilan loppuminen on epämukavaa mutta korjattavissa minuutissa, ja tallennustilan hinta on pitkällä aikavälillä laskenut kaikilla tarjoajilla.

Kaduttavat asiat ovat toisenlaisia. Ne huomaa vasta kun jotain menee pieleen tai kun aineistoa on kertynyt niin paljon, ettei sitä enää viitsi siirtää. Silloin kysymyksiä ovat: pääseekö tiedostosta vanhempaan versioon, kuka pystyy lukemaan sen, kenelle se on vahingossa jaettu ja miten koko kokoelman saa ulos.

Tämä artikkeli järjestää valintaperusteet siihen järjestykseen, jossa ne oikeasti purevat. Se, mitä pilvi ylipäätään tarkoittaa, on selitetty erikseen artikkelissa pilvipalvelu ja sen palvelumallit.

Miksi tilan hinta on vertailun huonoin lähtökohta

Tallennustila on hyödyke. Sen hinta on läpinäkyvä, sitä on helppo verrata ja sen voi vaihtaa. Jos ostat tilaa liian vähän, ostat lisää. Jos ostat liikaa, maksat turhaan muutaman kuukauden.

Kaikki muut vertailtavat asiat ovat vaihtokustannuksia. Kun aineisto on kertaalleen palvelussa, siihen kiinnittyy jaettuja kansioita, linkkejä muissa palveluissa, puhelimen automaattiset kuvasiirrot ja perheenjäsenten tottumukset. Vaihtaminen ei ole enää tiedostojen siirto vaan tapojen siirto.

Käytännön nyrkkisääntö on tämä: vertaile ensin niitä ominaisuuksia, joita et voi vaihtaa jälkikäteen ilman koko aineiston siirtoa. Hinta on niistä viimeinen.

Tästä seuraa myös se, ettei suurin ilmainen tila ole paras tarjous. Ilmainen taso on näyteikkuna, jonka tarkoitus on saada aineisto sisään. Mitä enemmän sinne mahtuu ennen kuin maksaminen alkaa, sitä enemmän sinulla on siirrettävää siinä vaiheessa kun huomaat palvelun sopivan sinulle huonosti.

Versiohistoria ja roskakori: kuinka kauas taaksepäin pääset

Yleisin pilvitallennuksen pelastustilanne ei ole laiterikko vaan oma virhe. Tallennat vahingossa tyhjän pohjan valmiin asiakirjan päälle, ohjelma kaatuu kesken tallennuksen tai lapsi siivoaa kansion. Näissä tilanteissa auttaa vain se, että palvelu säilyttää tiedoston aiempia versioita.

Kolme lukua kannattaa selvittää ennen valintaa:

1. Versiohistorian säilytysaika. Kuinka monta päivää tai kuukautta vanhoja versioita säilytetään, ja koskeeko se kaikkia tiedostotyyppejä vai vain palvelun omia asiakirjamuotoja.
2. Roskakorin säilytysaika. Kuinka kauan poistettu tiedosto on palautettavissa, ja tyhjeneekö roskakori automaattisesti.
3. Koskeeko sama sääntö jaettuja kansioita. Toisen jakamassa kansiossa palautusoikeus voi olla vain kansion omistajalla.

Nämä ajat vaihtelevat palvelusta ja tilaustasosta toiseen, ja ilmaisilla tasoilla ne ovat tyypillisesti lyhyempiä. Lukua ei yleensä lue myyntisivulla vaan tukisivustolla, joten se kannattaa etsiä sieltä ennen kuin siirrät mitään.

Versiohistoria on rajallinen turva, ei varmuuskopio. Se elää samassa palvelussa ja saman tilin takana kuin alkuperäinen tiedosto. Jos tili kaapataan tai palvelu sulkee sen, historia menee mukana. Siksi pilvitallennus ei korvaa erillistä kopiota, ja 3-2-1-säännön mukainen varmuuskopiointi kannattaa rakentaa tämän päälle eikä tämän tilalle.

Salaus ja avaimet: kuka voi lukea tiedostosi

Käytännössä jokainen vakavasti otettava palvelu salaa liikenteen laitteen ja palvelimen välillä sekä tiedot levyllä. Se on lähtötaso, ei erottava tekijä. Erottava tekijä on avainten hallinta.

