Sympatiamuistio on lyhyt muistiinpano tai kortti, joka lähetetään rakkaansa menettäneelle henkilölle ilmaistakseen myötätuntonsa ja esittääkseen surunvalittelunsa. Sitä vastoin surunvalittelu- tai myötätuntokirje on pidempi kirjoitettu kirje, joka sisältää enemmän yksityiskohtia ja on yleensä paljon henkilökohtaisempi. Ihmiset, jotka surevat rakkaansa kuolemaa, arvostavat suuresti myötätunnon muistiinpanoja, ja monet pitävät myötätuntoilmoituksiaan muistona vaikeasta ajasta.
Useat keskeiset komponentit sisältyvät myötätuntoon. Ensimmäinen on surunvalitteluni, jota tyypillisesti seuraa lyhyt kommentti vainajasta, kuten ”Nautin aina bridgen pelaamisesta hänen kanssaan” tai ”Isäni ystävällisyys hämmästytti minua ensimmäisen kerran, kun tapasin hänet”. Lopuksi myötätuntoilmoitus sisältää tuen ilmauksen, kuten “olet rukouksissamme”. Jotkut ihmiset haluavat lisätä lainauksia kuolemasta ja kuolemasta tai viittauksia kuolleen uskonnolliseen uskoon myötätunnon muistiinpanoon.
Monet ihmiset lähettävät myötätuntoisia muistiinpanoja heti kuullessaan jonkun rakkaansa kuolemasta, ja he voivat seurata henkilökohtaista surunvalittelua tai pidempää myötätuntokirjettä. Sympatian muistiinpanojen lyhyt luonne tekee niistä sopivia lähettää kenelle tahansa, jopa jollekin, jota et tunne kovin hyvin. Jos esimerkiksi kaupunkisi pormestari kuolee, on täysin asianmukaista lähettää myötätuntoinen huomautus pormestarin puolisolle ja ilmaista arvostavasi pormestarin elämää ja työtä.
Monet yritykset tekevät sympaattisia muistiinpanoja, joista osa sisältää esipainettuja viestejä. Etiketin asiantuntijat suosittelevat kuitenkin yleensä tyhjän kortin käyttöä, jotta voit kirjoittaa oman viestisi. Käsinkirjoitetuilla myötätunnon muistiinpanoilla on suurempi vaikutus vastaanottajiinsa, vaikka viestin sisältö on käytännössä identtinen esipainetun kortin sisällön kanssa, koska käsinkirjoitettu luonne osoittaa haluavansa ylimääräisen mailin. Sympatiamuistioiden lähettäminen sähköpostitse on yleensä paheksuttavaa, koska sähköpostissa on rento ja persoonaton ilma, joka heikentää aitoa myötätunnon ilmaisua sympatiaviestissä.
Sympatiamuistiinpanoja voidaan kirjoittaa myös henkilökohtaisiin paperitarvikkeisiin olettaen, että kirjepohjan aihe on kohtuullisen synkkä, ja jotkut ihmiset haluavat tehdä omia muistikortteja myötätunnon muistiinpanoon, joskus joissa on kuolleen muistomerkki, kuten valokuva tai esimerkki hänen taideteoksensa. Sympatiaa voi liittää myös kukka -asetelmiin, ruokalahjakoreihin ja muihin lahjoihin, jotka lähetetään kotitaloudelle surunvalittelua varten.