Pilvipalvelun lopettaminen: näin siirrät datan pois ehjänä

Pilvipalvelusta lähtemistä lykätään yleensä siihen asti, kunnes on pakko: hinta nousi, työnantaja vaihtui tai palvelu lopetetaan. Silloin kiire on jo päällä, ja juuri kiireessä siirrossa tehdään se virhe, jota ei huomata. Aineisto latautuu koneelle, kansio näyttää oikean kokoiselta ja tili suljetaan. Puutteet paljastuvat viikkojen päästä, kun jotain tarvitaan ja sitä ei ole.

Syy on rakenteellinen. Pilvipalvelussa tiedosto ei ole pelkkä tiedosto. Sen ympärillä on kerros palvelun omaa tietoa: kuka sen on jakanut ja kenelle, mitä siihen on kommentoitu, mitkä versiot siitä on säilytetty ja missä kansiopolussa se sijaitsee toisen ihmisen näkymässä. Kun lataat tiedostot ulos, saat sisällön mutta et tätä kerrosta. Se ei ole vika vientityökalussa, vaan seuraus siitä että kyseinen tieto on olemassa vain palvelun sisällä.

Tämä artikkeli käsittelee siirtoa tarkistusten kautta. Uuden palvelun valintaperusteet ovat pilvitallennuksen valinnan asia ja kopioiden yleinen periaate kuuluu varmuuskopiointiin, jota siirto ei korvaa.

Miksi siirto epäonnistuu hiljaa

Epäonnistunut tiedonsiirto ei anna virheilmoitusta. Vientipaketti valmistuu, lataus onnistuu ja tiedostot ovat kansiossa. Vikaa ei näy, koska mittari puuttuu: et tiedä mikä oli oikea määrä, joten et huomaa jos siitä puuttuu osa.

Tyypillisiä hiljaisia menetyksiä on neljä. Jaetuista kansioista tulee mukaan vain ne, joiden omistaja olet. Palvelun omassa muodossa olevat asiakirjat muunnetaan viennissä toiseen muotoon, jolloin kaavat, tyylit tai linkitykset voivat muuttua. Erikoismerkkejä tai pitkiä nimiä sisältävät tiedostonimet katkeavat tai muuttuvat. Ja tiedostot, joita ei ole ladattu paikallisesti vaan jotka ovat olleet vain pilvessä, jäävät synkronointikansiosta pois, jos luulit synkronoinnin olevan sama asia kuin vienti.

Kolme tapaa saada data ulos

Vientitapoja on käytännössä kolme, ja ne sopivat eri tilanteisiin. Useimmiten kannattaa käyttää kahta rinnakkain.

Palvelun oma vientityökalu löytyy yleensä tilin asetuksista kohdasta, jonka nimessä on sana vienti, lataus tai tiedot. Käynnistä se ensimmäisenä, koska sen valmistuminen voi kestää, ja tee muut vaiheet odottelun aikana. Jos palvelu tarjoaa vientiä osissa, ota mieluummin useampi pienempi paketti kuin yksi valtava: keskeytynyt lataus on silloin halvempi uusia.

Tiedostomuodot ratkaisevat, mikä avautuu toisaalla

Vienti onnistuu teknisesti mutta epäonnistuu käytännössä, jos ulos tullut muoto ei avaudu missään. Tässä kannattaa erottaa kolme tasoa: palvelun oma muoto, yleinen vaihtomuoto ja arkistomuoto.

Nyrkkisääntö: ota tärkeimmästä aineistosta kaksi muotoa. Yksi muokattavaksi ja yksi luettavaksi. PDF ei ole hyvä työtiedosto, mutta se on hyvä todiste siitä, miltä asiakirja näytti lähtiessään. Sähköpostin osalta kannattaa lukea erikseen, miten sähköpostin siirto palvelusta toiseen tehdään ilman viestien katoamista, koska se on oma tekninen kokonaisuutensa.

Mitä ei siirry mukana

Osa aineistosta ei ole siirrettävissä lainkaan, koska se ei ole tiedosto vaan suhde kahden asian välillä. Nämä kannattaa käydä läpi tietoisesti ennen sulkemista.