Kun palvelu mainostaa päästä päähän -salausta, kysy mitä se kattaa. Usein sisältö on suojattu mutta tiedostojen nimet, kansiorakenne, koot ja muokkausajat eivät ole. Tällainen metatieto kertoo yllättävän paljon, esimerkiksi kansiosta nimeltä "irtisanomisilmoitus". Sama rajaus koskee myös viestisovelluksia, ja se on selitetty tarkemmin artikkelissa päästä päähän -salaus.

Avainten hallinta on aito vaihtokauppa, ei pelkkä paremmuusjärjestys. Jos olet ainoa avaimen haltija, kadonnut salasana tarkoittaa kadonnutta aineistoa. Silloin palautusavain pitää säilyttää huolella ja kaksivaiheinen tunnistautuminen on käytännössä pakollinen.

Sijainti ja EU-ulottuvuus

Tiedostot ovat aina jossain fyysisessä konesalissa. Palveluntarjoaja kertoo yleensä alueen, jolla tiedot sijaitsevat, mutta pelkkä sijainti ei ratkaise kaikkea. Merkitystä on myös sillä, mistä käsin palvelua ylläpidetään ja minne tukipyynnöt ja lokitiedot kulkevat.

Yleinen tietosuoja-asetus asettaa reunaehdot henkilötietojen siirrolle EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle. Tavallisen kotikäyttäjän lomakuville tällä on vähän merkitystä. Merkitys kasvaa, jos säilytät toisten ihmisten henkilötietoja: yhdistyksen jäsenrekisteriä, potilastietoja, asiakastietoja tai työhön liittyvää aineistoa. Silloin kysymys ei ole makuasia vaan velvollisuus, ja työnantajalla on usein oma ohjeensa siitä, mitä palveluita saa käyttää.

Selvitä ennen valintaa vähintään kaksi asiaa: millä alueella tiedot säilytetään, ja onko sijainti sinun valittavissasi vai palvelun päättämä. Jos jälkimmäinen, se voi muuttua ilmoituksella.

Sijaintiin liittyy myös hyvin arkinen puoli. Konesalin etäisyys näkyy siinä, kuinka nopeasti iso kansio latautuu ja kuinka nopeasti muokkaus näkyy toisella laitteella. Ero on tavallisessa käytössä pieni eikä se ratkaise valintaa, mutta suurten tiedostojen kanssa työskentelevä huomaa sen.

Jakaminen perheen ja työryhmän kesken

Jakaminen näyttää hinnastossa yksinkertaiselta ja on käytännössä se ominaisuus, joka määrää arjen sujuvuuden. Kannattaa selvittää neljä asiaa:

• Onko perhetilaus, ja jakautuuko tila yhteisestä altaasta vai onko jokaisella oma kiintiönsä.
• Voiko jakaa tiedoston vain katseluoikeudella, vai antaako jako aina myös muokkausoikeuden.
• Voiko jakolinkille asettaa voimassaoloajan tai salasanan.
• Näkeekö omistaja yhdellä silmäyksellä, mitä kaikkea hän on jakanut ja kenelle.

Viimeinen kohta on se, joka unohtuu. Jakoja kertyy vuosien mittaan, eikä kukaan muista niitä ulkoa. Jakotapojen erot ja oikeuksien periytyminen kansioissa on käyty tarkemmin läpi artikkelissa jakolinkit ja käyttöoikeudet.

Jos jaat aineistoa työryhmän kesken, katso myös miten palvelu käsittelee samanaikaista muokkausta. Se liittyy suoraan siihen, miten tiedostojen synkronointi hoitaa ristiriitatilanteet.

Ulospääsy: miten saat kaiken ulos ehjänä

Tämä on vertailun aliarvioiduin kohta. Sisäänmeno on aina tehty helpoksi. Ulospääsy vaihtelee.

Hyvässä palvelussa saat koko aineiston ulos yhdellä toiminnolla, alkuperäisissä tiedostomuodoissa ja kansiorakenne säilyttäen. Huonossa lataat kansio kerrallaan selaimen kautta, ja palvelun omat asiakirjat muuntuvat matkalla toiseen muotoon niin, että muotoilut ja kommentit katoavat.

