Pääoman budjetointi on prosessi, jossa valitaan investointeja ja varoja liiketoiminnan pitkän aikavälin kehittämiseen. Pääomabudjetti koostuu sekoituksesta vanhoja ja uusia hankkeita ja tuotteita. Yhtiön kassavirran ja pääoman budjetoinnin välinen suhde alkaa tyypillisesti siitä, että yritys on riippuvainen pääomabudjetoinnista toimittaakseen sille käteisvirtaa. Merkittävin yhteys tapahtuu pääomabudjetin kohteiden kannattavuutta mitattaessa, koska yritysten rahoittajat käyttävät laskelmissaan kassavirtoja voittojen kirjanpidon sijasta.
Koska niin suuri osa yrityksen taloudellisesta terveydestä ja koetusta vakaudesta perustuu kirjanpitoon, etenkin voittoihin, jotkut saattavat ihmetellä, miksi pääoman budjetointi perustuisi kassavirtoihin. Ensinnäkin suurin osa amerikkalaisista kirjanpitoista suoritetaan suoriteperusteisesti, mikä tarkoittaa, että osa voitoista ja kuluista ei sisälly talouteen ennen yhtiön kirjanpidon päättymistä. Kassavirroilla laskeminen tarjoaa tavan arvioida pääomabudjetti reaaliajassa.
Talousjohtajat käyttävät usein lisäverojen jälkeisiä kassavirtoja varojen järjestämiseen, kun ne määrittelevät uuden projektin kassavirtaa ja pääomabudjetointia. Kassavirtojen tarkastelun inkrementaalinen menetelmä erottaa vain uuden projektin aiheuttamat rahavirran muutokset. Näin johtajat voivat nähdä, kuinka paljon uudet projektit maksavat ja kuinka paljon rahaa jokainen projekti tuottaa. Kassavirtojen lisämäärien määrittäminen voi olla vaikeaa, koska järjestelmästä puuttuu suoriteperusteinen kirjanpito.
Kasvavat kassavirtajärjestelmät ovat erityisen hyödyllisiä laskettaessa kassavirtaa ja pääomabudjetointia uusille tuotteille, jotka voivat kilpailla yrityksen olemassa olevien tavaroiden kanssa. Tyypillisessä suoriteperusteisessa järjestelmässä tulot uudesta tuotteesta lasketaan vain voitoksi, mutta lisäjärjestelmän avulla johtajat voivat ottaa huomioon sekä vanhan tuotteen myynnin menetyksen että uuden tuotteen rahavirrat. Yhdessä kehittämis- ja käyttöönottokustannusten kanssa voi päätyä siihen, että uusi tuote ei todellakaan ole pääomasijoituksen arvoinen. Kassavirtojen siirtäminen tuotteesta toiseen ei riitä kasvun aikaansaamiseen, joten yritysten on lisättävä rahavirtojaan joka kerta, kun pääomabudjettia lisätään.
Kassavirrassa ja pääomabudjetoinnissa käyttöpääoma tarkoittaa niitä varoja, joita käytetään uuden hankkeen kehittämiseen ja käyttöönottoon. Kassavirtajärjestelmän mukaan kaikki käyttöpääoman alkuinvestoinnit ovat sidottuina hankkeeseen hankkeen ajaksi. Sijoituksille ei ole tuottoa, vain kassavirtojen mahdollinen kasvu tai lasku. Tämä käsite saa taloushallinnon johtajat usein hyvin varovaiseksi uusien hankkeiden aloittamisesta, etenkin suuriin käyttöpääomasijoituksiin.