• Jakolinkit ja käyttöoikeudet. Ne kuolevat tilin mukana. Jos olet jakanut työhön liittyvää aineistoa, uudet linkit pitää tehdä uudessa palvelussa ja vanhat vastaanottajat pitää ohjata sinne. Aihe on käsitelty tarkemmin artikkelissa jakolinkit ja käyttöoikeudet.
• Versiohistoria. Vienti tuo yleensä vain viimeisimmän version. Jos jokin vanha versio on tärkeä, se pitää palauttaa erikseen omaksi tiedostokseen ennen siirtoa.
• Kommentit ja ehdotukset. Yhteiskirjoittamisen jäljet ovat palvelun sisäistä dataa. Jos ne ovat merkityksellisiä, tulosta tai vie asiakirja muodossa, joka säilyttää ne näkyvinä.
• Aikaleimat ja muu metatieto. Luonti- ja muokkauspäivämäärät korvautuvat helposti latauspäivällä. Kuvien ottopäivä säilyy tavallisesti kuvatiedoston sisällä, mutta kansiotason järjestys ei.
• Toisten omistamat jaetut kansiot. Ne eivät ole sinun aineistoasi, joten pyydä tarvittaessa niiden omistajaa jakamaan sisältö sinulle erikseen.
• Roskakori ja poistetut tiedostot. Ne katoavat ilman varoitusta. Käy roskakori läpi ennen vientiä, jos siellä voi olla jotain palautettavaa.

Näin todennat, että siirto onnistui

Tarkistus on tämän tehtävän tärkein vaihe, ja se on nopeampi kuin miltä kuulostaa. Tee se ennen kuin poistat mitään vanhasta palvelusta.

1. Kirjaa lähtötilanne ylös ennen vientiä. Vanhan palvelun tilastoista näkyy yleensä tiedostojen lukumäärä ja käytetty tila. Ota luvut talteen, koska sulkemisen jälkeen niitä ei saa mistään.
2. Vertaa lukumäärää ja yhteiskokoa. Pieni ero on normaali, koska pakkaus ja tiedostojärjestelmät laskevat eri tavalla. Kymmenien prosenttien ero ei ole normaali, ja se pitää selvittää ennen etenemistä.
3. Tee pistokokeita eri puolilta. Avaa kymmenkunta tiedostoa: vanhin, uusin, suurin, yksi jokaisesta tärkeästä tiedostotyypistä ja yksi sellaisesta kansiosta, jota käytät harvoin.
4. Tarkista syvät kansiopolut ja erikoismerkit. Pitkät polut ja ääkköset ovat yleisin katkeamiskohta. Etsi kansio, jossa on molemmat, ja varmista että sen sisältö on kunnossa.
5. Avaa muunnetut asiakirjat oikeassa ohjelmassa. Katso erityisesti taulukoiden kaavat ja asiakirjojen sivutus. Esikatselu ei riitä.
6. Ota siirretystä aineistosta varmuuskopio heti. Ladattu kansio on tässä vaiheessa usein ainoa kopio, ja palautuksen testaaminen kannattaa tehdä ennen kuin vanha palvelu suljetaan.

Siirto-oikeus ja poisto-oikeus tietosuoja-asetuksessa

EU:n yleinen tietosuoja-asetus antaa kaksi oikeutta, jotka ovat tässä tilanteessa hyödyllisiä. Ne koskevat henkilötietoja eli tietoja, joista sinut voi tunnistaa, eivät automaattisesti kaikkea aineistoasi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen tarkoittaa, että saat itse antamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneluettavassa muodossa. Oikeus koskee tilanteita, joissa käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja tapahtuu automaattisesti. Voit myös pyytää tietojen siirtoa suoraan toiselle palveluntarjoajalle, jos se on teknisesti mahdollista. Oikeus ei saa loukata muiden oikeuksia, joten se ei kata toisten ihmisten henkilötietoja.

Oikeus tietojen poistamiseen ei ole ehdoton. Palvelu voi joutua säilyttämään osan tiedoista lakisääteisen velvoitteen vuoksi, esimerkiksi kirjanpitoon liittyvät laskutustiedot. Pyyntöön on vastattava ilman aiheetonta viivytystä ja pääsääntöisesti kuukauden kuluessa, ja määräaikaa voidaan pyynnön monimutkaisuuden vuoksi jatkaa. Poisto ei myöskään tapahdu varmuuskopioista samassa hetkessä kuin käytössä olevista järjestelmistä, koska kopiot poistuvat vasta kierron myötä. Voit kysyä palvelulta, milloin tiedot poistuvat myös kopioista. Jos et saa vastausta, tietojen poistopyynnön etenemisen voi viedä valvontaviranomaisen arvioitavaksi.