Palvelu, jota et voi jättää, ei ole tallennuspalvelu vaan sitoumus.

Tarkista nämä kolme ennen kuin siirrät aineistoa sisään:

1. Onko olemassa yhden toiminnon vienti, joka kattaa kaikki tiedostot ja kansiot.
2. Missä muodossa palvelun omat asiakirjat, taulukot ja muistiinpanot lähtevät mukaan.
3. Säilyvätkö tiedostojen aikaleimat ja kansiorakenne, vai muuttuuko kaikki latauspäivämäärään.

EU:n datasäädös velvoittaa datankäsittelypalveluiden tarjoajia poistamaan esteitä palvelusta toiseen vaihtamiselta ja luopumaan vaihtamisesta perittävistä maksuista siirtymäajan jälkeen. Sääntely helpottaa tilannetta erityisesti yritysasiakkailla, mutta se ei tee siirrosta automaattista. Käytännön vaiheet on kuvattu artikkelissa datan siirto pois pilvipalvelusta.

Hinnan nousun riski ja mitä siitä voi päätellä

Pilvitallennuksen hinnoittelussa toistuu sama kaava. Ensimmäinen taso on ilmainen ja pieni, seuraava askel on tuntuva, ja pienten välitasojen puuttuminen on tarkoituksellista. Kun ilmainen tila täyttyy, vaihtoehtoja on kaksi: siivota tai maksaa.

Hinnannousun riskiä ei voi ennustaa, mutta sen vaikutusta voi rajata. Kysy itseltäsi, mitä teet jos hinta nousee selvästi: siirrätkö aineiston, karsitko sitä vai maksatko. Jos ainoa vastaus on maksaminen, palvelu on saanut sinusta enemmän valtaa kuin oli tarkoitus.

Yksi konkreettinen varoitusmerkki on se, että palvelu myy tilaa vain osana laajempaa pakettia, johon kuuluu sähköposti, kuvagalleria ja toimisto-ohjelmat. Paketti on usein edullinen, mutta se kasvattaa vaihtokustannusta moninkertaiseksi: hinnan noustessa et siirrä pelkkiä tiedostoja vaan myös osoitteesi ja työtapasi.

Samasta syystä kannattaa katsoa myös se, mitä tapahtuu kun lopetat maksamisen. Yleensä tili siirtyy vain lukutilaan tai ylimenevä aineisto lukitaan, mutta ehdot vaihtelevat, ja siirtymäajan pituus on sopimuskohtainen. Se lukee käyttöehdoissa.

Kriteerit tärkeysjärjestyksessä

Järjestys ei ole ehdoton. Jos säilytät työhön liittyvää aineistoa, sijainti nousee kärkeen. Jos säilytät ainoita kopioita valokuvista, versiohistoria ja ulospääsy pysyvät kärjessä.

Näin teet päätöksen yhdessä illassa

1. Kirjoita ylös, mitä aiot palveluun laittaa ja kenen tietoja aineistossa on. Tämä ratkaisee, onko sijainti pakollinen kriteeri vai ei.
2. Etsi kahden tai kolmen ehdokkaan tukisivuilta versiohistorian ja roskakorin säilytysajat. Jos et löydä lukua, se on itsessään tulos.
3. Katso vientitoiminto ennen sisääntuontia. Kokeile viedä yksi kansio ja avaa lopputulos.
4. Testaa jakaminen: jaa yksi tiedosto katseluoikeudella toiselle laitteelle ja pura jako. Katso paljonko vaiheita se vaatii.
5. Ota kaksivaiheinen tunnistautuminen käyttöön heti ja talleta varakoodit muualle kuin samaan pilveen.
6. Vasta tämän jälkeen vertaile hintaa ja tilaa. Valitse pienin taso, joka riittää vuodeksi.
7. Rakenna erillinen varmuuskopio pilven ulkopuolelle. Pilvitallennus suojaa laiterikolta, mutta kiristyshaittaohjelma leviää synkronoinnin mukana myös pilveen.

Jos jokin ehdokas kaatuu kohtaan 2 tai 3, se on halvempi hylätä nyt kuin kolmen vuoden päästä.