Muistettava rajaus: jaetun vastuun mallissa palvelu vastaa alustastaan ja sinä siitä, mitä sinne olet vienyt. Palvelu ei siis ole velvollinen säilyttämään aineistoasi puolestasi sen jälkeen, kun sopimus on päättynyt.

Vientipaketti on itsessään riski

Koko tilin sisältö yhdessä pakatussa tiedostossa on houkutteleva kohde. Se sisältää tyypillisesti asiakirjoja, kuvia, yhteystietoja ja mahdollisesti asetuksia, ja se on usein salaamaton. Latauslinkki voi lisäksi olla sellainen, että kuka tahansa linkin saanut pääsee siihen käsiksi.

Käsittele pakettia kuin arkaluontoista asiakirjaa. Lataa se laitteelle, jonka levy on salattu, älä jätä sitä yhteiskäyttöiseen kansioon äläkä lähetä sitä itsellesi sähköpostilla. Poista latauslinkki tai anna sen vanhentua heti kun paketti on tallessa. Jos aineistossa on toisten ihmisten henkilötietoja, huolimattomasti säilytetty vientipaketti on yhtä lailla tietovuoto kuin murtautuminen palveluun.

Tilin sulkeminen oikeassa järjestyksessä

Sulkeminen on viimeinen vaihe, ei ensimmäinen. Järjestys on tässä tärkeä, koska pilvitili on usein kiinni muissa palveluissa tavoilla, joita ei muista ennen kuin ne lakkaavat toimimasta.

1. Selvitä, mihin tili on sidottu. Käy läpi palvelut, joihin olet kirjautunut tällä tilillä, ja vaihda niihin toinen kirjautumistapa ennen sulkemista.
2. Vaihda sähköpostiosoite muissa palveluissa. Jos suljettava tili sisältää sähköpostin, päivitä osoite pankkiin, viranomaispalveluihin ja verkkokauppoihin. Muuten salasanan palautus lakkaa toimimasta niissä.
3. Siirrä kaksivaiheisen tunnistautumisen menetelmät. Autentikaattorisovellus ja varakoodit voivat olla sidottu suljettavaan tiliin.
4. Hoida laskutus. Peruuta toistuva veloitus erikseen. Tilin poisto ei aina lopeta tilausta, eikä tilauksen lopettaminen aina poista tiliä.
5. Ilmoita niille, joiden kanssa olet jakanut aineistoa. Anna heille uusi osoite tai kopio ennen kuin vanhat linkit lakkaavat toimimasta.
6. Odota vähintään muutama viikko ennen lopullista poistoa. Pidä vanha tili avoinna niin kauan, että ehdit huomata puuttuvan aineiston. Tämä on halvin vakuutus koko prosessissa.
7. Sulje tili vasta lopuksi. Palvelut säilyttävät suljetun tilin usein jonkin aikaa palautettavana ennen lopullista poistoa, mutta älä laske tämän varaan, koska aika vaihtelee palveluittain.

Tarkistuslista ennen kuin painat poistonappia

Käy tämä lista läpi kokonaisuudessaan. Jos yksikin kohta jää auki, sulkeminen kannattaa siirtää.

• Vienti on tehty ja paketti on avattu, ei vain ladattu.
• Tiedostojen lukumäärä ja yhteiskoko täsmäävät ylös kirjaamiisi lukuihin.
• Pistokokeet on tehty ja muunnetut asiakirjat aukeavat oikein.
• Siirretystä aineistosta on olemassa toinen kopio toisessa paikassa.
• Kirjautumiset, sähköpostiosoite ja laskutus on siirretty pois vanhalta tililtä.
• Jaettujen linkkien vastaanottajat tietävät uuden osoitteen.
• Poistopyyntö on tehty erikseen, jos haluat että tiedot myös poistetaan eikä vain tili suljeta.

Siirto on tehty hyvin silloin, kun et huomaa sitä myöhemmin mitenkään. Se vaatii yhden hitaan iltapäivän ja tekee lopusta tylsää, mikä on tässä asiassa paras mahdollinen lopputulos.